Ab dem 1. Oktober 2022 dürfen Rechnungen in der Schweiz nur noch als QR-Rechnungen mit dem wundersamen Klötzchenmuster verschickt werden. Federführend beim gesamten Umstellungsprojekt ist die SIX Interbank Clearing AG. Sie wickelt schweizweit den Zahlungsverkehr der meisten Banken ab. Für den Umstieg auf die QR-Rechnungen wurde sie beauftragt, die Informationen für Verbraucher, Entwicklerinnen und Unternehmen auf der Webseite paymentstandards.ch zugänglich zu machen. Konsumentinnen und Konsumenten finden auch Informationen unter einfach-zahlen.ch.

Viele Unternehmen und Vereine verwenden diese Rechnungen schon seit letztem Jahr, weshalb Sie bestimmt schon die eine oder andere QR-Rechnung erhalten und erfolgreich bezahlt haben. Informationen darüber lasen Sie auch in diesem Artikel: Die QR-Rechnung: Alle wichtigen Fragen in der Übersicht.

Aber was, wenn Sie selbst eine Rechnung verschicken müssen? Früher schrieb man eine Rechnung, legte einen Einzahlungsschein bei – und fertig. Das Erstellen einer QR-Rechnung ist etwas umständlicher, aber auch keine Hexerei.

Unternehmen, Non-Profit-Organisationen und Vereine verwenden in der Regel für den Rechnungsdruck eine Buchhaltungs- bzw. ERP-Software. Dabei kann es sich entweder um ein lokal installiertes Programm oder um eine Dienstleistung in der Cloud – also via Webbrowser bedienbar – handeln. Falls die von Ihnen verwendete Lösung noch keine QR-Rechnungen unterstützt, ist ein (oft kostenpflichtiges) Upgrade fällig.

Erkundigen Sie sich bei Ihrem Anbieter danach. Unter https://www.paymentstandards.ch/de/home/readiness/readiness-erp.html finden Sie eine Liste von Produkten, die laut Eigenauskünften der Unternehmen bereit für QR-Rechnungen sind. Aufgepasst: Die Liste ist zwar lang, aber nicht vollständig! So fehlen darin beispielsweise die bekannte Vereinsverwaltung webling.ch oder auch kastanio.ch, eine Webanwendung aus Flums/GR für Vereine und KMU.

Die SIX veröffentlicht unter https://www.paymentstandards.ch/de/home/readiness/generators.html eine Liste kostenloser Onlinedienste, mit denen Sie einzelne QR-Rechnungen erzeugen. Wir haben uns mal durchgeklickt. Für Einzelrechnungen empfehlen wir zum Beispiel app.qr-invoice.cloud. Jenes ist einfach zu bedienen und in Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch verfügbar.

Alternative: Unter www.koleo.ch/qr-rechnung-erstellen gibts eine Option, den QR-Zahlteil als Bild herunterzuladen. Sofern Sie ihn in der Originalgrösse (!) verwenden, können Sie das Bild im unteren Teil einer Word-Datei anbringen.

Der von SIX hinterlegte Link zur Lösung der Postfinance ist veraltet. Sie finden ihn unter postfinance.ch/qr-generator. Er ist von Deutsch auf Französisch, Italienisch und Englisch umschaltbar und erfordert zur Nutzung kein Postfinance-Konto; dies im Gegensatz zur Gratislösung der UBS, für die Sie ein UBS-Konto angeben müssen.

Die tolle Lösung qr-rechnung.net von Andreas Bilger gibts als Browser- und als Windows-Store-App. Sie eignet sich zwar auch für Einzelrechnungen. Sie spielt ihre Stärken aber beim Erstellen mehrerer Rechnungen aus einer Tabelle aus, siehe Seite 4. Lesen Sie aber erst den folgenden Abschnitt mit wichtigen Hintergrundinformationen.

Folgende Informationen sollten Sie kennen, bevor Sie Ihre eigenen QR-Rechnungen erzeugen.

QR-Rechnungs-Typen: Es gibt drei Varianten von QR-Rechnungen.

Als Ersatz des bisherigen roten Einzahlungsscheins dienen zwei leicht unterschiedliche Formate:

QR-IBAN: Jedes Bankkonto hat nebst der Kontonummer schon länger auch eine IBAN. Die QR-IBAN unterscheidet sich davon im vorderen Teil. Der hintere (hier mit Neunen dargestellt) ist bei beiden die eigentliche Kontonummer, hier zum Beispiel bei einem Migrosbank-Konto:

Beispiel IBAN: CH26 0840 1099 9999 9999 9

Beispiel QR-IBAN: CH50 3013 2099 9999 9999 9

Wie Ihre QR-IBAN lautet, können Sie im E-Banking unter Ihren Kontoinformationen nachschauen. Ihre Bank muss Ihnen diese Information zugänglich machen.

QR-Referenz: Sie entspricht exakt der ESR-Referenz, die im orangen Einzahlungsschein im eingerahmten Feld oberhalb der Adresse (Beschriftet mit Referenz-Nr.) stand. Sie ist auch genau gleich aufgebaut und besteht u.A. aus Teilnehmernummer (optional), Kundennummer, Rechnungsnummer und einer Prüfziffer. Sie vereinfacht das automatische Verbuchen der Rechnung in einem Buchhaltungssystem – genau wie auch bisher beim orangen Einzahlungsschein.

Creditor Reference: Diese ist neuer und folgt dem ISO-Standard 11649. Sie hat denselben Zweck wie die QR-Referenz, ist aber anders aufgebaut und ist im Gegensatz zur QR-Referenz auch im internationalen Zahlungsverkehr gebräuchlich.

