Word: Darum sollten Sie Formatvorlagen benutzen

In einem Dokument verwenden Sie nebst gewöhnlichem Lauftext auch einen Titel, Zwischentitel und verschiedene Hervorhebungen wie Anrisse oder Zitate. Viele Word-Anwenderinnen und -Anwender weisen diesen Elementen noch immer direkte Formatierungen zu. So benutzen Sie für den Haupttitel vielleicht eine Schriftgrösse von 24 und fett, für Zwischentitel womöglich Grösse 16 und fett sowie kursiv, für Zitatabsätze eine spezielle Einrückung und so weiter.

Das Problem: Nehmen wir an, Sie entscheiden später, die Zwischentitel nur mit Grösse 14 und nicht mehr kursiv zu gestalten. Wenn Sie die einzelnen Merkmale zuvor manuell zugewiesen haben, müssen Sie durchs ganze Dokument gehen und jeden Zwischentitel manuell umformatieren. Je nach Dokumentlänge und Anzahl der betroffenen Stellen gibt das eine Heidenarbeit. Ausserdem ist das fehleranfällig und man neigt zu uneinheitlicher Gestaltung der Dokumente.

Formatvorlagen sind dazu da, genau dies erheblich zu vereinfachen. Sie weisen damit zum Beispiel Ihren Zwischentiteln nicht etwa «fett, Arial, Grösse 16» zu, sondern sagen Word einfach: «Das ist ein Zwischentitel». Wie diese Zwischentitel aussehen sollen, legen Sie genau einmal in der zugehörigen Formatvorlage fest. Eines Tages sollen diese Zwischentitel anders aussehen. In diesem Fall ändern Sie einfach die Formatvorlage – und schon ist die Änderung an allen Stellen vollzogen.

Auf den Folgeseiten lesen Sie, wie Sie diese nützlichen Gestaltungshilfsmittel verwenden.