Outlook-Kalender- und Aufgaben-Funktionen optimal nutzen

Manche verwenden Microsoft Outlook zwar intensiv fürs Mailen, aber nur halbherzig für die Verwaltung von Terminen und Aufgaben. Dabei ist gerade das die Stärke von Microsofts Büroklassiker. Gleich nachfolgend finden Sie einige Basistipps, die fürs Umsetzen der Hauptthemen in diesem Artikel nützlich sind: Terminplanung (Teil 3) und Aufgabenverwaltung (Teil 4).

Hinweis: Leider unterstützt Outlook für macOS keine Aufgaben. Wenn Sie Aufgaben zuweisen möchten, achten Sie also darauf, dass alle Teammitglieder die Windows-Version von Microsofts Office verwenden.

Ein paar Tipps möchte ich vorausschicken, die nicht gezielt mit Aufgaben oder Kalendern zu tun haben, sondern mit Outlook allgemein. Sie optimieren die Arbeit mit Microsofts Mail und Kalender-Software.

Je nach Outlook-Version befinden sich in der linken Spalte die Favoriten-Symbole ganz unten oder ganz links. Per Klick auf diese öffnen Sie die Outlook-Ordneransicht bzw. die Mail-, Aufgaben- oder Kalenderansicht, Bild 1. Für den Artikel schalte ich via In Kürze verfügbar und Jetzt testen auf die modernere Ansicht um, die diese Symbole ganz an den linken Outlook-Rand verfrachtet.

  Zeigt Ihre Kalenderansicht zwei Monate übereinander an? Das braucht unnötig Platz, den Sie lieber für die freigegebenen Kalender Ihres Teams hätten, Bild 2. Die graue Linie unterhalb der zwei angezeigten Monate lässt sich per Maus schnappen und nach oben ziehen. Schon verschwindet einer der Monate und gibt den Platz frei.

Bloss weil Outlook seine Kalender, Kontakte, Mails, Aufgaben und Notizen in einem Fenster vereint, muss das nicht bedeuten, dass Sie das alles in einem einzigen Fenster bewältigen sollen.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Kalender oder Aufgaben und wählen Sie In neuem Fenster öffnen. Damit behalten Sie zum Beispiel Ihre E-Mails in einem Fenster im Auge, während Sie in einem anderen Ihre Verpflichtungen bearbeiten. Dabei kommt es nicht darauf an, ob der Rechtsklick aufs Favoritensymbol des Kalenders (oder der Aufgaben) erfolgt oder ob Sie Kalender oder Aufgaben in der Ordneransicht verwenden.