Ausgangslage
Jeder kennt die roten Autos. Ob gross oder klein, sportlich oder praktisch: Bei Mobility steht eine Flotte von 3’120 Fahrzeugen bereit, um flexibel und stressfrei zu reisen. Ein einziges Mobility-Auto ersetzt in der Regel elf privat betriebene Fahrzeuge, die im Durchschnitt nur etwa eine Stunde pro Tag genutzt werden. Das Carsharing-Unternehmen handelt ganz im Zeichen der Nachhaltigkeit. Bis 2030 soll die komplette Flotte auf E-Fahrzeuge umgestellt werden.

Grosse Datenmengen
Noch weitaus grösser als die Flotte ist der treue Kundenstamm. Die Mobility-Genossenschaft zählt rund 270’000 Kundinnen und Kunden. «Entsprechend gross ist die Datenmenge bei Mobility», sagt Siegfried Wanner, CFO des Unternehmens. «Pro Jahr kommen durchschnittlich 10 Millionen Buchungen und circa 600’000 Buchhaltungsposten allein durch Rechnungen und Mahnungen zusammen. Nicht jedes Finanztool kann das bewältigen.» Diese Erfahrung machte Mobility mit dem Vorgängersystem.

Mehraufwand fürs Audit
Die mangelnde Performance des Vorgängersystems – einer Standardfinanzsoftware – führte angesichts der steigenden Datenmengen zu Prozessunterbrechungen im Kreditorenworkflow und zu potenziell inkorrekten Daten. Diese mussten manuell überprüft werden – ein Vorgang, der mehrere Tage beanspruchte. «Bei jedem Audit mussten wir befürchten, dass die Revisionsstelle den Jahresabschluss gar nicht oder nur mit Vorbehalt genehmigen würde», sagt Wanner. «Mit so einem Abschluss geht niemand gerne in die Delegiertenversammlung.»

Zielsetzung
Mobility benötigte eine praxis- und alltagstaugliche Unterstützung für die Finanzbuchhaltung, die auch den wachsenden Ansprüchen an das Reporting seitens des Verwaltungsrats und der Geschäftsführung standhält. Die Funktionalität der bisherigen Lösung stiess besonders beim Umsatzreporting an ihre Grenzen. Eine mangelnde Verfügbarkeit valider Daten war die Folge. Das neue Finanz- und Analysetool musste in der Lage sein, grosse Datenmengen einerseits zu bewältigen und andererseits gewinnbringend auszuwerten.

Digitale Kompetenz
Im Bereich cloudbasierte Dienste war Mobility schon länger innovativ unterwegs. Kundinnen und Kunden wählen ihren Standort und Fahrmodus (stationsbasiert, Freefloating, One-Way) ganz einfach per App und öffnen beziehungsweise schliessen die Fahrzeuge mit ihrer Mitglieder-Keycard. Weitere digitale Trends wie Blockchain und künstliche Intelligenz hat das Unternehmen derzeit genauer im Blick. «Wenn man sich nicht mit den Themen beschäftigt», sagt Siegfried Wanner, «dann wird man nicht die nötige Erfahrung sammeln, um irgendwann die digitale Kompetenz zu erreichen, die es nun einmal braucht.»

Mehr Funktionalität
CFO Siegfried Wanner ist überzeugt: «Das Zusammenspiel von Funktionen und Prozessen wird in Zukunft noch viel mehr gefordert. Die Digitalisierung durchdringt alle Abteilungen.» Damit alle Geschäftsbereiche mit schnellen und vor allem verlässlichen Finanzdaten arbeiten können, muss die Finanzbuchhaltung mehr Funktionalitäten bieten. Drilldowns von Einzelposten, detaillierte Analysen, dynamischere und flexiblere Reports für alle Unternehmensbereiche sind gefordert.

