Die Systemlandschaft gleicht einem Flickenteppich, der Ablagekorb quillt über und der Tag bräuchte auch mehr als 24 Stunden – alles Faktoren, die Unternehmen ausbremsen. Abhilfe schaffen Software-Roboter. Roboter und Künstliche Intelligenz sind die zentralen Schlagwörter, wenn es um Automatisierung und Digitalisierung geht. Roboter finden sich aber nicht nur in der Produktion am Fliessband, sondern auch im Büro: Robotic Process Automation (RPA) heisst die neue Technologie, die repetitive Büroabläufe wie das Erfassen von Aufträgen oder das Kontieren von Rechnungen übernimmt. Dass es davon keine aussagekräftigen Bilder gibt, hat einen simplen Grund: Bei RPA sitzt der Kollege Roboter nicht vor dem Computer, den er bedient, sondern er ist Teil des Systems.

Software-Roboter eignen sich dazu, manuelle Tätigkeiten in Büroabläufen zu ersetzen, die bislang benötigt werden, um Inhalte aus einem IT-System in anderen Systemen weiterzuverarbeiten. Beispielsweise kann ein Software-Roboter Daten aus PDFs, die per E-Mail-Anhang eingehen, in ERP- und andere Unternehmens-Software übertragen. Im Vergleich zu einem Menschen langweilt er sich dabei nicht und ist bei der fünftausendsten Rechnung genauso aufmerksam wie bei der ersten. Das vermeidet fehlerhafte Daten durch Zahlendreher beim Abtippen oder versehentliches Löschen einzelner Zeichen bei der Übertragung per Copy and Paste. Für die Prozesse von Unternehmen bedeutet das: Sie laufen schneller und kostengünstiger ab und liefern bessere Ergebnisse.

Auf den ersten Blick erinnert die Beschreibung von RPA und Software-Robotern an die klassischen Schnittstellen in der IT – mit einem entscheidenden Unterschied: Anders als Schnittstellen müssen die Software-Roboter in RPA-Systemen nicht programmiert werden. Sie lassen sich vielmehr etwa mit
Microsoft Visio oder anderen Flowchart-Tools aus einer breiten Palette von Aktoren und Verknüpfungen per Drag and Drop zusammenstellen. Die Roboter der RPA-Lösungen greifen dabei genauso auf einzelne Felder, Buttons, Fenster und andere Elemente der Benutzerschnittstelle zu wie ein Mensch.

Am einfachsten lässt sich ein zu automatisierender Prozess wie das Übertragen von Daten aus einem PDF-Dokument in ein Buchhaltungs- oder Warenwirtschaftsprogramm am Bildschirm aufzeichnen. Dazu startet der Anwender den Recorder und vollzieht anschliessend alle auszuführenden Arbeitsschritte vom Öffnen des Mail-Programms bis zum Archivieren der Mail. Die einzelnen Elemente des User Interface (UI), die der Anwender während der Aufzeichnung anklickt, ausfüllt oder kopiert, „erkennt“ der Roboter anhand ihrer Bezeichnung in der jeweiligen Anwendung. Dieser „Pfad“ beruht auf dem eindeutigen Namen, der jedem Button, jedem Textfeld oder sonstigen UI-Element zugewiesen ist.

Es gibt jedoch auch Situationen, in denen der direkte Zugriff auf die Darstellungsschicht von Anwendungen nicht möglich ist. Das ist etwa dann der Fall, wenn die Applikation via Citrix XenApp genutzt wird. Da der Citrix-Server nur Screenshots der Anwendung an den Client sendet, benötigen Roboter hier eine leistungsstarke Bilderkennung und -verarbeitung mit OCR (Optical Character Recognition). Sie macht es möglich, dass auch in solchen Fällen Prozesse einfach mit Hilfe der RPA-Lösung aufgezeichnet werden.

Alternativ zur Aufzeichnung kann der zu automatisierende Ablauf auch im Design-Modul des RPA-Systems als Workflow definiert werden.

Egal ob aufgezeichnet oder neu angelegt: Ist der Prozess einmal abgespeichert, arbeitet der Roboter die Arbeitsschritte selbstständig ab. Im Fall der angesprochenen Übertragung von Daten aus einem PDF-Dokument in ein Buchhaltungs- oder Warenwirtschaftsprogramm sieht das so aus:

Der Roboter öffnet zunächst Outlook oder ein anderes Mail-Programm, wählt den Ordner mit den zu bearbeitenden Eingängen aus, öffnet die jeweils erste Mail in der Liste und dann das anhängende PDF. Typische Elemente wie Unternehmensname, Rechnungsdatum und -nummer, Positionen, Beträge werden dabei automatisch erkannt und extrahiert.

Nach dem Extrahieren der Daten aus dem PDF öffnet der Roboter SAP, loggt sich ein und überträgt die Daten. Anschliessend löst er den vorher festgelegten Regeln entsprechend den nächsten Arbeitsschritt aus.

Mit Variablen und einer Wenn-dann-Regel lässt sich etwa sicherstellen, dass bei Rechnungen ab einem bestimmten Betrag automatisch eine zusätzliche Freigabe eingeholt wird. Alle Login-Details, die der Roboter benötigt, können im Steuerungsmodul der RPA-Lösung gespeichert werden. Wichtig ist dabei eine leistungsfähige Verschlüsselung mit 256 Bit.

Stillstand ist Rückschritt, das gilt heute in fast allen Branchen, wenn es um die Entwicklung von Prozessen geht. Software-Roboter lassen sich flexibel einsetzen – für das intelligente Management einer grossen Zahl von Robotern ebenso wie für das Weiterentwickeln bestehender und das Einführen neuer Prozesse. Nach Bedarf lassen sich Prozesse rasch erweitern, abkürzen oder ändern. Da der Roboter jeden einzelnen Arbeitsgang aufzeichnet, erhalten Unternehmen mit RPA umfangreiche Daten für die strategische Entwicklung ihrer Geschäftsabläufe, etwa um Gesetzesvorschriften zu entsprechen.

In einem Blueprint-Report für Accenture hat HfS Research prognostiziert, dass RPA innerhalb der nächsten zwei bis drei Jahre fester Bestandteil der Geschäftsprozesse in der Telekommunikationsbranche wird. Auch in anderen Branchen hält die Automatisierung per Software-Roboter Einzug. Banken und Versicherungen nutzen RPA ebenso erfolgreich wie die öffentliche Verwaltung und Organisationen im Gesundheitswesen. Was der konkrete Einsatz von RPA in einem Unternehmen bedeuten kann, zeigt ein Blick auf einen grossen europäischen Autohersteller. Dieser hat mit RPA den manuellen Aufwand in der Kreditorenbuchhaltung für rund 2000 Lieferantenrechnungen pro Tag um rund zwei Drittel gesenkt.