Mailing-Dienst
21.04.2017, 10:36 Uhr
3 Outlook-Tipps für den Alltag
Outlook von Microsoft ist ein weit verbreiteter Mailing-Client. Der Dienst kann aber mehr als nur E-Mails empfangen und verschicken. Wir zeigen drei kleine Tipps, wie man Outlook noch effizienter nutzen kann.
(Quelle: dennizn / shutterstock.com)
Outlook ist in vielen Betrieben, aber auch privat ein täglich eingesetztes Instrument. Das Programm kann aber mehr als nur E-Mail empfangen und versenden. Wir zeigen hier eine Auswahl von Tricks, die (vielleicht) noch nicht allen bekannt sind.
Hinweis: Die Tipps wurden mit Outlook 2013 durchgeführt. Pfade und Bezeichnungen in anderen Outlook-Versionen können sich unterscheiden.
QuickSteps
Die QuickStep-Option ist wohl der Zeitsparer schlechthin. Erhalten Sie zum Beispiel von einer Person besonders viel oder regelmässig elektronische Post, können Sie festlegen, was mit den E-Mails geschehen soll. Etwa automatisch als gelesen markieren und in einen bestimmten Ordner verschieben oder auch mit der Priorität "hoch" versehen und so weiter.
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Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gewünschte E-Mail und wählen die Option "QuickSteps".
Die QuickSteps-Funktion bietet die Möglichkeit, einige nützliche Short-Cuts einzurichten. - Anschliessend wählen Sie "Neuer QuickStep" oder "Neu erstellen". Unter "Neuer QuickStep" finden Sie einige vorgefertigte QuickSteps, die Outlook Ihnen vorschlägt. Unter "Neu erstellen" definieren Sie die Regel selbst.
- Geben Sie dem QuickStep einen aussagekräftigen Namen und wählen Sie die Aktion, die durchgeführt werden soll (weiterleiten, Einladung versenden, Erinnerung senden und ähnliches).
- Nun können Sie auswählen, ob Sie eine Tastenkombination für den QuickStep festlegen wollen. Wenn Sie keine Tastenkombination festlegen, finden Sie den QuickStep im Kontextmenü. Falls eine festgelegt ist, brauchen Sie nur die Tastenkombination zu drücken, um den QuickStep anzuwenden.
- Klicken Sie abschliessend auf "Fertig stellen".
Kommt nun eine E-Mail, die Sie zum Beispiel weiterleiten möchten, müssen Sie nur noch die Tastenkombination drücken.
Antworten automatisch weiterleiten
Antwort-E-Mails können automatisch an einen anderen Empfänger weitergeleitet werden.
- Klicken Sie auf "Neue E-Mail" und schreiben Sie die Nachricht an den entsprechenden Empfänger.
- Klicken Sie anschliessend auf Optionen, danach auf das Menü "Direkt Antworten auf".
- Im neuen Fenster suchen Sie den Punkt "Antworten senden an" und setzen das Häkchen davor. Anschliessend wählen Sie den Button "Namen auswählen" und klicken auf den gewünschten Kontakt.
- Klicken Sie nun auf "Schliessen".
Wenn der Empfänger der E-Mail nun auf "Antworten" klickt, geht die Antwort nicht an Sie, sondern an den Kontakt, den Sie festgelegt haben.
Mehrere Nachrichten auf einmal weiterleiten
Wenn Sie einen Kollegen in ein bestimmtes Szenario einführen oder ihm eine Konversation weiterleiten wollen, sind das selten nur eine oder zwei Mails. Glücklicherweise hat Outlook zum Teilen mehrerer Mails ebenfalls eine Funktion.
- Wählen Sie "Weiterleiten" und geben Sie den Empfänger ein.
- Klicken Sie nun auf den Menüpunkt "Einfügen".
- Wählen Sie dann den Punkt "Outlook-Element".
- Klicken Sie die E-Mail an, welche die höchste Priorität besitzt - zum Beispiel die aktuellste.
- Wählen Sie aus, ob Sie nur die E-Mail oder auch die Anhänge weiterleiten wollen (rechts).
- Klicken Sie auf "OK".
- Nun werden Ihnen nicht nur alle Ordner und Mailboxen angezeigt, sondern im unteren Teil alle Mails, die sich in der entsprechenden Box befinden. Halten Sie die Ctrl-Taste gedrückt und wählen Sie so alle E-Mails auf einmal aus, die Sie weiterleiten möchten. (Zusatztipp: Klicken Sie auf den Reiter "VON", um die E-Mails nach Absender zu sortieren. So können Sie auf einmal alle E-Mails eines Absenders weiterleiten, ohne stundenlang scrollen zu müssen.)
- Klicken Sie auf "OK".
