Sika migriert 55 Gesellschaften auf SAP S/4HANA

Als am Wochenende vom 18. April 2021 der Bauchemiekonzern Sika mit SAP S/4HANA 1909 erfolgreich live ging, war die Freude ebenso gross wie die Erleichterung. «Mit dem erfolgreichen Wechsel zu S/4HANA hat Sika den nächsten grossen Schritt gemacht! Ausgezeichnete Leistung!», liess der damalige CEO und heutige Verwaltungsrat Paul Schuler das Projektteam und die Mitarbeitenden wissen. Begeistert zeigte sich auch CIO Andreas Kissling: «Wow, was für eine Leistung! Allen Beteiligten gebührt höchste Anerkennung, von der hervorragenden Projektführung, die den strategischen Ansatz lieferte und die Mitarbeitenden auf dieses anspruchsvolle Projekt ausrichtete, bis zu jedem einzelnen Projektmitarbeitenden, der mit grossem Fachwissen und Engagement die Realisierung der Migration ermöglichte.»

Die Begeisterung über das gelungene Go-Live war allein schon durch die gigantische Dimension des Umstellungsprojekts mehr als gerechtfertigt: Gut 60 IT-Fachleute von Sika, unterstützt von über 40 Spezialisten von SAP Services sowie weiteren engagierten Partnern aus dem Hosting oder der Systembetreuung, sorgten für den reibungslosen Wechsel auf S/4HANA, das in einer privaten Cloud betrieben wird. 1'200 lokale Prozess-Verantwortliche aus den verschiedenen Geschäftsbereichen testeten das neue System – insgesamt 17'000 Testfälle spielten sie während mehrerer Wochen durch. «Nach rund eineinhalb Jahren intensiver Projektarbeit haben wir es geschafft, 55 Buchungskreise mit einem totalen Jahresumsatz von CHF 4,1 Mia. während eines Zeitfensters von 46 Stunden auf SAP S/4HANA zu migrieren», veranschaulicht CIO Kissling die Grösse des Migrationsprojekts. Damit war man gar noch einen Monat früher am Ziel als ursprünglich geplant.

Sika hat mit der Umstellung auf S/4HANA nicht bei null begonnen. Bereits in 2007 hatte die Konzernleitung beschlossen, SAP ECC in Europa, Nordamerika und im Automobilgeschäft flächendeckend auszurollen. Die entsprechende Architektur der ERP Systeme basiert auf einem einzigen Mandanten. Gemeinsam mit den Geschäftsbereichen von Sika hat die IT-Organisation standardisierte Geschäftsprozesse definiert und ein Template gebaut. Dieses Template wurde 2009 in den USA und Österreich pilotiert und seither in 55 Gesellschaften implementiert.

Neben dem zentralen ERP-System setzt die Sika auf ein umfassendes Portfolio aus weiteren SAP-Lösungen. Dazu zählen Module wie SAP Concur für das Reise- und Spesenmanagement, SAP VIM (Vendor Invoice Management) für Optimierungen in der Kreditorenbuchhaltung, die cloudbasierte Planungssoftware für das Supply Chain Management SAP IBP, SAP SuccessFactors im Personalwesen oder SAP Global Trade Services und zahlreiche weitere Systeme. Eine wichtige Rolle spielen auch SAP PO (Process Orchestration) und SAP BTP (Business Technology Platform) mit ihren starken Integrations- und Erweiterungsfähigkeiten.

So präsentierte sich die ERP-Landschaft der Sika-Gruppe, als diese aufgrund der grossen Unterschiede zwischen den Ländergesellschaften in Bezug auf ihre Grösse und die Komplexität ihrer Geschäftsprozesse entschied, einen zweistufigen Ansatz zu fahren: SAP S/4HANA für grosse und mittlere Gesellschaften mit komplexen Geschäftsprozessen und hohen Integrationsanforderungen, SAP Business ByDesign für kleinere Gesellschaften.

