Hard- & Software
16.10.2017, 10:30 Uhr
Avaloq: edorasware beschleunigt Mitarbeiter-Onboarding
Avaloq setzt im Onboarding-Prozess von Mitarbeitern neu auf die Zürcher edorasware. Damit sind neue Kollegen nun merklich schneller bereit für den neuen Job.
Manuel Hess von Avaloq hat Excel durch eine professionelle BPM-Lösung ersetzt © Avaloq
Die Avaloq Gruppe, Spezialist für Software und Services für die Finanzbranche, beschäftigt über 2000 Angestellte an 22 Standorten. Jedes Jahr heisst das Unternehmen dutzende neuer Mitarbeiter willkommen. In der Vergangenheit arbeitete Avaloq in der Schweiz während des Eintrittsprozesses hauptsächlich mit Excel und E-Mail. In den Excel-Dateien wurde festgehalten, wer den neuen Mitarbeiter am ersten Arbeitstag begrüsst, von wem er welchen Schlüssel für den Zugang zum Bürogebäude erhält, welche Rechte ihm für die IT-Systemen zugewiesen werden und wer das Willkommenspaket auf sein Pult legt. Auf Basis dieser Excel-Datei wurden die Aufgaben an diverse Abteilungen per E-Mail verteilt, beispielsweise HR, die IT-Abteilung und das Facility-Management.
Aus der Arbeit mit der Excel/E-Mail-Lösung ergaben sich für die HR-Manager bei Avaloq diverse organisatorische Herausforderungen:
- Sie mussten viel Zeit für die Überprüfung von Dateninhalten aufwenden.
- Implizite Regeln und Vorgaben erschwerten es dem HR-Manager, die Prozesse effektiv und effizient von A bis Z zu bearbeiten.
- Ausnahmefälle mussten vom HR-Manager manuell bearbeitet werden.
- Für die Abwicklung waren dutzende E-Mails notwendig.
- Für die Linienverantwortlichen war es schwer nachvollziehbar, in welchem Stadium sich der Prozess befindet.
Neben den prozessseitigen Ineffizienzen gab es zusätzlich noch technische Herausforderungen: Im Laufe des Eintrittsprozesses müssen diverse Systeme, etwa für die Stammdatenerfassung, für den Gebäudezutritt oder für die Netzwerkzugriffe gefüttert werden. Avaloq wollte die verschiedenen Systeme zentralisiert bewirtschaften, um Datenintegrität sicherzustellen. Damit musste nicht nur die bisherige Excel-Anwendung abgelöst, sondern auch die Integration in unterschiedliche Systeme realisiert werden. Gefordert war zudem eine Anwendung, die den HR-Managern mehr Flexibilität beim Bearbeiten unterschiedlicher Szenarien und Ausnahmenfällen gibt.
