Wie IT-Entscheider zu Wegbereitern nachhaltiger Mitarbeitermobilität werden

Aufgrund politischer Klimaschutzziele, aber auch mit steigender Erwartungshaltung der Belegschaft müssen Unternehmen mehr denn je über Nachhaltigkeitsprogramme nachdenken. Ganz besonders, wenn es um Geschäftsreisen geht. IT-Entscheider nehmen bei der Nachhaltigkeitstransformation von Unternehmen eine entscheidende Rolle ein, in der sie weitaus mehr als Tools und Technologien berücksichtigen müssen.

Die Vereinten Nationen haben ihre Nachhaltigkeitsambitionen und den Einsatz gegen den Klimawandel ganz oben auf die Tagesordnung gesetzt. Mit hohen Emissionen und Passagieraufkommen wird im Zuge dessen immer wieder der Einfluss der Reisebranche thematisiert. Der Blick auf Unternehmen und deren Geschäftsreiseaktivitäten ist hier meist nicht fern. Immerhin können diese, je nach Branche und Geschäftsmodell, für einen nicht unerheblichen Anteil der Emissionen eines Unternehmens verantwortlich sein. Dazu kommt: Auch Geschäftsreisende in Europa (77 %) wollen bevorzugt für Unternehmen arbeiten, die nachhaltige Unternehmensrichtlinien haben.¹ Und so verwundert es nicht, dass Unternehmen bei der Art und Weise, wie sie über soziale Verantwortung nachdenken und wie sie ihre Geschäftsreiseprogramme gestalten, neue Wege einschlagen.

Aktuelle Untersuchungen von SAP Concur haben jedoch ergeben, dass die meisten Unternehmen in Europa zwar nachhaltiger werden wollen (99 %), viele aber nicht wissen, wie sie ihre Nachhaltigkeitsambitionen in die Tat umsetzen sollen (44 %).² Oft unterschätzt in diesem Zusammenhang: die Bedeutung der unternehmensinternen IT. Das gilt sowohl im Hinblick auf die technische Infrastruktur als auch auf das Wissen der Mitarbeitenden im Umgang mit digitalen Lösungen für das Reise- und Nachhaltigkeitsmanagement. An dieser Stelle sind IT-Entscheider gefragt, die mithilfe der richtigen Tools zu Wegbereitern für mehr Nachhaltigkeit in Unternehmen werden können.

Wenn Unternehmen die Verminderung ihres CO2-Fussabdrucks zum Ziel erklären, bleibt häufig ausser Acht, dass nur das optimiert werden kann, was auch messbar ist. Durch den sinnvollen Einsatz von geeigneten IT-Lösungen können Unternehmen Emissionen erfassen und transparent ausweisen. Auf Basis der gesammelten Daten können Unternehmen ihren Mitarbeitenden leicht Vergleichsmöglichkeiten anzeigen und ihnen so helfen, informierte und verantwortungsvolle Entscheidungen zu treffen. Dazu gehört auch die Hervorhebung von besonders nachhaltigen Reise- und Unterkunftsoptionen oder die Förderung nachhaltiger Reiseentscheidungen durch Incentivierung – zum Beispiel bei der Buchung einer treibstoffsparenden Flugverbindung oder eines nachhaltigen Hotels.

In einer Umfrage von SAP Concur geben 36 % der Travel Manager in Europa an, nicht über professionelle Instrumente zu verfügen, um die Umweltauswirkungen von Geschäftsreisen sichtbar zu machen.³ Während die CO2-Messung im Geschäftsreisemanagement für viele Unternehmen schon der zweite Schritt ist, mangelt es bei über der Hälfte der befragten Unternehmen noch an der Basis: 54 % verfügen bisher nicht über eine Software für das Reise- und Spesenmanagement.⁴ Dabei könnte diese bereits wertvolle Daten zu Häufigkeit und Art von Geschäftsreisen im Unternehmen liefern. Die Akzeptanz solcher Tools hat in den letzten Jahren eine deutliche Wende erlebt. So ist der Anteil der Befragten in Europa, die den Einsatz von Instrumenten zur Prozessoptimierung befürworten seit 2020 drastisch gestiegen, und zwar von 42 % auf 63 % im Jahr 2022.⁵

IT-Entscheider können am besten beurteilen, wie sich die benötigten Tools in bestehende ERP-Systeme für das HR- und Finanzmanagement integrieren lassen und welche Anforderungen sie für den Bedarf ihres Unternehmens erfüllen müssen. Mit vier klar definierten Schritten bei der Optimierung von Geschäftsreiseaktivitäten kann die grüne Transformation in Unternehmen beginnen. Die Rolle der IT ist dabei während des gesamten Prozesses entscheidend – von der Auswahl und Verwaltung geeigneter Tools, über die Beratung einzelner Abteilungen zu deren Einsatz bis hin zur Schulung von Mitarbeitenden im Umgang mit neuen digitalen Lösungen.