Entscheidend für den Wechsel auf SAP S/4HANA war der anstehende Rollout-Plan mit rund 50 Einzelprojekten. «Durch einen frühzeitigen Wechsel auf S/4HANA konnten wir einerseits den Scope der betroffenen Gesellschaften einschränken», führt Andreas Kissling aus. «Auf der anderen Seite können wir die Gesellschaften mit anstehenden Rollouts direkt auf die S/4-Plattform migrieren.» Der Vorteil dabei ist, dass sich der Zwischenschritt über SAP ECC vermeiden lässt und die Gesellschaften sofort von den Vorteilen von SAP S/4HANA und dem umfassenden Ökosystem profitieren können.

Dazu kommt, dass die SAP-Plattform samt Umsystemen ein zentraler Pfeiler der Digitalisierungsstrategie von Sika ist. Laut Kissling werden auf dieser Plattform neue Funktionalitäten entwickelt, um die Effizienz der Geschäftsprozesse zu steigern und die Transparenz als Grundlage für optimierte Entscheidungen zu erhöhen. Gerade im Hinblick auf die Digitalisierung der Geschäftsprozesse profitiert Sika in besonderem Mass von den neuen SAP-Cloud-Lösungen. Da Akquisitionen in der Strategie des Unternehmens weiterhin eine wichtige Rolle spielen, ist die Skalierbarkeit dieser Lösungen von grösster Wichtigkeit. Kissling geht davon aus, dass «sich die Anzahl User und die Anzahl Gesellschaften auf der SAP-Plattform noch markant erhöhen» werden.

Die «S/4»-Reise begann bereits 2018 mit dem Wechsel auf die HANA-Datenbank, dem weitere Schritte folgten: die Systeme immer auf dem neusten ECC-Release halten, Satellitensysteme für S/4HANA bereit machen (z.B. Migration von On-Premise-Lösungen in die neuen SAP Cloud Applikationen, Wechsel von SAP APO auf SAP IBP oder von Process Integration SAP PI auf Process Orchestration SAP PO), Code-Analysen starten oder unvermeidbare Systemänderungen (z.B. Einführung von Business-Partner-Struktur) vorantreiben. «Nach all diesen Vorarbeiten haben wir uns dann im November 2019 an die eigentliche Migration auf SAP S/4HANA, Release 1909, gemacht. Abgeschlossen wurde sie mit dem erfolgreichen Go-live im April», resümiert der Sika-CIO.

Für dieses riesige Projekt konnte Andreas Kissling auf ein hochprofessionelles hauseigenes SAP-Team zählen. Klar war aber auch, dass es für die Dimension und technische Komplexität dieses Projekts einen starken Implementierungspartner braucht. Sika entschied sich für SAP Services hauptsächlich aus zwei Gründen: Zum einen konnte Sika bei SAP auf ein erfahrenes S/4HANA-Team bauen, das bereits Projekte vergleichbarer Dimension umgesetzt hat. Zum anderen gingen Kissling und sein Team davon aus, dass die Maturität von SAP S/4HANA in der Version 1909 noch nicht überall dem von Sika geforderten Stand entspricht. «In solchen Fällen ist es entscheidend, direkt und schnell zu den Produkteverantwortlichen bei SAP in Walldorf eskalieren zu können. Das wurde durch SAP als Implementierungspartner stark vereinfacht.»

Für die Migration hat Sika einen «Conversion»-Ansatz gewählt, da ein «Greenfield»-Ansatz einerseits nicht als notwendig angesehen wurde (bestehende Landschaft mit Einmandantensystem und Template), andererseits zu langwierig und angesichts der 55 Gesellschaften auf dem bestehenden System zu risikobehaftet gewesen wäre. Im Rahmen eines Machbarkeitsnachweises wurden über mehrere Iterationen Systemkopien erstellt und auf eine S/4HANA-Umgebung migriert. Mitte 2020 begann die Migration auf ein Entwicklungs- und ein Qualitätssystem, die mit den ERP-Umsystemen verknüpft waren. Diese Landschaft wurde in intensiven Tests auf Herz und Nieren geprüft.

