Die Lösung: Datenmanagement

Nur 29 Prozent der Teilnehmer an der Studie von Vanson Bourne sagten, dass sie bereits eine moderne Strategie zum Umgang mit den Daten im Unternehmen entwickelt haben. Veritas empfiehlt einen langfristig ausgelegten Ansatz zum Management der Daten, der den gesamten Lifecycle umfassen sollte. Bislang werden neu erfasste Daten in den meisten Unternehmen zunächst in einem Speicher abgelegt, auf den verschiedene geschäftliche Anwendungen zugreifen können. Später wird dann oft im Rahmen einer Datensicherung eine Kopie an mindestens einem weiteren Ort erstellt. Ausserdem ist es möglich, dass die Daten zur Entwicklung von neuen Anwendungen oder für Software-Tests benötigt, dass sie zur Entscheidungsfindung herangezogen, auf einen günstigeren Speicher übertragen, später ausgemustert und eventuell auch gelöscht werden. Ohne eng miteinander verzahnte Prozesse sei ein umfassendes Management dieser Vorgänge nahezu unmöglich. Im Laufe der Zeit entstünden Redundanzen sowie ineffiziente Abläufe, die auch zu Strafen führen können.

Ein mangelhaftes Datenmanagement führt nach Angaben von Veritas dazu, dass ein Grossteil der Daten in einem Unternehmen weitgehend gleich behandelt wird. Das ist jedoch nach Ansicht des Anbieters ein Fehler. Unternehmen benötigten ein tiefergehendes Verständnis ihrer Daten. So mache es etwa einen grossen Unterschied, welches die aktuellste Version einer Rechnung ist oder wo alle relevanten Daten über einen Kunden gespeichert sind. Veritas hat daher neun Kernfragen formuliert, die betroffenen Unternehmen helfen sollen, einen Überblick über ihre Daten zu erhalten. Sie sind im nebenstehenden Kasten zu finden.

40 Prozent der von Vanson Bourne befragten Unternehmen gaben an, dass sie zu viele unterschiedliche Managementsysteme für ihre Daten nutzen. Meist mangele es an einer zentralen Strategie zum Umgang mit den gespeicherten Daten. Mehr als fünfte wisse nicht, wo alle Informationen abgelegt wurden. Nicht nur die Kosten durch unerschlossene Datenberge sind ein Problem. Dark Data hat auch Auswirkungen auf die IT-Sicherheit der Unternehmen. So können Cyber-Kriminelle auf die unstrukturierten Daten zugreifen und sie stehlen. Deswegen müssen sie sowohl auf den lokalen Servern, als auch in der Cloud und bei der Übertragung sicher verschlüsselt werden. Zusätzlich sollten Richtlinien für Zugriffe auf unstrukturierte Daten definiert werden. Einfach frei zugänglich dürfen sie allein schon aus regulatorischen Gründen nicht sein.

Eine Lösung für die genannten Probleme versprechen die Anbieter von ECM-Plattformen (Enterprise Content Management). Diese Produkte dienen dazu, unstrukturierte Inhalte zu speichern und zu verwalten, um sie analysieren und den Nutzern jederzeit zur Verfügung stellen zu können. Damit gehen sie weit über reine Dokumentenmanagementsysteme heraus, da sie zum Beispiel auch Funktionen zur Collaboration und für einen optimierten Workflow enthalten. Sie arbeiten dabei in der Regel als eine einzelne, zentrale Plattform, die alle benötigten Content-Dienste offeriert. Die Tabelle zeigt eine Auswahl von ECM-Anbietern. Laut einer Analyse des Bitkom-Verbands plant derzeit jedes vierte Unternehmen einen Einstieg in diese digitale Dokumentenverwaltung.