Die asynchronen Mitarbeiter in der digitalen Ära

Es gibt sie noch, die Kollegen, die wegen jeder Frage zum Hörer greifen und herumtelefonieren. Die nicht anders können, als dieses betagte Kommunikationsmittel einzusetzen, mitunter auch als Folterinstrument. Zum Beispiel, wenn sie kurz vor Auslieferung immer wieder nachfragen, wie weit die Arbeit fortgeschritten ist oder ob der Termin zu halten ist – und die Arbeit damit ständig unterbrechen.

Synchrone Kommunikation, per Telefon oder in Besprechungen, ist in der digitalen Ära nebensächlich, ja sogar hinderlich geworden. Es ist eine Ära, in der die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit immer stärker verschwimmen, in der Mitarbeiter ihre privaten Arbeitsgeräte ins Büro mitbringen, in der alle mehrfach auf unterschiedlichsten Plattformen vernetzt sind, in der selbst private Termine per Facebook oder Doodle organisiert werden. Telefonketten waren einmal.

Die Hoheit über den eigenen täglichen Arbeitsablauf zu behalten ist wichtig, schliesslich sollen kleinere Arbeiten und grössere Projekte immer kurzfristiger abgeschlossen werden, am besten sofort und perfekt. Methoden der agilen Projektentwicklung, allen voran Scrum, sind aus den Unternehmen deshalb nicht mehr wegzudenken. Ausgeliefert wird, dank kurzer Entwicklungszyklen, was fertig ist.

Wen wundert es, dass auf 15 Minuten angesetzte und dann aus dem Ruder laufende Besprechungen oder Telefonkonferenzen von vielen Mitarbeitern als störend, als Zeitverschwendung oder sogar als bremsend empfunden werden? Auch wenn sie hin und wieder nicht zu vermeiden sind, genauso wenig wie kurze Nachfragen per Telefon, weil man eine Entscheidung braucht oder wichtiges Wissen erfragen möchte.

Dabei muss man die Kollegen eigentlich gar nicht mehr mit Anrufen nerven, sie nicht mehr aus ihrer konzentrierten Arbeit reissen, nicht mehr ihren engen Terminplan mit irgendwelchen Anliegen über den Haufen werfen. E-Mail, Instant Messenger oder auch SMS sind probate Alternativen. Wenn man sein Anliegen in eine E-Mail packt, hat man nicht nur ein schriftliches Protokoll zum Thema und kann stets die Antworten rekapitulieren. Auch kann die Rückmeldung dann erfolgen, wenn die Beteiligten gerade Zeit dafür haben. Sie müssen nicht mehr just in time liefern.

Das Zauberwort heisst Asynchronität. Sie ist der grosse Vorteil der digitalisierten Welt, in der jeder mit seinen mobilen Geräten überall erreichbar ist und Nachrichten lesen und schreiben kann. Asynchronität ist der Baustein für eine sehr starke Collaboration.

Asynchronität bedeutet, dass Mitarbeiter nicht mehr zu genau derselben Zeit funktionieren müssen wie ihre Kollegen. Die einen fangen gern früh an, die anderen arbeiten gern bis in den Abend hinein, manche sind vielleicht gerade geschäftlich unterwegs, andere müssen zeitig los, um ihre Kinder abzuholen.

Asynchronität bedeutet auch, dass Europäer nicht mehr bis 21 Uhr warten müssen, um Informationen mit den Kollegen an der US-amerikanischen Westküste auszutauschen, die wegen anderer Termine erst mittags Ortszeit Vakanzen haben.

Das erfordert aber auch, dass Regeln und Richtlinien für die asynchrone Zusammenarbeit definiert werden. (Mehr dazu später.)