E-Mail-Lösungen von A bis Z

Ein Unternehmen ohne E-Mail-Adresse? Das ist heute kaum mehr denkbar. Eher noch würde man auf eine Telefonnummer verzichten. Je grösser ein Unternehmen ist, desto vielfältiger werden die Bedürfnisse. Der PCtipp zeigt mögliche Maillösungen – für Einzelunternehmen bis hin zum grösseren KMU.

Bei kleinen Firmen oder Einzelunternehmen, die keine eigene Homepage haben, kann bereits eine kostenlose E-Mail-Lösung wie Gmail, GMX oder Bluewin eine gute Variante sein. Dort lässt sich etwa ein Mailaccount nach dem Muster Geschäftsname@MeinAnbieter.ch einrichten (zum Beispiel ibisboutique@gmail.com) – schon ist man per Mail erreichbar, und dies erst noch gratis.

Die E-Mails können sowohl via Webmail (über den Internetbrowser) als auch über ein Mailprogramm via Smartphone oder PC versendet und empfangen werden. Achten Sie bei der Einrichtung der Mailprogramme darauf, dass Sie das Postfach mit IMAP abrufen. Dieses Protokoll gewährleistet, dass alle Veränderungen auf dem Server nachvollzogen werden und Sie bei Zugriff mit unterschiedlichen Geräten immer mit denselben Daten arbeiten. Wenn Sie zum Beispiel eine Nachricht am PC löschen, landet sie auf dem Server im Papierkorb. Dort finden Sie die Mail auch wieder, wenn Sie mit dem Handy auf Ihr Mailkonto zugreifen.

Es ist auch möglich, dass mehrere Personen auf denselben Account zugreifen. In diesem Fall ist es aber nicht ganz einfach, den Überblick zu behalten, wer welche Mails bereits gelesen und allenfalls beantwortet hat. Zusätzlich zum Mailversand ist bei den Gratisanbietern meist auch ein Adressbuch enthalten, in dem man bequem Kundendaten (inklusive Postadressen, Telefon etc.) pflegen kann.

Die kostenlosen Mailprovider eignen sich auch für Unternehmen, die ihre Homepage bei einem Gratisanbieter wie Jimdo.com oder Wix.com erstellt haben und über keinen eigenen Domainnamen verfügen.

Wenn Ihr Unternehmen über eine Homepage mit eigener Adresse verfügt (www.IhrUnternehmen.ch), die bei einem professionellen Hosting-Anbieter auf einem Server liegt, kann dieser auch E-Mail-Konten für diese Adresse einrichten (also in der Form Name@IhrUnternehmen.ch).

Auch auf diese E-Mail-Postfächer lässt sich in der Regel via Webmail respektive via Programm (etwa Windows Mail) oder App vom PC und vom Smartphone aus zugreifen. Zudem können mehrere Personen dieselbe E-Mail-Adresse nutzen. Eine solche Lösung ist sehr günstig: Hosting-Provider in der Schweiz bieten diese bereits für weniger als 2 Franken pro Monat an.

Falls in einem Unternehmen Personen mit verschiedenen Rollen arbeiten, sollte für jede Person oder jeden Aufgabenbereich ein eigenes Postfach angelegt werden. Natürlich kann zusätzlich noch eine Hauptmailadresse vorhanden sein (zum Beispiel kontakt@IhrUnternehmen.ch), auf die mehrere Mitarbeitende zugreifen können.

Schauen Sie bereits bei der Wahl des Hosting-Angebots darauf, dass genügend E-Mail-Adressen im Paket inbegriffen sind (viele Hosting- Anbieter lassen Sie beliebig viele erstellen). Mit steigender Komplexität der Rollen und Aufgaben in einem Unternehmen steigen auch die Anforderungen an die Kommunikations- und Organisationslösungen. Nebst E-Mails müssen auch Termine verwaltet und Aufgaben verteilt werden. Oder noch komplexer: Mails werden in Aufgaben umgewandelt und diese Terminen zugeordnet.

Hier reicht eine einfache E-Mail-Lösung nicht mehr aus. Sowohl auf dem Server als auch auf den Computern und Smartphones muss komplexere Software installiert werden. Bei solchen Paketen spricht man von Groupware. Bekannte Lösungen sind etwa Microsoft Exchange (Hosted Exchage) und Lotus Notes von IBM. Auf dem PC oder Notebook wird dabei zum Beispiel Outlook eingesetzt, auf dem Smartphone greifen nebst dem Mailprogramm auch der Kalender und weitere Hilfsprogramme auf die Daten zu.

Bei diesen Lösungen kann detailliert festgelegt werden, wer auf welche Konten Zugriff hat und welche Informationen gesehen, eingetragen oder verändert werden dürfen. Viele Internetprovider bieten Groupware-Lösungen an, und das bereits ab rund 10 Franken pro Monat. Firmen, die mit Office 365 arbeiten, können bei der Miete auf ein Paket mit integrierter Exchange-Lösung setzen.

Je stärker Mailkonten vernetzt sind und je mehr Leute darauf Zugriff haben, desto wichtiger wird die Frage der Sicherheit. Dabei geht es nicht nur darum, Daten vor Angreifern zu schützen, sondern auch vor Fehlmanipulationen durch die eigenen Mitarbeitenden. Das Wichtigste sind deshalb regelmässige Backups sowie Spam-Filter und die Überprüfung des Mailverkehrs auf Viren und andere Schad-Software. Diese Funktionen sind bei den Gratis-E-Mail-Programmen und bei Groupware-Lösungen inklusive. Damit sind die Kommunikationskanäle geschützt. Die Endgeräte müssen aber trotzdem einen separaten Virenschutz haben.

Eine effiziente, sichere und zuverlässige Kommunikation ist für jede Unternehmensgrösse möglich. Die Kosten sind heute recht bescheiden. Deshalb lohnt es sich, den Mailverkehr rechtzeitig zu professionalisieren, denn ein nachträgliches Zügeln von Mails, Terminen etc. ist aufwendig.