Die Aufgabenverwaltung Wunderlist gehörte zu den beliebteren To-do-Apps in den virtuellen App-Läden von Google und Apple. Zum Leidwesen vieler Benutzer wurde jene aber von Microsoft aufgekauft und inzwischen eingestellt. Das Entwicklerteam der App arbeitet stattdessen an der neuen Microsoft-eigenen To-do-App. Worauf soll man umsteigen, wenn man eine Aufgaben-App sucht? Wir haben uns die spannendsten To-do-Apps für Smartphones angeschaut. Sie sind jeweils für Android und iOS via Play Store bzw. App Store erhältlich, wenn nicht anders erwähnt.

Microsofts Wunderlist-Nachfolgeprodukt segelt unter der eigenen Microsoft-Flagge, heisst schlicht «To Do» und steht für Android, iOS und Windows 10 (via Microsoft Store) zur Verfügung. Wie es sich für den internationalen Konzern gehört, gibt es die App komplett in Deutsch. Ausserdem ist sie vollumfänglich kostenlos. Eine Aufgabe kann ein Fälligkeitsdatum mit oder ohne Erinnerung erhalten oder als wiederkehrendes Projekt gespeichert werden. Den einzelnen Aufgabenlisten können Sie auch eine Farbe oder ein Emoji/Symbol hinzufügen; nur das Anhängen von Bildern oder sonstigen Dateien klappt nicht. Ausserdem wirken die Elemente in der Desktop-Version von Outlook etwas lieblos, Bild 1.

Die App aus dem Hause Microsoft ist nach kurzer Eingewöhnung übersichtlich und erlaubt einem die Wahl, ob Aufgaben in der Liste «Mein Tag» erscheinen sollen oder nicht. Sehr nützlich ist übrigens auch das Widget. Der grösste Nachteil von Microsofts «To Do»-App ist, dass sich die Anwendung nur mit Outlook- und Microsoft-Konten synchronisiert. Dennoch sollten sich besonders jene Anwender die App anschauen, die zum Beispiel beruflich ohnehin mit einem Outlook- oder Exchange-Konto arbeiten. Schade ist, dass die Microsoft-App nicht mit anderen Kalenderdiensten zusammenarbeitet, zum Beispiel mit dem Google Kalender oder mit Apples iCloud. Könnte sie das, wäre sie für die meisten Leute nahezu perfekt. Zu finden ist die «To Do»-App von Microsoft unter dem Link to-do.microsoft.com.

Die zwei Gratisbeigaben zum Google-Konto lassen sich beide sehr gut zum Verwalten von Aufgaben verwenden, verfolgen aber komplett unterschiedliche Ansätze. Beide gibt es auf Deutsch und beide synchronisieren nur mit Google-Konten.

Google Notizen (Keep) dient in erster Linie dem Erfassen von Notizen, inklusive kurzen Sprachnachrichten oder Bildern. Die Inhalte können Sie auf Wunsch auch in Google Docs übernehmen. Was die Notizen-App auch für die Aufgabenverwaltung qualifiziert, sind die nützlichen Erinnerungsmöglichkeiten. Einzelnen Notizen fügen Sie auf Wunsch eine zeitliche Erinnerung hinzu oder sogar eine geografische. So kann die App Sie zum Beispiel an den Briefmarkenkauf erinnern, sobald Sie in der Nähe Ihrer Postfiliale sind. Letzteres klappt natürlich nur, wenn Sie der App uneingeschränkten Standortzugriff erlauben und GPS aktiv lassen. Für die Notizen bietet das Google-Tool verschiedene Eintragsmöglichkeiten, darunter auch Kästchen, die Sie abhaken können. Damit eignet sie sich fürs Erstellen von Einkaufs- oder To-do-Listen. Tipp: Fügen Sie einzelnen Notizen oder Listen das Google-Konto Ihres Mitbewohners als Mitbearbeiter hinzu. Keep bzw. Google Notizen gibt es unter google.ch/keep für Android sowie iOS und im Webbrowser. Wer ein Google-Konto verwendet, sollte sich die App anschauen, Bild 2.

Google Aufgaben (Tasks) ist wie Keep kostenlos und kümmert sich ausschliesslich ums Verwalten von Aufgaben. Diese können auch wiederkehrender Natur sein, etwa ein wöchentlicher Einkauf. Die Aufgaben-App bietet Hand, zu einer Aufgabe mehrere Teilaufgaben hinzuzufügen und diese einzeln abzuhaken. Im Grossen und Ganzen ist Google Tasks aber sehr spartanisch anzuschauen und zu benutzen. Google hat dieser App nicht einmal eine eigene Webseite spendiert, Bild 3.