Eine sehr coole kostenlose Onlinelösung fürs Schreiben mehrerer Rechnungen bietet die Web-App qr-rechnung.net. Mit dem gleichen Namen finden Sie die App auch gratis im Windows-Store.

Wir empfehlen folgendes Vorgehen: Erstellen Sie zunächst für sich eine Excel-Datei mit den Rechnungsinfos, also Namen und Adressen der Rechnungsempfänger, Zahlungszwecke (z.B. «Jahresbeitrag 2023») und Beträge. Speichern Sie diese z.B. als Rg202211Daten.xlsx.

Klicken Sie auf der Webseite qr-rechnung.net auf Aus Tabelle generieren. Sie finden eine Tabelle mit Beispieldaten vor. Bei erstmaliger Verwendung klicken Sie darunter auf den Button XLSX, um einmal Beispieldaten herunterzuladen. Öffnen Sie die heruntergeladene Tabelle. Damit haben Sie bereits korrekte Spaltentitel. Jene sind etwas kompliziert. Eine Erklärung der Spaltentitel finden Sie ab Seite 27 in diesem PDF. Jene, die Sie mutmasslich brauchen, erklären wir in der nachfolgenden Tabelle.

Ersetzen Sie die Daten in der heruntergeladenen Beispieltabelle durch Ihre eigenen, die Sie aus Ihrer vorher erstellten Excel-Liste in die passenden Spalten kopieren können. Achten Sie darauf, dass die Zellformate stimmen.

Anfangs etwas knifflig sind die korrekten Felddefinitionen. Die sind wie folgt zu verstehen.

Strukturiert/kombiniert: Haben Sie für Ihre eigenen Angaben oder für die des Rechnungsempfängers separate Felder für Strasse, Hausnummer, PLZ und Ort? Dann definieren Sie jene Felder in den jeweiligen Adresstypen-Spalten mit S, also in den Spalten Cdtr_AdrTp oder UltmtDbtr_AdrTp – oder in beiden, sofern zutreffend. Sind es kombinierte Angaben (Strasse und Hausnummer in einem Feld, PLZ und Ort im zweiten), verwenden Sie K.

QR-Typ: In der Spalte RefTp legen Sie fest, welchen der «QR-Rechnungs-Typen» Sie verwenden (siehe vorherige Seite). NON erzeugt eine einfache «QR-Rechnung mit IBAN ohne Referenz». In diesem Fall werden Sie bei IBAN Ihre gewöhnliche IBAN eintragen und das Feld Ref leer lassen. Mit dem Typ QRR verwenden Sie stattdessen Ihre QR-IBAN und tragen bei Ref dieselbe ESR-Referenz ein, die Sie auch auf orangen Einzahlungsscheinen benutzt hätten. Mit SCOR würden Sie die international verwendete Creditor Reference verwenden. Sind alle Daten in der Excel-Tabelle eingetragen, speichern und (wichtig) schliessen Sie die Datei.

Nun gehts auf qr-rechnung.net wieder zu Aus Tabelle generieren. Klicken Sie auf Tabelle laden. Laden Sie die Excel-Tabelle hoch, die Sie mit Ihren Daten befüllt haben. Falls es Zeilen mit widersprüchlichen Inhalten gibt, zeigt das Tool bei jenen ein rotes Dreieck. In dem Fall prüfen und korrigieren Sie die Daten in Ihrer Excel-Datei, schliessen diese und laden sie erneut hoch. Passt alles und erscheinen keine roten Dreiecke? Klicken Sie jetzt auf der qr-rechnung.net-Webseite auf Rechnung schreiben.

Lassen Sie sich von den vielen Feldern nicht verrückt machen! Folgende Anpassungen reichen meistens: Ersetzen Sie unter «Briefkopf» die Muster-Telefonnummern und Mailadressen durch Ihre eigenen Daten. Lassen Sie die anderen Felder, wie sie sind. Scrollen Sie herunter zu «Inhalt». Unter «Rechnung» finden Sie eine Anrede und eine Grussformel. Ersetzen Sie diesen Teil durch Ihren eigenen Text, der im Idealfall auf alle Rechnungsadressaten passt. Machen Sie sich um die anderen Felder keine Gedanken. Die werden im nächsten Schritt mit Ihren eigenen Daten aus der hochgeladenen Tabelle befüllt. Fertig?

Klicken Sie auf Rechnungen aus Tabelle erstellen. Unter «Mehrere Rechnungen herunterladen» haben Sie zwei Möglichkeiten. Klicken Sie auf den Link PDF, erhalten Sie eine mehrseitige PDF-Datei mit einer Seite pro Rechnung. Das ist geeignet, falls Sie sowieso alle Rechnungen ausdrucken und per Briefpost versenden. Sollen einige Personen die Rechnung nur per E-Mail erhalten? Dann verwenden Sie stattdessen die Option ZIP. Damit erhalten Sie eine Zip-Datei, die eine PDF-Datei pro Rechnungsempfänger enthält. Drucken Sie jene aus, die Sie per Post verschicken wollen, die restlichen versenden Sie einzeln per E-Mail.

Perforiertes Papier: QR-Rechnungen können Sie auch als PDF per Mail verschicken. Falls Sie die Rechnungen ausdrucken, müssen Sie laut einer Vorschrift ein passend perforiertes Papier benutzen, bei dem der Zahlteil und Empfangsteil abgetrennt werden können, wie bei den alten Einzahlungsscheinen. Solches Papier ist im Bürofachhandel zu finden.

Wer nur alle Schaltjahre mal eine Einzelrechnung verschickt, dem wird aber hoffentlich niemand den Kopf abbeissen, wenn ein Griff zur Schere nötig wird. Wer die Rechnung via E-Banking bezahlt, benötigt die Perforation ohnehin meist nicht.