 
Anstelle der ehemaligen Finanzlösung setzt Mobility seit 2017 auf das ERP-System SAP S / 4HANA. Dessen Finanzmodule ermöglichen ein agiles Reporting, das wiederum Analysen in Echtzeit erlaubt und sich den branchenspezifischen Geschäftsprozessen anpasst. Alle Daten stehen jederzeit für alle Unternehmensbereiche zur Verfügung. Doch das innovative Carsharing-Unternehmen will noch weitergehen. «Wir streben eine schrittweise Modernisierung und Digitalisierung an», erklärt Wanner. «Modul für Modul, Transaktion für Transaktion.» Dabei steht dem Mobility-Team der SAP-Partner Swisscom jederzeit unterstützend zur Seite. «Swisscom hat massgeblich zum Erfolg unserer IT-Projekte beigetragen.»

Schritt für Schritt
Nach der erfolgreichen Implementierung der ERPSoftware folgten zwei weitere Digitalisierungsschritte. Mit SAP RE-FX (Flexible Real Estate Management) wurde die finanzielle Verwaltung der rund 1’600 Parkplätze komplett digitalisiert, hinzu kam der Kreditorenworkflow und Ende 2021 ging zudem die Erweiterung SAP Analytics Cloud (SAP SAC) live. Dank der Cloud-Lösung spart Mobility nicht nur personelle Ressourcen für die Maintenance, sondern auch für die Release-Einspielungen. Denn jedes Quartal werden die neuen Releases automatisch ausgespielt und SAP SAC auf die aktuellste Version gebracht. Mobility hat damit intelligente Reporting-, Analyse- und Planungslösungen zur Hand, die fundierte Entscheidungen für alle Unternehmensbereiche ermöglichen. Das Highlight: User können selbstständig und vollständig unabhängig von der IT, Tabellen, Grafiken und Auswertungen anlegen.

Nutzen
Mit der Einführung von SAP S / 4HANA gewann Mobility die Sicherheit, mit auditierbaren Kreditoren-, Debitoren-, Anlage- und Hauptbuchdaten zu arbeiten. Und nicht nur die Stunden und Tage an Überprüfungsarbeit fielen weg, das System spart auch im Workflow der Finanz- und Anlagenbuchhaltung jede Menge Zeit ein. Siegfried Wanner nennt ein Beispiel: «Für einen Abschreibungslauf unserer über 3’000 Fahrzeuge benötigten wir monatlich circa vier Stunden. Jetzt geht das in einer Minute mit wenigen Klicks.» Bei der täglich wachsenden Datenmenge sei neben der Geschwindigkeit auch die Skalierbarkeit der ERP-Lösung zentral. «Mittlerweile sind wir bei 50 Millionen Datenzeilen in der Buchhaltungstabelle angekommen», sagt Stephan Bugmann vom SAP-Partner Swisscom. «Und die Performance ist immer noch so gut wie am ersten Tag.»

Verlässliche Planung
Der Plattformansatz erlaubte Schritt für Schritt die Erweiterung und war offen für die Anbindung von Drittanwendungen. Dadurch konnten beispielsweise die Zahlungen der Parkplatzmieten dank SAP RE-FX vollständig konsolidiert und alle papierbasierten Rechnungen zu 100 Prozent digitalisiert werden. Die finanzielle Planung mit SAP SAC unterstützt nun die Geschäftsleitung und die weiteren Führungskräfte mit analysierten Finanzdaten.

Langfristige Entwicklung
Durch den vollständig abgebildeten Planungsprozess und den zentral erfassten Daten in SAP SAC sind aktuelle Finanzdaten ebenso verfügbar, wie erfasste Budgets und Forecasts pro Kostenstelle. Ein klarer Vorteil, findet CFO Siegfried Wanner. «Nun können wir unseren Haupteignern nachhaltig profitable, transparente und kostendeckende Konditionen gewähren.» Die Ziele, die man sich bei der Umstellung erhofft hatte, wurden mehr als erfüllt.