1. Planung – Mitarbeitende möchten das Richtige tun, wenn sie geschäftlich reisen. Bei den vielen Variablen, die zu berücksichtigen sind, und den diversen Entscheidungen über Zeitplan, Kosten und Nachhaltigkeit, brauchen sie allerdings Hilfestellungen, um die nachhaltigste Reiseoption auswählen zu können. Bereits im Planungsprozess unterstützen SAP-Concur-Lösungen Geschäftsreisende, indem sie ihnen rechtzeitig eine transparente Übersicht umweltfreundlicher Massnahmen zur Verfügung stellen. Klare Auswahlmöglichkeiten und einfache Tipps helfen zudem dabei, langfristige Verhaltensänderungen zu bewirken und so Emissionen zu reduzieren. IT-Verantwortliche sollten dabei auf Tools setzen, die bereits im Planungsprozess virtuelle Hinweise nutzen, um verantwortungsvolle Entscheidungen zu fördern.

2. Buchung – Die Unterstützung durch den Arbeitgeber setzt sich idealerweise im Buchungsprozess fort, indem umweltfreundliche Transport- und Unterkunftsoptionen im Buchungstool hervorgehoben werden. Da Concur Travel beispielsweise die zu erwartenden CO2-Emissionen einer Reise sofort anzeigt, können Mitarbeitende Verkehrsmittel viel sorgfältiger auswählen. Die Filteroption „Emissionen“ sorgt zudem dafür, dass Reisende schnell und unkompliziert eine umweltfreundlichere Alternative finden können. Wenn IT-Verantwortliche die entsprechenden Lösungen implementieren, müssen sich Mitarbeitende keine Sorgen machen, ob eventuell höhere Kosten für nachhaltigere Reiseoptionen von ihrem Arbeitgeber akzeptiert werden. Reiserichtlinien, wie etwa die bevorzugte Buchung von Bahn- statt Flugreisen, können dann ganz einfach in den SAP-Concur-Lösungen hinterlegt werden.

3. Travel & Spend – Der Einsatz digitaler Tools fördert nicht nur ein nachhaltiges Reise- und Spesenmanagement, er ist auch ein wichtiger Faktor für die Mitarbeiterzufriedenheit – vor allem, wenn es um Reisekostenabrechnung und Kostenerstattung geht. Während automatisch eingespielte Tipps und Tricks die Geschäftsreisenden bereits unterwegs dazu befähigen, beispielsweise bei der Wahl eines Restaurants oder Transportmittels vor Ort nachhaltige Entscheidungen zu treffen, bieten sie nach der Reise Unterstützung bei der Kostenabrechnung. Mithilfe der SAP Concur mobile App können Mitarbeitende Belege und Quittungen jederzeit abfotografieren und direkt ihrer Reisekostenabrechnung hinzufügen. Dank der offenen SAP-Concur-Plattform fliessen Daten von Reiseanbietern, Online-Reisebüros und Kreditkartenunternehmen automatisch in die Abrechnungslösung Concur Expense. Das spart Papier und Bearbeitungszeit.

4. Analyse – Erfahrungen bei digitalen Transformationsprozessen zeigen, dass nicht alle Änderungen gleichzeitig eingeführt werden müssen. Stattdessen kann die Integration von einzelnen Lösungen als Etappenziel angesehen werden. IT-Entscheider sollten jedoch von Anfang an bedenken, dass umweltfreundliche Optimierungen am Geschäftsreiseprogramm nur vorgenommen werden können, wenn die Umweltauswirkungen der Geschäftsreisen eines Unternehmens gemessen und dokumentiert werden. Mit Concur Reporting-Lösungen können Unternehmen Reisedaten übersichtlich analysieren und CO2-Daten, z. B. für Flugreisen, prüfen. Diese Analysen können genutzt werden, um angefallene Emissionen zu kompensieren und um weitere Massnahmen zur Verbesserung der unternehmenseigenen CO2-Bilanz abzuleiten.

