Schweizer Software für effizientere Meetings

Physische Meetings gibt es in Zeiten der Corona-Pandemie nur noch selten. Stattdessen erleben die Anbieter von Videokonferenzen einen riesigen Zulauf. In manchen Unternehmen stellen die Verantwortlichen fest, dass virtuelle Meetings durchaus eine Alternative sind, die auch nach den Zeiten mit Mindestabstand und Maskenpflicht weiterhin praktiziert werden können. Für sowohl Meetings vor Ort als auch im virtuellen Raum gilt: Die grössten Herausforderungen sind eine mangelhafte Vorbereitung, unnötig lange Dauer und unvollständige oder gar komplett fehlende Protokolle.

Die Meetings, Projektteamsitzungen und Geschäftsleitungstreffen der Beraterfirma Progress 7 aus Mörschwil und auch einiger ihrer Kunden waren vom Gründer und CEO Daniel Popp schon auf Effizienz getrimmt. «Wie auch in anderen Unternehmen kommen unsere Prozessoptimierungen immer mehr an ihre Grenzen. Weitere Optimierungen bringen nur einen marginalen Mehrnutzen», sagt Popp. Für die Koordinierung der Meetings hatte er schon diverse Tools ausprobiert, darunter Word-Dokumente, OneNote, SharePoint oder die spezialisierte Online-Lösung Sherpany. Keines brachte den gewünschten Zusatznutzen. Das sollte sich ändern mit «Agenda4» von All Consulting aus St. Gallen. Neben der weiteren Effizienzsteigerung sollte für Kunden und Mitarbeiter die Firmenkultur sichtbar sowie zusätzliche Handlungsspielräume aufgezeigt werden. Mit Sitzungsprotokollen sollte ausserdem die Verbindlichkeit erhöht werden. «Sprich: Wir informieren, diskutieren und entscheiden ausschliesslich über die wesentlichen Punkte», so der CEO.

Der Anstoss für Agenda4 kam von Kunden der All Consulting. Das Bedürfnis nach effizienten, strukturierten und gut vorbereiteten Meetings trifft Popp bei seinen Kunden immer wieder an. Kurz vor dem Lockdown im März wurde er vom Agenda4-Entwickler All Consulting zur Präsentation eingeladen. Als es schon absehbar war, dass sich die Arbeitswelt gravierend ändern würde, traf Popp den Einführungsentscheid. Unmittelbar nach der Registrierung stand Agenda4 schon im ersten Einsatz. Der CEO ist überzeugt, dass Agenda4 ihm und seinen Kunden hilft, die Produktivität mittels professioneller Vorbereitung, Durchführung sowie Nachbearbeitung zu verbessern und die Ressourcen zu optimieren.

Für Progress 7 kam die Software aus der «All Cloud» von UMB in einem Schweizer Rechenzentrum. So musste keine IT-Infrastruktur neu aufgebaut oder integriert werden. «Auch eine On-Premises-Installation wäre möglich gewesen», erklärt Roman Huber, Senior Consultant und Projektleiter seitens All Consulting. Er war im März aber dennoch vor Ort für Individualisierungen. «Offeriert war ein Tag. Aufgrund von lediglich geringen Anpassungen des Standards resultierte effektiv ein halber Tag. Der genügte, um zum Beispiel die Feedback-Fragen an die Kundenbedürfnisse anzupassen und für die Power User Schulung», sagt Huber. Anschliessend konnte schon das erste Meeting mit dem neuen Programm organisiert werden.