Outlook-Kontakte als Liste formatieren und drucken

Die Standardansicht, zu der Outlook bei den Kontakten greift, ist wenig übersichtlich und eignet sich auch kaum für den Ausdruck einer Adressliste. Hier die Tipps, wie Sie schnell zur genau passenden Listenansicht kommen.

Wechseln Sie zu "Kontakte", gehen Sie zu "Datei/Drucken". Wie Sie schon an der Vorschau feststellen, ist das noch weit entfernt von einer übersichtlichen Listenansicht. Erstens ist das Papierformat A4 hochkant, zweitens werden hier die Adressen quasi im Visitenkartenformat dargestellt, was nicht sehr platzsparend ist.

Gehen Sie zurück zu den "Kontakten". Möglicherweise steht die Ansicht bei Ihnen derzeit noch auf "Personen".

Wechseln Sie zum Reiter "Ansicht" und gehen Sie im linken Bereich des Menübandes zu "Ansicht ändern". Greifen Sie hier zur Option "Liste".

Klicken Sie via Rechtsklick auf einen der Spaltentitel und wählen Sie "Feldauswahl". Es öffnet sich ein neues kleines Fenster mit einer Liste möglicher Felder beziehungsweise Spalten. Jetzt stellen Sie einfach die gewünschten Spalten in der Reihenfolge zusammen, wie Sie diese gerne hätten.

• Soll eine Spalte weg? Klicken Sie diese mit der Maus in der Adressliste einfach an und ziehen Sie sie einfach aus der Liste heraus.

• Soll ein Feld aus der Feldauswahl in die Liste? Ziehen Sie es per Maus in die Liste hinein.

• Vermissen Sie in der Feldauswahl ein Feld? Schalten Sie im kleinen Fenster oben das Auswahlfeld um, zum Beispiel auf "Alle Kontaktfelder". Damit sehen Sie alle relevanten Felder.

• Sind alle überflüssigen Spalten weg und alle erwünschten da, aber noch in der falschen Reihenfolge? Sie können das Feldauswahlfenster durch einen Klick aufs kleine x oben rechts schliessen. Schnappen Sie sich per Maus in der Liste einen Spaltentitel und ziehen Sie ihn weiter nach rechts oder nach links, um die Reihenfolge umzustellen.

• Sortieren Sie die Einträge nach dem gewünschten Kriterium, etwa nach "Nachname", indem Sie ein oder zweimal auf den Spaltentitel klicken.

• Die Spaltenbreiten können Sie noch etwas anpassen, indem Sie per Maus in der Spaltentitelzeile auf die Spaltenbegrenzung fahren, diese dort schnappen und nach links oder rechts ziehen. Ein Trick: Ein Doppelklick auf die Spaltenbegrenzung wählt automatisch die optimale Breite, sodass der längste Eintrag der Spalte gerade noch dargestellt wird.

Wichtig: Speichern! Gehen Sie im Reiter "Ansicht" via "Ansicht ändern" zu "Aktuelle Ansicht als neue Ansicht speichern". Tippen Sie einen aussagekräftigen Namen ein, zum Beispiel "Meine Telefonliste". Wählen Sie bei "Kann angewendet werden" die Option "Alle Ordner des Typs 'Kontakt'". Klicken Sie auf "OK". So können Sie nach Belieben zwischen anderen Ansichten wechseln und finden schnell wieder zu Ihrer persönlichen Listenansicht zurück. Diese erscheint künftig unter "Ansicht ändern" als neuer Eintrag.

Outlook kann die Ansicht grundsätzlich auch ausdrucken, sofern die Spalten auf einem Blatt Platz haben. Gehen Sie zu "Datei/Drucken". Sie sehen eine Druckvorschau, oft aber noch im A4-Hochformat, was für eine Telefonliste meist nicht geeignet ist.

Klicken Sie doppelt in der Druckansicht bei "Einstellungen" auf die Druckvorlage "Tabellenformat". Ändern Sie die Ausrichtung von Hoch- auf Querformat. Die Seitenränder lassen sich ebenfalls noch etwas anpassen. Bei zu kleinen Seitenrändern (bei uns zum Beispiel links und rechts bei 0.5 cm) wird Outlook einen entsprechenden Hinweise anzeigen. Tasten Sie sich in Millimeterschritten an den kleinsten erlaubten Seitenrand heran; bei uns waren das je 0.7 cm (also 7 Millimeter). Klicken Sie auf "OK". Jetzt bringen Sie die Liste wie gewünscht zu Papier.