Disziplin und klare Regeln bei IT-Prozessen

Collaboration fördert die Kreativität und schafft Raum für Innovation. Ohne Disziplin ist das aber nicht möglich. Es muss mehr als sonst dokumentiert werden, es muss mehr als sonst kommuniziert werden. Wissen darf nicht für sich behalten, sondern muss aktiv weitergegeben werden.

Klare Regeln bilden die Basis für die notwendige Disziplin. Und diese Regeln ergeben sich fast  automatisch aus den optimierten, vereinheitlichten und standardisierten Prozessen. Zu klären ist, wie viel Zeit ver gehen darf, ehe man auf eine E-Mail geantwortet haben muss. Denn der Vorteil der asynchronen Arbeit kann sich ganz schnell zum Nachteil entwickeln, wenn E-Mails ignoriert werden und vielleicht sogar unbeantwortet bleiben.

Wer seinen Posteingang gut im Griff hat, der lässt E-Mails ohnehin einige Zeit ruhen und definiert sich ein, zwei Zeitpunkte am Tag, an denen er die aufgelaufenen E-Mails abarbeitet. Denn lässt man sich von jeder eintreffenden E-Mail sofort ablenken und antwortet umgehend, kann man auch gleich wieder auf das Telefon zurückgreifen.

Daraus ergeben sich dann weitere Regeln. Soll es eine bestimmte Anrede geben oder darf eine E-Mail ganz frei von Floskeln formuliert werden? Wer soll in welchen Fällen auf den Verteiler der E-Mail gesetzt werden? Wann ist es sinnvoller, anstelle der E-Mail etwa einen Beitrag im Intranet oder firmeneigenen Forum zu posten oder möglicherweise eine Videokonferenz einzuberufen?

Wo werden grundsätzlich welche Informationen und Dokumente gesammelt? Wie ist mit Tasks umzugehen, wo werden diese verwaltet, wann prüft wer die geleistete Arbeit als Massnahme der Qualitätssicherung? Was darf im firmeninternen Chat gepostet werden, falls es einen solchen gibt, und auf welche Kanäle müssen die Informationen verteilt werden? Wie dürfen Kommentare verfasst sein und wie sollen Diskussionen geführt werden? Wer kümmert sich im Zweifelsfall darum, zu schlichten, falls Aussagen falsch interpretiert wurden und es zu Missverständnissen gekommen ist? Wann und wo werden Regeln definiert? Und: Wo sind die Regeln festgehalten?

Je einfacher, konsistenter und nachvollziehbarer das Regelwerk aufgebaut ist, desto leichter können sich die Mitarbeiter daran halten und desto leichter fällt es neuen Mitarbeitern, sich in die Regeln und die Unternehmenskultur einzufinden.