Die Migration läuft auf Hochtouren: Die Swisscom stellt derzeit die herkömmliche Festnetztelefonie auf besagtes Internetprotokoll um. Die Telefonie via IP-Technik nennt sich VoIP (steht für «Voice over IP») und soll im Vergleich zur analogen Telefonie deutlich mehr Komfort bieten, aber auch günstiger sein. Die direkte und nicht unwichtige Folge für Unternehmen: Alle Analog- und ISDN-Anschlüsse werden mit der Umstellung auf IP-Telefonie ab Anfang 2018 schrittweise abgestellt. Sie werden also offline sein. Das hört sich nach einer radikalen Änderung an, soll aber laut Swisscom in der Praxis schnell vollzogen sein und vor allem eine starke Vereinfachung nach sich ziehen.

Denn damit laufen die Kernservices wie TV, Internet und auch die Festnetztelefonie durch ein und dasselbe Netz. Der PCtipp gibt für Unternehmen konkrete Ratschläge zur Umstellung. Diese lesen Sie im nachfolgenden Frage-und-Antwort-Katalog. So viel vorweg: Bezüglich Kosten lohnt sich die Umstellung. Laut Susanne Felice-Tanner, Mediensprecherin vom Provider Green.ch, zeichne sich VoIP durch sehr günstige Tarife aus. Im Vergleich zu einem ISDN-Anschluss, der Fr. 43.– pro Monat koste, liege zum Beispiel die IP-basierte Lösung «green TalkPlus» bei Fr. 9.90 monatlich. Dennoch: Wo Licht ist, gibts auch Schatten. Probleme können etwa bei bestehender inkompatibler Hardware auftauchen.

Wichtigste Grundvoraussetzung für VoIP ist ein funktionierender Internetanschluss. Das Telefon wird direkt an einen Router mit integriertem DSL- oder Kabelmodem angeschlossen, der deshalb immer eingeschaltet bleiben muss. Eine weitere Anschlussmöglichkeit: Sind der Router und das Schnurlostelefon DECT-fähig, kann das Telefon auch kabellos mit dem Router gekoppelt werden. Ein Minuspunkt der IP-Telefonie: Kommt es zur Unterbrechung der Stromversorgung im Unternehmen, ist auch das Telefon respektive die Telefonanlage nicht mehr funktionsfähig. Abhilfe schafft ein Notstromaggregat. Zudem biete sich die Möglichkeit, per Weiterleitung an eine alternative Nummer (zum Beispiel Handy), den Ausfall zu überbrücken, so Felice-Tanner von Green.ch.

Da der klassische Telefonanschluss nicht mehr benötigt wird, fallen die monatlichen Anschlussgebühren von 25 Franken für einen analogen respektive 43 Franken für einen ISDN-Anschluss weg. Was bleibt, sind die Gesprächskosten. Denn auch VoIP-Telefonate werden verrechnet. Die Tarife erfahren Sie von Ihrem Provider. Einen Überblick über wichtige Schweizer VoIP-Anbieter finden Sie in der Tabelle unten. Die Gesprächstarife reduzieren kann man auch bei der IP-Telefonie mit Pauschalangeboten, die zum Beispiel kostenloses schweizweites Telefonieren umfassen. Ein weiterer Vorteil betrifft die Sprachqualität, sofern beide Seiten über HD-Voice-fähige Endgeräte verfügen und der Provider den entsprechenden Dienst anbietet. Mit HD Voice steigt die Gesprächsqualität signifikant an.

Sicher betroffen sind der Analog- respektive ISDN-Anschluss. Für beide kommt ab Anfang 2018 schrittweise das definitive Aus. Anders sieht es bei den Endgeräten aus: Sind bei Ihrem analogen Telefon auf dem Tastenfeld die Symbole Stern (*) und Kreuz (#) vorhanden, besteht eine sehr hohe Wahrscheinlichkeit, dass das Telefon auch nach der Umstellung funktionieren wird. Denn solche Telefone lassen sich direkt an den Router anschliessen. Deutlich komplizierter kann es bei Spezialgeräten wie zum Beispiel einem Lifttelefon oder einer Alarmanlage sein. Diese Endgeräte funktionieren oft per Analogtechnologie, die der Gerätehersteller immerhin nach- oder umrüsten kann. Sofern dies getan wird, sollten auch diese Spezialgeräte wieder funktionstüchtig sein. Wichtig ist allerdings, die Umrüstung und deren Kosten im Vorfeld beim Hersteller der betroffenen Anlage anzufragen.