Die Umfragewerte der letzten Jahre zeigen, dass es bei den Bestrebungen von Unternehmen zur Verringerung ihres CO2-Fussabdrucks nicht etwa an Aufmerksamkeit für das Thema Nachhaltigkeit, sondern vielmehr an Wissen zu geeigneten Massnahmen fehlt. 33 % der von SAP Concur befragten Travel Manager in Europa geben sogar an, dass fehlendes Wissen und Training zu Nachhaltigkeitsthemen aktuell zu den Hauptbarrieren nachhaltiger Geschäftsreiseprogramme zählen.⁶ Neben der Aufklärung zu nachhaltigen Geschäftsreisen bedarf es auch regelmässiger Technik-Trainings, denn der Umgang mit IT will gelernt sein. IT-Verantwortlichen kommt hierbei die Aufgabe zu, Mitarbeitende im Umgang mit digitalen Lösungen für das Reisemanagement zu schulen. Sie müssen lernen, wie sie bei der Planung einer Reise oder der Suche nach Transportmitteln und Unterkünften umweltfreundlichere Optionen finden und als solche schnell und einfach identifizieren können.

Um dieser Rolle gerecht werden zu können, müssen auch IT-Verantwortliche sich kontinuierlich weiterbilden. Einmal eingeführt, gilt es, zu Updates und neuen Funktionen der digitalen Lösungen auf dem Laufenden zu bleiben und sie optimal auf die Bedürfnisse und Ziele des Unternehmens abzustimmen. Es müssen Änderungen der Reiserichtlinien eingepflegt sowie deren einwandfreie Funktion und Integration in bestehende Systeme sichergestellt werden. Um stets up to date zu sein, sollten IT-Verantwortliche auch auf Beratungs- und Schulungsangebote ihrer Lösungsanbieter zurückgreifen. So werden sie zum kompetenten Ansprechpartner für alle Nutzerbelange.

Die Ausstattung von Mitarbeitenden im Bereich Geschäftsreisen mit Instrumenten und Know-how ist ein wesentlicher Faktor für eine nachhaltigere Entscheidungsfindung. Richtig genutzt, machen IT-Lösungen den CO2-Fussabdruck eines Unternehmens nicht nur messbar, sondern befähigen das Unternehmen auch, Nachhaltigkeitsziele durch aktive Steuerung schneller zu erreichen. IT-Verantwortlichen kommt hierbei eine wichtige Rolle zu. Sie wählen geeignete Tools für ihr Unternehmen aus und integrieren neue Lösungen in bestehende Systeme. Ausserdem wird ihnen die herausfordernde Aufgabe zu Teil, die neuen Tools auf individuelle Ziele und Bedürfnisse zuzuschneiden, sie im laufenden Betrieb zu managen und nicht zuletzt Mitarbeitende im Umgang mit den Anwendungen zu schulen.

Bisher haben nur 36 % der Unternehmen einen klaren Nachhaltigkeitsverantwortlichen und nur 10 % ein eigenes Nachhaltigkeitsteam. IT-Verantwortliche müssen daher oftmals Eigeninitiative zeigen und sich etwa mit der HR- und Finanzabteilung für erfolgreiche Nachhaltigkeitsstrategien zusammenschliessen. Überraschenderweise stehen bei der nachhaltigen Gestaltung von Geschäftsreiseprogrammen nicht selten die unternehmenseigenen Führungskräfte im Weg (29 %). Die Zustimmung der Führungsebene ist laut der Hälfte der Travel Manager (51 %) aber gerade aufgrund ihrer Vorbildfunktion bei nachhaltigem Geschäftsreiseverhalten nicht zu unterschätzen. Wollen IT-Verantwortliche nicht nur einen Weg bereiten, sondern auch weit kommen, liegt es an ihnen die Bedeutung ihrer Arbeit sichtbar zu machen und Mitstreiter für mehr Nachhaltigkeit im Unternehmen zu gewinnen.

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¹SAP Concur Sustainability Survey, 2020
²⁾³⁾⁴⁾⁵⁾⁶⁾SAPConcur Sustainability Survey, 2022