Die Spesenabrechnung zusammenstellen, gehört wohl für die meisten Angestellten nicht zu den beliebtesten Aufgaben. Eine App des im Zürcher Technopark beheimateten Expense Robot soll den Vorgang mit einem gehörigen Schuss künstlicher intelligenz beschleunigen helfen.

Mit Expense Robot soll sich der Haufen an Spesenbelegen rasch abbauen lassen. So lassen sich die Belege mit dem Smartphone scannen und uploaden. Aus dem Rohmaterial erstellt die Software sodann den Spesenbericht.

Aber nicht nur für den Angestellten erleichtert Expense Robot das Verfahren. Auch die Finanzabteilung oder die Vorgesetzten können die Rechnung schneller genehmigen, weil die Software dem Genehmigenden eine Zusammenfassung von potenziellen Verstössen, Betrugsmöglichkeiten und Warnungen liefert. So lässt sich vergleichsweise rasch eine Genehmigungsentscheidung treffen. Spesen, bei denen von der Software keine Unregelmässigkeiten erkannt werden, können laut Hersteller sogar automatisch genehmigt werden.

Ein grosser Pain Point vieler Unternehmen sind Firmenkreditkarten. Heute müssen alle Belege gesammelt und an das Finanzteam geschickt werden, das am Ende des Monats die Kreditkartenrechnung erhält und die entsprechenden Belege manuell den Transaktionen zuordnet und alle Daten manuell verarbeitet.

Expense Robot ermöglicht dagegen Anbieterangaben zufolge ein einfaches Hochladen der Firmenkreditkartenrechnung mit einem automatischen Abgleich mit den entsprechenden Belegen, die vom Benutzer unterwegs hochgeladen werden. Alle relevanten Daten wie etwa Betrag, Währung, Mehrwertsteuersätze und -beträge würden dabei automatisch ausgelesen.

Die App wird laufend mit Features ergänzt. So kam jüngst die Funktion «Mileage Tracking mit Google Maps» hinzu, welche die bestehende Fahrpauschalen-Berechnung ergänzt. Neu ist dabei die Integration von google Maps in die App. Via Start- und Endkoordinaten rechnet Expense Robot die Strecke und entsprechenden Kilometerkosten aus und generiert einen entsprechenden Spesenbeleg.

Allerdings ist die Strecke, die Google Maps ausspuckt nicht sakrosankt. Manuell lassen sich die Angaben ändern, falls etwa eine längere Strecke zwischen A und B gewählt wurde.

Für Finanzverantwortliche noch interessant: In der App können Mitarbeitergruppen oder -ränge, unterschiedliche Meilen- oder Kilometersätze zugewiesen und damit die richtigen Tarife verwendet werden.