Meist sind die Telefonanlagen in Unternehmen bereits lange in Betrieb. Damit steigt das Risiko, dass die Anlage nicht SIP-fähig ist (steht für Session Initiation Protocol). Dieses Protokoll ist aber zwingend, um die Anlage direkt mit dem Router zu koppeln. Abhilfe schafft hier der Einsatz eines sogenannten SmartNode, eines Zwischenadapters, der die Signale SIP-konform aufbereitet. Dieser wird zwischen Router und nicht SIP-fähige Geräte (also die alte Telefonanlage) gehängt. Am Router müssen allerdings noch entsprechende Zuweisungen eingestellt werden. Hier bieten gut aufgestellte IP-Provider ihren Installationsservice beim Wechsel an. Mehr dazu lesen Sie im letzten Abschnitt auf dieser Seite.

Eine gut funktionierende Telefonanlage ist eine Schlüsselkomponente in der Infrastruktur und auch für den Erfolg des Unternehmens verantwortlich. Intern sorgt sie für kurze Wege, extern ist sie das wichtigste Sprachrohr zum Kunden. Steht der Wechsel zur IP-Telefonie an, kann auch der gleichzeitige Wechsel zu einer virtuellen Telefonanlage aus der Cloud in Betracht gezogen werden. Technisch korrekt nennt man solche Anlagen virtual Private Branch Exchange (vPBX). Ein grosser Vorteil ist dabei der Funktionsumfang: Zu den wichtigsten von über 160 bereitgestellten Funktionen gehören Telefonkonferenzen, Integration von Fax, Anrufe halten, Rückfragen, Makeln, Anrufe übernehmen, Wahlwiederholung, anklopfen, individuelle Wartemusik, Anruflisten etc.

Weitere Pluspunkte sind die hohe Skalierbarkeit und Flexibilität. Mit der Cloud-Telefonanlage lassen sich monatlich neue Nebenstellen hinzubuchen oder abbestellen. Somit zahlen Sie nur für die Leistungen, die Sie auch wirklich brauchen. Verfügt Ihre Firma über mehrere regionale Standorte und arbeiten Mitarbeiter im Aussendienst oder im Home Office, lassen sich die Standorte und Mitarbeiter an dieselbe Telefonanlage anbinden. Ein ganz besonderes Zückerli: Im internen (ortsunabhängigen) Firmennetz telefonieren Mitarbeiter untereinander kostenlos. Und: Bei einer Cloud-Telefonanlage entfallen nicht nur die teuren Investitionskosten in eine neue Anlage, sondern auch typische Betriebskosten wie Strom oder die Wartung, da der Provider die virtuelle Telefonanlage bei sich hostet.

Unternehmen sollten ab sofort die Planung für die Umstellung auf IP-Telefonie mit Hochdruck in die Hand nehmen. Im ersten Schritt muss eine Inventur aller Geräte durchgeführt werden, die über den bisherigen Telefonanschluss kommunizieren. Dazu gehören nicht nur Telefonanlagen, sondern auch Frankiermaschinen, Bezahlsysteme, Fax, Alarmanalagen sowie Liftsysteme. Auch die relevanten Angaben für den bestehenden Internetanschluss und Telefondienst sollten vorliegen. Mit diesen Informationen können Unternehmen den IP-Provider kontaktieren. Dieser analysiert und erarbeitet gemeinsam mit dem Kunden einen Ablaufplan für die Umstellung. «Gerade wenn die Zeit drängt, muss schnell und professionell gehandelt werden», so Susanne Felice-Tanner gegenüber PCtipp.