Kissling war beeindruckt, «wie gut die Systeme für diese Tests bereits vorbereitet waren, die rapportierten Fehler hielten sich auf einem relativ tiefen Level. Nichtsdestotrotz gab es auch Defizite gegenüber SAP ECC. Dank enger Zusammenarbeit mit SAP wurden mit dem Produktemanagement Lösungen generiert oder zumindest Workarounds unterstützt.» Die finale, vierstufige Migration der Systemlandschaft startete Ende Januar 2021 mit einem «System Freeze», der rund zwei Monate dauerte. Nach der erfolgreichen Migration auf das Produktiv-System im April folgte eine «Hypercare»-Phase mit erhöhter Unterstützung für das Business und einem intensiven System-Monitoring.

Die technische Unterstützung durch ein erprobtes SAP-Team wertet Kissling als «echtes Plus». Im Projektlenkungsausschuss sass neben Victor Leuenberger, Head of Services und Geschäftsleitungsmitglied der SAP Schweiz auch ein Management-Vertreter aus Walldorf – eine Team-Konstellation, die «Problemlösungen wesentlich beschleunigt» hat. SAP Schweiz habe Sika nicht nur in den operativen Themen tatkräftig unterstützt, sondern auch «eine wichtige Brückenfunktion in die SAP-Organisation hinein» wahrgenommen.

Als besondere Herausforderung erwiesen sich die pandemiebedingten Lockdowns. «Glücklicherweise konnten sich die Teams zu Beginn des Projekts noch physisch treffen und das Projekt richtig aufgleisen. Das hat die Teams von Sika und SAP zusammengeschweisst», ist Victor Leuenberger überzeugt. «Die gegenseitige Vertrauensbasis, die sich dabei entwickeln konnte, war äusserst wichtig, als wir wegen Corona auf einen komplett virtuellen Projektsetup wechseln mussten. Trotz dieser Limitierung konnten wir dieses doch sehr komplexe Projekt effizient und erfolgreich umsetzen. Das hat mich besonders beeindruckt, verlangte aber auch sehr viel Flexibilität von allen Beteiligten.»

Der grosse Sprung nach vorne ist gelungen. Nun liegt der Fokus auf einer zügigen Umsetzung der Rollout Roadmap. Innerhalb der nächsten drei Jahre werden rund 50 Rollouts oder Integrationsprojekte von akquirierten Gesellschaften umgesetzt. Damit wird Sika erstmals über eine globale ERP-Plattform auf der Basis eines Konzern-Templates verfügen. «Dies allein bringt schon Effizienzgewinne – z.B. bei automatisierten Intercompany-Transaktionen – und eine deutlich höhere Transparenz für die Unternehmungsführung», sagt Andreas Kissling. Daneben werden kontinuierlich Funktionalitäten, die noch im Kompatibilitätsmodus betrieben werden, durch Standards von S/4 ersetzt. «So nahe wie möglich am SAP-Standard zu bleiben», ist das erklärte Ziel von Kissling.

Grosses Potenzial sieht Sika auch in der Digitalisierung der Produktionsprozesse mit Hilfe der Digital Manufacturing Cloud (DMC) von SAP, um einerseits die Produktionskosten zu senken, andererseits aber auch die Transparenz und Qualität in den Werken zu erhöhen. Auf der Roadmap stehen zudem SAP Ariba und SAP Transportation Management TM. Ziel ist, die Versorgungskette durchgängig durch SAP-Lösungen zu unterstützen. «So können wir von einer optimalen Integration der verschiedenen Lösungen profitieren», beschreibet Kissling den Kardinalvorteil dieses Ansatzes.

Die Lektionen, um auch mit diesen nächsten (Gross-)Projekten Begeisterung auszulösen, hat Andreas Kissling bei der Migration von SAP ECC auf SAP S/4HANA verinnerlicht. Die wichtigsten: Die richtige Positionierung des Projektes und Fokussierung darauf; die Selektion eines starken Partners, der nicht nur die systemtechnischen Skills mitbringt, sondern auch über prozessorientierte Spezialisten verfügt; eine äusserst starke, erfahrene Projektleitung; und das Projekt zu nutzen und Eigenentwicklungen aus den eigenen Systemen auszubauen, um sich dem SAP-Standard anzunähern.