Software-Tools helfen bei der Collaboration

Anhand der sich stellenden Regelfragen und der Antworten ergibt sich unweigerlich eine wichtige Folgeüberlegung: „Brauche ich für Collaboration bestimmte Software; und wenn ja, welche?“

Bis zu einem gewissen Punkt der Collaboration reichen klassische Anwendungen aus, etwa E-Mail oder Voice-Chat. Spezielle Softwarelösungen können die Collabaration, dann oft E-Collaboration genannt, allerdings erheblich vereinfachen und sie sogar auf ein neues Niveau heben. Distributed Companies kommen hingegen gar nicht ohne Softwarelösungen aus. Speziell müssen diese aber nicht sein.

Einfache Lösungen wären Foren und Wikis, die es mit unterschiedlichem Funktionsumfang in kostenlosen und kostenpflichtigen Varianten gibt. Einen Schritt weiter gehen soziale Netzwerke für Firmen, etwa Yammer (www.yammer.com). Die Mitarbeiter können sich auf solchen Plattformen allgemein oder auch direkt untereinander vernetzen, in beliebigen Gruppen selbst organisieren und somit den Informationstransfer aktiv vorantreiben. Immer beliebter werden auch Firmen-Chats wie Slack (www.slack.com): Die Mitarbeiter klinken sich per Weboberfläche oder App in den Chat ein und tauschen sich dann in unterschiedlichen öffentlichen Kanälen oder privaten Gruppen miteinander aus. Die Be sonderheit ist dabei eine API, eine Schnittstelle, die andere Dienste an Slack anbindet.

Unternehmen, die ihre Softwareprojekte etwa bei GitHub hosten, können immer dann in Slack eine Nachricht auslösen lassen, wenn ein neuer Milestone oder auch nur ein kleiner Fix eingecheckt wurde. So wird für jeden Kollegen sofort ersichtlich, wie der momentane Projektstatus ist. Wurde in der Projektverwaltung Jira ein neuer Task erstellt, dann lässt sich dazu bei Slack ebenfalls ein Hinweis verbreiten. Und stellt die Server-Monitoring-Lösung Nagios ein Problem fest, läuft die Warnung dazu auf Wunsch wiederum bei Slack ein. Ein Firmen-Chat kann also auch zum Aktivitäts-Feed des gesamten Unternehmens werden, auf den die Mitarbeiter dann selbstständig reagieren können.

Das Unternehmen Stackexchange, eine Distributed Company, nutzt etwa Google Hangouts, einen selbst entwickelten persistenten Chat, klassische E-Mails, die Projektverwaltung Trello sowie Google Docs zum Dateiaustausch. Das ist bereits eine hervorragende Basis, aber sicherlich keine Mustervorlage für alle Fälle.

Bevor man sich auf die Suche nach Tools begibt, die die Collaboration fördern und vorantreiben, sollten zunächst die Prozesse definiert sein. Erst danach lassen sich die tatsächlichen Anforderungen an das oder die Tools festlegen, damit die Prozesse perfekt abgebildet werden und die Zusammenarbeit verbessert wird. Am Ende wird es sich bei den Tools vor allem um Cloud-Lösungen handeln – von Google Hangouts als Videokonferenzlösung über Dropbox als zentrale Datenablage bis hin zu Basecamp als Projektverwaltungs-Tool und Slack als virtuelles Grossraumbüro.

Auch wenn ein Tool nicht ausdrücklich als Collaboration-Lösung deklariert ist: Es muss die Zusammenarbeit fördern und dabei von unterschiedlichen Mitarbeitern gleichzeitig zu benutzen sein, damit es einen Mehrwert bietet.