Alles über den Mythos Multitasking

Die grösste Herausforderung für viele CIOs ist es, neue Projekte parallel zum laufenden Betrieb zu bewältigen – etwa im Rahmen der Digitalisierung. Multitasking mag deshalb in ihren Ohren positiv klingen. So ist ein multitasking­fähiger Prozessor besonders schnell und leistungsstark. Übertragen auf den Menschen heisst das: Wer sich gleichzeitig mehreren Dingen widmet, kann in kurzer Zeit mehr erledigen und demzufolge effektivere Ergebnisse erzielen.

Doch weil Menschen anders funktionieren als Computer, geschieht oft das Gegenteil. Im Arbeits- und Projektalltag ist Multitasking keineswegs erstrebenswert oder positiv. Das Hin- und Herwechseln zwischen verschiedenen Aufgaben verursacht Fehler, die im Nachhinein wieder korrigiert werden müssen. Das ständige Unterbrechen einer Aufgabe schadet der Konzentration. Stark eingebundene Chefs wissen oft nicht mehr, worauf sie sich zuerst konzentrieren sollen. Ihrer eigentlichen Aufgabe widmen sie sich kaum oder gar nicht. Wichtige Entscheidungen verzögern sich. Bleibt die Strategie wegen Überlastung auf der Strecke, sind schnell auch andere Bereiche im Unternehmen betroffen, oftmals ist sogar der wirtschaftliche Erfolg in Gefahr.

Mit Multitasking werden die knappen Ressourcen nicht effizienter eingesetzt und Projekte nicht schneller verwirklicht. Ganz im Gegenteil – im schlechtesten Fall bleibt alles Stückwerk. Mit folgenden Schritten gelingt es, dem schädlichen Multitasking zu entkommen.

Es gilt, Prioritäten zu setzen: Die Konzentration muss auf den richtigen und wichtigen Dingen liegen. Den Fokus im Management zu finden, ist keine Hexerei, sondern folgt klaren Gesetzmässigkeiten, die sich aus der Beantwortung folgender drei Fragen ergeben:

1. Wie kann der Normalbetrieb des Unternehmens unabhängig vom Eingreifen des Inhabers, Geschäftsführers oder Managers lukrativ laufen?
2. Wie kann das Management ein Steuerungssystem auf­bauen, das sich an gemeinsamen Zielen orientiert und so Zielkonflikte eliminiert?
3. Wie kann die Konzentration auf genau die Aktivitäten gelenkt werden, die das Unternehmen nachhaltig florieren lassen?

Ein Engpass oder Stau an einer Stelle – beispielsweise im IT-Bereich – hat grosse Auswirkungen auf das komplette Unternehmen. Denn eine am Engpass verlorene Stunde ist für das ganze System verloren. Anderswo gesparte Zeit dagegen bringt ganzheitlich gesehen keinen konkreten Nutzen. Es kann sogar schädlich sein, an Stellen Abläufe zu ändern, wo kein Engpass besteht. Umso bedeutender ist es, den Fokus auf die wichtigsten Angelegenheiten zu lenken, diese als To-do zu markieren und im Umkehrschluss alle Not-to-dos hinten anzustellen oder ganz zu streichen. Die gewonnene Kapazität kann überdies verkauft werden, was ebenfalls der Durchsatzerhöhung und damit der Gewinnmaximierung dient.