SEO-Content mit Plan: Guidelines sind das Grundgerüst. Darauf aufbauend werden die Inhalte im Redaktionsplan festgelegt und Briefings an die Verantwortlichen weitergegeben.
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Von Lydia Hagen, Redakteurin bei Xpose360
Um Chaos bei der Zusammenarbeit von mehreren Verantwortlichen zu vermeiden, müssen Vorkehrungen getroffen und effiziente Strukturen geschaffen werden. Für die Koordination aller Beteiligten sowie der Inhalte sind Redaktionsplan und Briefing die Must-haves bei der Content-Erstellung.
Dabei geht es nicht nur um die Bereitstellung der Guidelines auf sprachlicher und webbasierter Ebene, sondern vor allem um die Transparenz bei der Arbeit selbst. Alle relevanten Dokumente sollten für die Verantwortlichen zugänglich sein. Dies garantiert zeitliche Effizienz bei den Meetings, da Updates übersprungen und sofort mit den Fragen, Problemen und Lösungen begonnen werden kann.
Die im ersten Teil der Serie beschriebenen Guidelines sind die Grundpfeiler für die Erstellung von Redaktionsplan und Briefings. Diese vorhandene Basis muss nun ausgebaut werden, damit alle beteiligten Personen auf dem gleichen Level sind. Im Folgenden soll die gesamte Koordination - von den Verantwortlichen über den Redaktionsplan bis hin zu den Briefings - gezeigt werden, um bereits bei der Content-Planung mehr Effizienz und Transparenz der Abläufe zu schaffen.
Koordination der Verantwortlichkeiten
Wer leitet das Projekt? Wer plant die Themen? Wer schreibt die Texte? Wer übernimmt die Qualitätsprüfung - sprachlich und inhaltlich? Wer setzt den Content ins finale Layout? Wer erteilt die Freigabe des Contents? Wer veröffentlicht den Content? Wer überwacht das Monitoring und beauftragt mögliche Anpassungen? Für jeden Schritt der Content-Erstellung lassen sich Verantwortliche definieren. Allerdings fehlen oft die Ressourcen, oder das Team ist zu klein. Aus diesem Grund können die Aufgaben auch gebündelt und den jeweiligen Experten auf dem Gebiet zugeteilt werden. Am Ende soll ein Kreislauf entstehen, der die Prozesse in Fluss hält und keine Fragen offen lässt.
Bei der Benennung der jeweiligen Entscheidungsträger wird auch der Verantwortliche für den Redaktionsplan festgelegt. Dieser ist nun für die vollständige Betreuung der Inhalte zuständig und legt die Qualitätsprüfung hinsichtlich Orthografie und Grammatik sowie für die SEO-Optimierung fest. Die verfassten Texte müssen mit den geforderten Themenvorschlägen, Keywords und SEO-Richtlinien abgeglichen werden. Für die Qualitätsprüfung der SEO-Faktoren helfen WDF*IDF-Tools, welche die Termfrequenz der relevanten Begriffe im Vergleich zum Wettbewerb darstellen.
Das einfachste und übersichtlichste Tool für einen Redaktionsplan ist Excel. Wenn mehrere Leute darauf zugreifen müssen, ist Google Sheets die perfekte Lösung. Alle Beteiligten sind dabei in der Pflicht, ihre Aufgaben zu erfüllen und sich an die festgelegten Deadlines zu halten. Doch nicht jeder, der an der Content-Erstellung beteiligt ist, benötigt die vollen Zugriffsrechte auf den Redaktionsplan. Oftmals reicht ein Lese-Zugriff aus, um über die aktuellen Geschehnisse im Bilde zu sein. Bearbeiten sollten den Plan nur diejenigen, die in die Entscheidungsprozesse einbezogen sind, also Projekt- und Teamleiter sowie der Verantwortliche für den Redaktionsplan. Über ihn laufen alle Fäden zusammen, und er passt den Status-Code der Inhalte regelmässig an. Agenturen können auch ihren Kunden den Lese-Zugriff auf den Redaktionsplan gewähren.
Regelmässige Kontrolle des Redaktionsplans
Um nicht den Überblick zu verlieren, ist es sinnvoll, einen festen Zeitpunkt für die Kontrolle des Plans zu definieren. Sind Auffälligkeiten vorhanden oder technische Anforderungen nicht umsetzbar, kann dies in einem separaten Kommentarfeld niedergeschrieben werden. Die enge Absprache unter den verantwortlichen Personen muss regelmässig erfolgen. Da alles transparent dokumentiert wird, genügen 15 Minuten pro Woche bereits, um etwaige Herausforderungen zu besprechen. Erkenntnisse, die jeden Beteiligten etwas angehen, sollten im Kommentarfeld des Redaktionsplans hinterlegt werden. Dabei sollte nicht nur mit Begriffen, sondern auch mit Farben gearbeitet werden. Insbesondere für den Status der Themen ist dies sinnvoll, damit sofort ersichtlich ist, an welchen Themen noch gearbeitet werden muss. Gleiches gilt für die Deadline, die unter den ersten Kategorien zu finden sein sollte.
Für jedes Unternehmen, jede Website gibt es unterschiedliche Ansprüche, was die Inhalte des Redaktionsplans angeht. Deshalb ist zu Beginn zu klären, welche Faktoren dokumentiert und welche vernachlässigt werden. Vielleicht sind sogar verschiedene Redaktionspläne für Texterstellung, Themenideen und Optimierung nötig. Da mehrere Pläne auch mehr Aufwand bedeuten, ist es sinnvoll, die relevanten Punkte herauszuarbeiten und sich auf einen Plan zu beschränken.
Besonders die Kommentare oder Hinweise zum Inhalt dürfen nicht vernachlässigt werden, ganz gleich für welche Branche der Plan erstellt wird. Die Themen- oder Inhaltsideen geben dem Redakteur erste Informationen zu den inhaltlichen Vorstellungen. Bei ähnlichen Themen wird sogleich auch der thematische Fokus gesetzt und möglicher Duplicate Content, also doppelter Inhalt, vermieden.
