Mensch und Technik: So gelingt der Einsatz von IT im Projektmanagement

Mit den Kollegen etwas aufbauen. Neues schaffen. Ein Ziel erreichen, das noch niemand zuvor erreicht hat. Projekte können inspirieren und machen Spass. Es ist die Arbeit abseits der Routine. Doch sie erfordert ein gutes Management. Die Komplexität von Projekten steigt, die Zeiten für die Umsetzung werden kürzer und die Anforderungen an die Projektmitarbeiter steigen. Das kann zu Fehlern führen. Die grösste Stolperfalle (51 %), die ein Projekt zum Straucheln bringen kann, sind häufige Veränderungen am laufenden Projekt. Dies konstatieren die Marktforscher von Techconsult in ihrer Studie «Projektmanagement 4.0. Mit digitalen Werkzeugen künftige Herausforderungen meistern».

Weitere Hürden seien rasch veraltete Projektpläne (42 %), Missverständnisse zwischen den Kollegen (34 %) oder Störungen, die zu spät erkannt werden (28 %). Damit möglichst nichts schiefgeht, setzen Projektmanager auf Programme. Diese heissen Taiga, Freedcamp oder schlicht Project: Sie locken mit dem Versprechen, alles im Überblick zu behalten. Sie sind die Werkzeuge für Projektteams, um den Job zu erledigen. Für manche sind sie gar Versicherungen, um Projekte vor dem Scheitern zu bewahren.

Der Einsatz von Software für die Planung scheint wichtiger denn je. Umfassende kollaborative Lösungen, die auf Teamkommunikation, Aufgabenverwaltung und gemeinsames Dokumentenmanagement setzen, könnten Projektverantwortliche unterstützen, den Anteil an Projekten mit Problemen zu minimieren. «Digitale Werkzeuge können unterstützen», sagt Peter Ottiger, Country Manager Schweiz, vom Software-Anbieter Inloox.

Ein Programm könne gewissermassen der Ariadnefaden durch das Projektlabyrinth sein und helfen, die Arbeit zu erleichtern. Beispielsweise, indem alle Beteiligten über den gleichen Informationsstand verfügen, etwa in Bereichen Aufgabenverwaltung, Vorplanung oder Zeiterfassung. «Es geht letztlich darum, dass nichts ausser Acht gelassen wird und man schneller ans Ziel gelangt. Hierbei ist das gewählte Tool ein Hilfsmittel, das die Leute bei der Stange hält», fasst Ottiger zusammen. Leistungsfähige Programme einzukaufen, führt allerdings nicht immer zum Erfolg.

Software könne bei der Abwicklung von Projekten helfen, mehr aber auch nicht. Projektleiter müssten zuvor messbare Ziele definieren, rät beispielsweise Josef Gubelmann, Bereichsleiter Projekt-, Programm- und Portfoliomanagement beim IT-Beratungsunternehmen AWK. «Grossprojekte wie die Elbphilharmonie und der Gotthard-Basistunnel beispielsweise kann man nicht auf Basis eines Projektmanagement-Tools realisieren. Der Gotthard-Basistunnel wurde dank eines strikten Projektmanagements zum Erfolg geführt. Der Bau der Elbphilharmonie hingegen litt unter einem katastrophalen Projektmanagement. Wenigstens verfügte die Projektgruppe über ein hervorragendes Marketing, die den Ergebniserfolg – das neue Wahrzeichen der Stadt Hamburg – sicherstellen konnte.»

Dem pflichtet Martin Bialas bei, Senior Consultant beim Beratungshaus Diventis und Dozent beim Schulungsanbieter Digicomp. Ein Tool werde niemals ein Problem beim Projektmanagement lösen. «Es kann helfen, die angedachten Wege zu unterstützen, indem es den operativen Aufwand des Einsatzes reduziert, die Visualisierung unterstützt, bestehende Komplexität aufzeigt oder auch grosse Datenmengen konsolidiert», sagt Bialas.

Welche spezifischen Tools zum Einsatz kommen, spielten eine eher untergeordnete Rolle für den Erfolg eines Projekts. Leider werde genau auf diese Themen in den Unternehmen fokussiert. Er warnt daher vor blindem Technikglauben. «Hierbei kann es sich auch um einen Hilfeschrei handeln: Wenn wir das Projektziel nicht auf eine bestimmte Weise erreichen, hilft vielleicht ein Tool.» Dies sei ein einfacherer Weg, statt sich einzugestehen, dass etwas nicht läuft.