Vielleicht ist der minimalistische Ansatz aber auch genau das, was Sie suchen. Sie finden Google Aufgaben, indem Sie unter play.google.com oder im Apple App Store danach suchen. Am Desktop lesen Sie Ihre via Google Tasks eingetragenen Aufgaben via Webbrowser im Google-Kalender. Tipp: Blenden Sie allenfalls rechts die Seitenleiste ein, klicken Sie aufs Pluszeichen und fügen Sie das Add-on Tasks hinzu.

Hier wird es fast zwangsläufig kostenpflichtig, auch wenn die beiden Apps Todoist und Any.do in einer Gratisversion mit Grundfunktionen zur Verfügung stehen. Wer sich intensiver mit der Aufgabenverwaltung befassen muss und hierbei nicht auf eine Synchronisation mit Exchange angewiesen ist, sollte sich die beiden folgenden Tipps näher anschauen. Beide sind sozusagen Aufgaben-Alleskönner und kommen mit deutschsprachiger Oberfläche.

Die App Todoist kommt als hübsches Aufgaben-Tool daher, das nicht nur für Android, iOS und im Browser zur Verfügung steht, sondern auch als App für Windows 10 und macOS zu haben ist. Nicht zuletzt gibt es auch Add-ons zu Google Kalender und – leider nur rudimentär – auch für Outlook. So lassen sich in Letzterem aus Webadressen oder E-Mails direkt Aufgaben erstellen. Die Outlook-Integration erlaubt allerdings kein Synchronisieren von Outlook- bzw. Exchange-Aufgaben mit dem Todoist-Konto. Die Gratisversion ist leider fast bis zur Nutzlosigkeit eingeschränkt. So fehlen darin grundlegende Optionen wie das Anzeigen von Aufgaben-Erinnerungen, das Duplizieren von Aufgaben sowie Kommentare und Dateianhänge. Die kostenpflichtige Version, die diese Funktionen mitbringt, kostet pro Monat rund 4 Franken, pro Jahr 36 Franken pro Konto, zu finden unter todoist.com, Bild 4. 

Die App Any.do von www.any.do gehört wie Todoist zu den am besten ausgestatteten Aufgaben-Tools. Auch jene ist für Android und iOS zu haben sowie für Windows und macOS – und sie arbeitet mit sprachgesteuerten Assistenten wie Amazon Alexa, Google Assistant und Siri zusammen. Wer wiederkehrende Termine, farbige Etiketten für seine Aufgaben oder geografische Erinnerungen (wie bei Google Keep) braucht, kommt um ein jährlich zu bezahlendes Abo von rund 38 Franken nicht herum, Bild 5.

Einige andere Aufgabenverwaltungs-Apps sind uns ebenfalls aufgefallen. Wie wäre es zum Beispiel mit Ihrem Leben als Rollenspiel?

Zu den schrägsten Vertretern der Aufgaben-Apps gehört auf jeden Fall Habitica von der Website habitica.com. Jene verwandelt Ihren Alltag in eine Art Rollenspiel, in dem Sie Punkte sammeln, in Levels aufsteigen und mit anderen Spielern – pardon Arbeitenden – sogar auf Monsterjagd gehen können. Sie können andere Nutzer der App auch um moralische Unterstützung bitten, falls sich etwas in Ihnen gegen das Anpacken einer ungeliebten Aufgabe sträubt. Die App gibt es nur in Englisch, weshalb wir vermuten, dass der Anteil deutschsprachiger User eher klein ist, Bild 6.

Sagt Ihnen das Pomodoro-Prinzip (italienisch für «Tomate») etwas? Bei dieser Art von Timer legen Sie eine Aufgabe fest, an der Sie während 25 Minuten konzentriert arbeiten. Nach Ablauf des Timers schickt die App Sie für 5 Minuten in eine kurze Pause, worauf Sie den nächsten 25-Minuten-Arbeitsanfall hinlegen dürfen. To-do-Apps mit Pomodoro-Timer gibt es verschiedene. So etwa die aus China stammende App «Focus To-Do» (von focustodo.cn), die bei der Aufgabenverwaltung einen Schwerpunkt auf das Pomodoro-Prinzip legt.

Für die Grundbedürfnisse von Privatpersonen dürften die Gratis-Apps Google Notizen oder Google Aufgaben ausreichen. Besonders Android-Nutzer verfügen ohnehin über ein Google-Konto, weshalb Installation und Nutzung weder mit weiteren Kosten noch mit sonstigen Umständen verbunden sind. Wer ein Microsoft-Konto hat, ist bei Microsofts «To Do»- App gut aufgehoben. Zu Any.do oder Todoist greifen Sie, wenn Sie hohe Ansprüche an die App haben und dafür auch zu zahlen bereit sind.