Effiziente Meetings im Home Office

Der Progress-7-Chef fügte in Agenda4 eine Tagesordnung beziehungsweise Traktandenliste für die anstehende Geschäftsleitungssitzung ein. So war er in der Lage, schon vor dem Meeting die Erwartungshaltung an die Teilnehmer zu kommunizieren. Während des Treffens wurden die Punkte dann systematisch abgearbeitet und Aufgaben gezielt an die Mitarbeiter verteilt. Die integrierte Aufgabenverwaltung erlaubt es, die vereinbarten Pendenzen abzuarbeiten und den jeweiligen Status zu überwachen. Dank professioneller Dashboards ist das Abfragen von Kunden- und Mitarbeiter-Feedback jederzeit möglich. «Mit in den Meetings gesammelten Informationen sind wir in der Lage, Schwächen in unserer Organisation rasch aufzudecken und konsequent anzugehen», sagt Popp.

Der Einsatz von Agenda4 endet allerdings nicht mit dem Abschluss eines Meetings. Die Lösung erlaubt eine Mustererkennung in der Sitzungstätigkeit mit interner und externer Sicht: zum Beispiel die Anzahl der Meetings im Monatsvergleich, regelmässige Feedback-Schleifen über die Zusammenarbeit oder automatisierte Reports anhand der prozessgestützten Planung. Die strukturierten Abläufe durch automatisierten E-Mail-Versand oder Vorlagen für Traktandenlisten erlauben laut Popp eine effizientere Gestaltung der Sitzungen – und sie prägen eine neue Meeting-Kultur.

Während des Lockdowns und im Home Office konnte Progress 7 schon einige Erfahrung mit der neuen Meeting-Anwendung sammeln. «Durch die Einführung von Agenda4 haben wir an Effizienz gewonnen, haben die Sitzungszeiten deutlich reduziert und sind heute in der Lage, Feedback sowie Protokolle auf Knopfdruck abzurufen», resümiert Popp. Die Einsparung beziffert er auf circa 30 Prozent der Meeting-Zeit. Bei Abo-Kosten von rund fünf Franken pro User und Monat. Allerdings räumt er auch ein, dass bis anhin nicht alles glatt gelaufen sei. «Kurz vor dem Lockdown hätten wir mehr Zeit in die Erarbeitung von Meeting-Vorlagen und der Feedback-Fragen investieren sollen.» Beim Abstimmen der Elemente auf die Firma und die jeweiligen Teams wären so noch zusätzliche Arbeiten angefallen, gesteht er.

Dennoch will Progress 7 in Zukunft noch stärker auf Agenda4 setzen: Popp bereitet die Umsetzung der neuartigen Meeting-Spur vor, mit der Meetings oder Themen übersichtlich auf einer Zeitachse abgebildet werden können. Und auch die Entwickler von All Consulting werden zusätzliche Funktionen implementieren. Etwa soll das Aufgabenmanagement in Microsoft Office integriert werden. «Unsere Mitarbeiter können die Aufgaben dann direkt über Outlook oder Microsoft Teams verwalten», meint der CEO.