Die Fachhochschule Nordschweiz FHNW vereint neun Hochschulen aus vier Kantonen unter einem Dach. Insgesamt arbeiten, lernen und forschen an den Einrichtungen der FHNW mehr als 13'000 Studierende und über 3000 Mitarbeiter. Entsprechend komplex ist auch die IT-Infrastruktur. Alle Informatik-Mittel werden zentral verwaltet. Seit 2014 wird jede Hardware und jede Software im Wert von mehr als 500 Franken mit einer Management-Lösung erfasst.

Insbesondere das zentrale Management der Lizenzverträge stellte eine Herausforderung für die FHNW dar. «Allein in einer Hochschule stiessen wir auf 1600 Verträge mit hunderten von Anhängen, die in einer Microsoft-Access-Datenbank gespeichert waren», erinnert sich Markus Künzli, Head Workplace Engineering an der FHNW. «Hier musste ein neues System her. Und zwar ein System, das die Vertragskonditionen und IT-Assets in Abhängigkeit von Forschungsprojekten, Nutzern und Berechtigungen korrekt abbildete. Denn Felder wie ‹Geheimhaltungsstufe› oder ‹Projekt-Typ› finden sich standardgemäss in keinem normalen Management-Tool. Uns war klar, dass wir hier sehr viele Anpassungen vornehmen mussten, damit das System unsere Anforderungen erfüllte.»

Die FHNW entschied, das installierte Asset-Management-Tool «Spider» von brainwaregroup zu modifizieren, um den spezifischen Vorgaben für das IT-Management im Hochschulbetrieb nachzukommen. Doch schon 2018 stand das Team vor einer neuen Entscheidung.

Der Zürcher Anbieter brainwaregroup wurde im Mai 2018 vom US-amerikanischen Marktbegleiter Flexera gekauft. Mit der Übernahme wurde die Produktserie «Spider» in das Portfolio des neuen Mutterhauses integriert. Wie der Hersteller damals ankündigte, sollte der Support noch eine Weile fortgesetzt werden. Dennoch stand die FHNW vor der Frage, ob ein Wechsel auf eine Lösung von Flexera langfristig sinnvoll sei.

Angesichts der hohen Eigenleistung beim Vertragsmanagement hatte die FHNW zunächst Vorbehalte gegen den Wechsel auf das Flexera-Produkt. Um diese Bedenken zu adressieren, lud die FHNW das Flexera-Team zum Pitch ein. «Wer bei uns schon einmal präsentiert hat, der weiss, dass wir nach den obligatorischen fünf Minuten Marketing-Slides in die technischen Details einsteigen wollen», erklärt Künzli. Er und seine Kollegen wurden nicht enttäuscht: «Die Solution Engineers zeigten uns, wie sich bestimmte Aufgaben mit Programmieranpassungen lösen lassen. Als dann der Sales einen Preis anbot, der für beide Seiten stimmte, stand der Entscheid fest», erinnert sich der IT-Manager.

Das FHNW-Team entschied sich zunächst für den Parallelbetrieb von Spider und dem FlexNet Manager von Flexera, um Anpassungen in Ruhe vornehmen und das Risiko von Komplikationen minimieren zu können. In der Planungsphase fiel auch ein Entscheid, der sich später in der Corona-Pandemie auszahlen sollte: Reporting-Agents wurden über die Cloud angebunden, womit die IT-Manager alle Anwendungen und Geräte auch im Home Office weiterhin scannen und managen konnten.

Innerhalb von 14 Wochen wurden 2700 Verträge mit über 1900 Dokumenten in das neue System migriert. Erst als alle Bestandsdaten, Bestellungen und Verträge in FlexNet Manager angekommen waren, wurde das alte System deaktiviert. «Wir konnten sowohl unseren Zeitplan als auch unser Budget einhalten», so Künzli. «Das hat mich überrascht. Denn wir gingen nicht unbedingt schrittweise vor, sondern erledigten viele Aufgaben parallel und arbeiteten an einer Stelle weiter, wenn an einer anderen die Prozesse zu viel Zeit in Anspruch nahmen.»

Von den ursprünglich in «Spider» erfassten 10'100 IT-Assets – 5200 aktive und 4900 inaktive Assets wie zum Beispiel Beamer, Docking-Stations oder Monitore – sind heute noch 9800 vorhanden. Nach 18 Monaten im Praxiseinsatz konnte ausserdem die Anzahl der Verträge von 2700 auf nun 2300 reduziert und rationalisiert werden.

Neu kann das IT-Team zudem gezielt nach installierter Software in den Netzwerken der neun Fachhochschulen suchen. Dabei lassen sich auch Programme identifizieren, die an der IT vorbei – beispielsweise mit der abteilungseigenen Kreditkarte – gekauft wurden (Stichwort: Schatten-IT). Heute haben 132 Personen aktiv Zugriff auf das System mit jeweils unterschiedlichen Benutzerrollen und Rechten, sodass Mitarbeiter nur auf für sie relevante Inhalte zugreifen können. «Das System funktioniert, ist flexibel und zukunftsfähig. Das User-Interface kommt bei den Anwendern gut an und vereinfacht das Arbeiten. Wir bereuen den Umstieg nicht», schliesst Künzli.