Cloud-basiert oder integriert 07.03.2018, 10:03 Uhr

Das sollten KMUs über ERP-Systeme wissen

Die Vorteile eines Enterprise-Resource-Planning-Systems (ERP) liegen auf der Hand, doch bei der Anschaffung stehen vor allem kleine und mittlere Unternehmen vor der Qual der Wahl.

(Quelle: Alexander Supertramp / shutterstock.com)

Dieser Beitrag wurde von Tobias Ambrosch erstellt, Manager Marketing Communications bei der SelectLine Software GmbH.

ERP-Systeme sind eine zukunftsweisende Technologie, mit der die Ressourcen-Planung und Ressourcen-Steuerung eines Unternehmens deutlich optimiert werden kann. Von der Beschaffung über die Produktion und den Vertrieb bis hin zum Finanz- und Rechnungswesen können alle ablaufenden Geschäftsprozesse durch ein ERP-System überwacht und gesteuert werden.

Darum lohnt sich die Anschaffung eines ERP-Systems

•    Geschäftsprozesse werden unterstützt.
•    Geschäftsprozesse können übersichtlich abgebildet werden.
•    Geschäftsprozesse lassen sich optimieren.
•    Es wird sichtbar, wo Zeit und Kosten eingespart werden können.
•    Mitarbeiter des Unternehmens können ihre Aufgaben besser planen.
•    Die Koordination, Kontrolle und Dokumentation von Aufgaben wird vereinfacht.
•    Mitarbeiter können effektiver arbeiten.

Faktor Kosten: Welches System lohnt sich für KMUs?

Egal, welches ERP-System in einem Unternehmen zum Einsatz kommt, es kann Zeit und Geld gespart werden. Der springende Punkt ist: Wie viel Geld muss im Vorfeld in das ERP-System investiert werden und wiegen die Gewinne den Kosten-Einsatz wieder auf?

Die Kosten für eine integrierte ERP-Software schwanken je nach Anbieter, Anzahl der ERP-Arbeitsplätze und dem Leistungsumfang. Mit mehreren Tausend Euro Kosten ist zu rechnen, denn neben den Anschaffungskosten der Software kommen noch weitere Ausgaben hinzu:

•    Kosten für den Personaleinsatz im Projektteam (Einführung des ERP-Systems)
•    Kosten für die Wartung
•    Kosten aufgrund von Updates und Release-Wechseln
•    Kosten für eine IT-Infrastruktur
•    Kosten für den Personaleinsatz zur Administration

Cloud ERP verursacht geringere Ausgaben

Für kleine und mittlere Unternehmen rentiert sich ein cloud-basiertes ERP eher. Die aufzuwendenden Kosten werden schnell eingespielt und das Risiko der Anschaffung bleibt dabei gering. Die meisten Anbieter eines cloud-basierten ERP-Systems vermieten nach dem Pay-as-you-go-Prinzip und binden ihre Kunden an keinen Vertrag. Die Nutzung des Systems kann jederzeit beendet werden.

Zudem bleiben die Ausgaben überschaubar. Sowohl Updates, Wartungen als auch die IT-Struktur sind im Preis enthalten. Bereits ab 12 Euro pro Monat kann ein cloudbasiertes System gemietet werden.

Welche Funktionen bieten die unterschiedlichen Lösungen?

Vor allem grosse Unternehmen bevorzugen integrierte ERP-Softwares, weil sie eine grosse Menge an Funktionen bieten, die in einer einheitlichen Datenbank verwaltet werden. Für kleine und mittlere Unternehmen können viele der Funktionen hingegen überflüssig sein und das Planungstool sogar unübersichtlich machen. Mehr Funktionen bedeuten keine bessere Bedienbarkeit.

Unternehmen sollten daher vor der Anschaffung eines ERP – ganz gleich, ob es ein cloud-basiertes oder klassisches System werden soll – einen Anforderungskatalog zusammenstellen.

In einem Anforderungskatalog kann festgehalten werden:

•    Welche Aufgaben fallen täglich im Unternehmen an?
•    Warum soll ein ERP-System eingesetzt werden? Was sind die Erwartungen und Ziele?
•    Welche Funktionen soll die ERP-Lösung bieten?
•    Wie viel Geld steht für die Anschaffung, Wartung und den technischen Support zur Verfügung?
•    Wie viele Personen werden direkt mit dem ERP-System arbeiten (Anzahl der Arbeitsplätze)?

Vom individuellen Ausbau cloud-basierter Systeme profitieren

Klassische ERP-Lösungen liefern zwar eine Vielzahl von Funktionalitäten direkt mit, doch auch cloud-basierte Systeme lassen sich in der Regel individuell skalieren und um Funktionalitäten jederzeit erweitern. Der oben genannte Anforderungskatalog ist daher sehr wichtig: Er zeigt Unternehmen, ob sich eine klassische ERP-Software oder ein cloud-basiertes System rentieren wird.

Alle Kosten auf einen Blick vergleichen

Welche ERP-Lösung sich für ein Unternehmen rechnet, sollte am besten mit einer Kostenkalkulationstabelle festgehalten werden. Dafür bietet sich ein Zeitraum von fünf Jahren an, für den man die Gesamtkosten sowohl für ein integriertes ERP-System als auch ein Cloud-ERP-System übersichtlich gegenüberstellen kann.

