Die QR-Rechnung: Alle wichtigen Fragen in der Übersicht

Offiziell gibt es die Rechnung mit QR-Code schon seit Juni 2020. Damals wurde entschieden, die QR-Rechnung und den klassischen Einzahlungsschein noch parallel laufen zu lassen, damit Firmen und auch Kunden sich darauf einstellen können. Nur: Es ist kaum was passiert. Viele Firmen arbeiten nach wie vor mit den klassischen Einzahlungsscheinen, auf QR-Rechnungen wird weniger gesetzt. 

Das sollten sie aber bald nochmals überdenken, denn zum 1. Oktober dieses Jahres gehen die altbekannten Einzahlungsscheine in Rente. Schweizer Banken und die Post verarbeiten ab da nur noch QR-Rechnungen. Auch alle grossen Rechnungssteller lassen Einazahlungsscheine verschwinden - dies bestätigt auch die Schweizer Raiffeisen Bank. Dann wird es nicht mehr möglich sein, Rechnungen mit dem klassischen Einzahlungsschein auszustellen.

Für Firmen bedeutet dies: Umstellung der Infrastruktur. Privatpersonen hingegen müssen sich kaum sorgen machen. Für Online-Banking-User ändert sich nicht viel, QR-Codes sind per Handy oder neueren Scannern einscannbar - und wenn man das nicht möchte, sind immernoch sämtliche Zahlungsdaten als Klartext angegeben. Diese lassen sich abtippen. Was man sonst noch wissen muss, haben wir hier notiert.

Die roten und orangen Einzahlungsscheine wurden nicht für das digitale Zeitalter entwickelt. Das merkt jeder, der schon einmal auf einem orangen Einzahlungsschein eine Referenznummer (ESR) am PC abgetippt hat. Mit grundlegenden Scanfunktionen konnten die Banken den klassischen ESR zwar zumindest ein wenig digitaler machen, allerdings mit starken Limitierungen. Die QR-Rechnung ersetzt sowohl die beiden Inlandscheine als auch die IPI (International Payment Instruction) für ausländische Zahlungen.

Die QR-Rechnung ist von Grund auf ein digitales Produkt. Auf dem QR-Einzahlungsschein (offiziell «Zahlteil QR-Rechnung» genannt) steht nicht mehr der Text im Vordergrund, sondern ein grosser QR-Code. Dieses Pixelmuster kann von einem Smartphone oder einem fürs E-Banking entwickelten Lesegerät entziffert werden. Im Code enthalten sind sämtliche Informationen, die zum Bezahlen einer Rechnung benötigt werden.

Dazu können auch weitere Informationen in den QR-Code gepackt werden, welche die Verarbeitung für Buchhaltungen vereinfachen (dazu später mehr). Ausser dem QR-Code gibt es auf der neuen Rechnung alle wichtigen Informationen zusätzlich in Textform neben dem Code. Somit ist der QR-Einzahlungsschein ebenfalls im Fall eines Systemausfalls verwendbar.