Liste von Kosten, die bei der Einführung eines ERP-Systems entstehen können:

•    Server, Serverkomponenten, Storagekomponenten, Netzwerkkomponenten und Backup-Server
•    Sicherheitskomponenten wie Firewalls
•    Reparaturen, Ersatzteile
•    Lizenzen
•    Beratung und Support
•    Zusätzliche Module
•    Installation, Monitoring, Updates, Releases, Wartungen
•    Zugangskontrolle
•    Brandmelde-, Lösch-, Klimaanlage
•    Miete
•    Strom, Internetanbindung
•    Personal, Weiterbildungen

Aufwand, Flexibilität und Datensicherheit

Die Einführung eines ERP-Systems ist nicht nur mit Kosten, sondern auch mit Personalaufwand verbunden. Für eine klassische ERP-Lösung entstehen diese Aufwände:

•    Personalaufwand im Projektteam: Die Software muss zunächst als Projekt im Unternehmen eingeführt werden. Dafür sind in einem mittleren Unternehmen ungefähr fünf interne und zwei bis drei externe Mitarbeiter nötig.
•    Personalaufwand für die Administration: Eine dauerhafte Aufgabe ist die Administration der Software. Hierfür sind ca. ein bis zwei Mitarbeiter in einem KMU notwendig.
•    Aufwand für Schulungen: Die Unternehmens-IT muss in der Regel für das neue ERP-System geschult werden und auch für Mitarbeiter, die mit dem ERP-System arbeiten sollen, sind Schulungen einzuplanen.

Es gilt genau zu bestimmen, ob die Gewinne die Aufwände wieder aufwiegen können.

Cloud-ERP-Systeme reduzieren den administrativen Aufwand, da Updates und Wartungen direkt vom Anbieter durchgeführt werden. Sie bieten einen Full-Service an und das System ist bereits mit wenigen Klicks bereitgestellt.

Wie beweglich können Mitarbeiter mit den ERP-Systemen arbeiten?

Mit einer cloud-basierten ERP-Lösung ermöglichen Unternehmen ihren Mitarbeitern eine grosse Flexibilität. Da alle Daten auf den Servern des Anbieters liegen, können sie nach der Anmeldung mit Nutzernamen und Passwort jederzeit abgerufen werden – aus dem Büro, beim Kunden oder sogar von unterwegs. Dafür muss der Mitarbeiter lediglich die Berechtigung durch den Administrator erhalten haben.

Über verschiedene Kommunikationstools können Mitarbeiter sich zudem im Cloud ERP miteinander austauschen: Zum Beispiel in Foren oder über Chat-Funktionen. Das kann die interne Zusammenarbeit erleichtern.

Sind Sicherheitsbedenken gegenüber der Cloud-Variante gerechtfertigt?

Unternehmen fühlen sich in einem klassischen ERP-System noch immer am sichersten, weil es auf eigenen Servern betrieben wird und firmeninterne Mitarbeiter die Administration übernehmen. Dabei müssen cloud-basierte Lösungen in keinem Fall in der Datensicherheit zurückstecken. Mobile ERP-Systeme haben sogar den Vorteil, dass sie regelmässig vom Anbieter gewartet und Updates eingespielt werden.

Vor Cyberkriminalität müssen sich Unternehmen schützen, weil sensible Daten nicht nach aussen dringen dürfen. Damit alle Daten in dem Cloud-ERP sicher sind, sollten Unternehmen auf zwei Aspekte achten:

Bei Einführung eines cloud-basierten ERP-Systems ist zu beachten:

• einen seriösen Anbieter wählen
• Daten auf deutschen Hochsicherheits-Servern hosten

Anbieter garantieren die Sicherheit des cloud-basierten ERP-Systems durch…

•    … den Einsatz von Hochsicherheitsrechenzentren.
•    … eine SSL-Verschlüsselung.
•    … Firewalls.
•    … Passwort-Schutz.
•    … regelmässige Wartungen und Updates.

Fazit: Für KMUs bietet ein cloud-basiertes ERP-System viele Vorteile

Geringere Aufwände und Kosten bei der Anschaffung sind die Hauptargumente für KMUs, sich für ein cloud-basiertes System zu entscheiden. Auch um die Datensicherheit müssen sich Unternehmen bei seriösen Cloud-Anbietern, die ihre Server in Deutschland hosten, keine Sorgen machen.

Zusammenfassend: Vorteile cloud-basierter ERP auf einen Blick:

•    unkomplizierte Installation
•    sofortiger Einsatz möglich
•    kein Wartungs-Aufwand
•    kein Aufwand für die Installation von Updates
•    das System kann jederzeit erweitert werden
•    zentrale Speicherung der Daten
•    Nutzung von Foren oder Chats möglich

Bei der Entscheidung für eine ERP-Variante hilft die Gegenüberstellung aller Kosten und Aufwände in einer Kostenkalkulationstabelle. Zudem sollte ein Anforderungskatalog geschrieben werden, in dem alle Erwartungen an das ERP-System festgehalten werden. Beide Listen geben gemeinsam Aufschluss darüber, ob sich der Einsatz einer integrierten ERP-Software lohnt oder eine cloud-basierte ERP-Lösung ausreichend ist.

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Autor(in) Gastautor