Das Druckvolumen in deutschen Unternehmen steigt von Jahr zu Jahr. Bei Grosskonzernen, etwa bei Versicherungen, sind es zum Beispiel die vielen Verträge, die gedruckt an die Kunden gehen. Aber auch der Mittelstand hat mit Anschreiben und Rechnungen täglich ein gigantisches Druckvolumen zu bewältigen. Fragt man die Firmen nach der Menge der gedruckten Seiten und die Kosten dafür, erntet man oft nur ein Schulterzucken. Diese Unwissenheit bestätigen jedes Jahr aufs Neue Studien und Befragungen.

Den Druckerherstellern ist seit Langem klar, dass nach der Beratung und dem Verkauf von Druckern das Geschäft im Support und in den Verbrauchsmaterialien liegt. Hersteller wie Lexmark, Ricoh oder Xerox waren mit die ersten, die Managed Print Services (MPS) vermarkteten, um Kunden langfristig an sich zu binden. Das ist natürlich das Ziel der Hersteller. Und was hat der Kunde von MPS? Ganz klar: Er spart vor allem Druckkosten – und zwar bis zu 30 Prozent.

Aber woher kommen diese enormen Einsparungen eigentlich? Die Antwort finden die Kunden meist selbst, wenn sie sich ihre wilde Druckerlandschaft ansehen, für die sie mit viel Mühe und Aufwand unterschiedlichste Tonerkartuschen besorgen müssen.

Hinzu kommt bei diversen Herstellern das Problem des technischen Supports. Sie verweisen ihre Kunden teilweise an Systemhäuser oder an Händler. Das hält die Inhouse-IT auf Trab und kostet Geld. Selbst wenn tatsächlich ein mittelständisches Unternehmen seinen Verbrauch im Druck­bereich beziffern kann, so ist es mit Sicherheit nicht in der Lage, Verlässliches über den jährlichen Support- und Verwaltungsaufwand zu sagen.

Das Konzept von Managed Print Services ist simpel und intelligent: Ein Unternehmen bezieht  über einen Anbieter – Hersteller, Händler oder Systemhaus – seine multifunktionalen Output-Systeme, die alle via Netzwerk arbeiten. Eine im Netzwerk installierte Software kennt alle Geräte im Unternehmen und steht einem Support-Partner auf Wunsch auch per Remote zur Verfügung. Sobald bei einem Gerät die Verbrauchsmaterialien zu Ende gehen, wird automatisch der Nachschub bestellt. Auch im Fall eines technischen Pro­blems wird der Partner automatisch informiert, er kennt die Fehlermeldung bereits, wenn er zur Reparatur oder Wartung kommt. Das ist, kurz gesagt, die technische Seite von MPS.

Der kaufmännische Teil sieht so aus: Der Hersteller, der Händler oder das Systemhaus schliesst mit dem Kunden einen Vertrag ab, der ihm alle technischen Services garantiert. Die Kosten für Verbrauchsmaterialien und Wartung sieht der Kunde in den monatlichen Abrechnungen und hat so die volle Kostenkontrolle über den Verbrauch – falls gewünscht sogar heruntergebrochen auf einzelne Abteilungen. Im Vertrag sind oft die Verbrauchs- und auch die Wartungskosten für ein ganzes Jahr definiert. Wenn der Kunde will, kann er so den Preis für jede einzelne gedruckte Seite berechnen. Die bisherigen Kosten der internen IT für den Support- und Verwaltungsaufwand entfallen beziehungsweise lassen sich leicht mit dem MPS-Vertrag aufrechnen.

Die Geräte kauft oder least das Unternehmen. Das hängt nicht zuletzt vom MPS-Modell des Anbieters ab. Auch die Verträge über Verbrauchsvolumen sind meist sehr variabel. Einige Anbieter arbeiten mit einem fixen Druckvolumen pro Monat zum Festpreis. Weitere Seiten kosten dann extra. Es können aber auch ohne festes monatliches Volumen einfach die anfallenden Druckkosten pro Seite berechnet werden.

Viele MPS-Anbieter offerieren Kunden zu Beginn ein Audit. Der Service-Anbieter kommt dafür meist sogar ins Unternehmen und erfasst dort alle Drucker und Multifunk­tionssysteme. Zusätzlich wird versucht, auch gleich das monatliche Druckvolumen zu ermitteln. Auf Basis der erhobenen Daten lässt sich der Druckbedarf realistisch errechnen.

Danach bleibt dem Kunden des MPS-Anbieters noch, die Laufzeit des Vertrags zu bestimmen. Bei Service-Verträgen über mehrere Jahre profitieren die Unternehmen teils von Preisen für Materialien, die für einen langen Zeitraum festgeschrieben sind.

Managed Print Services werden wie erwähnt nicht nur von den Herstellern direkt angeboten. Oft mischen in Zusammenarbeit mit ihnen Händler oder Systemhäuser mit. Der Nachteil dabei ist meist die Fokussierung auf einzelne Hersteller. Mehrere gleichzeitig hat ein Händler oder Systemhaus nur selten im Angebot.

Es gibt ein paar rare Ausnahmen mit vielen Herstellern im Programm. In dieser Hinsicht punktet beispielsweise der Service-Anbieter Printer4you. Auf diesem deutschsprachigen MPS-Portal suchen vorwiegend KMUs mit Hilfe eines digitalen Druckerberaters das oder die passenden Geräte aus und geben den ungefähr geplanten Verbrauch an Materialien in Form gedruckter Seiten an. Die Laufzeit des MPS-Vertrags – zwischen ein und fünf Jahren – kann anschliessend festgelegt werden.

Sagt dem Kunden das Angebot zu, kann er seinen Vertrag direkt über die Webseite abschliessen. Er kauft damit die angebotenen Geräte und bekommt die Verbrauchsmaterialien mit einer Preisgarantie, selbst wenn die Marktpreise steigen.

Printer4you stellt allen Kunden und denen, die es werden möchten eine kostenlose Netzwerk-Software zur Verfügung. Sie identifiziert die über den MPS-Vertrag gekauften Geräte sowie optional die Drucker anderer Hersteller und bietet für alle das automatisierte Bestellen von Verbrauchsmaterialien an. Da die Software die Gerätekennungen zu Hilfe nimmt, wird immer die richtige Tonerkartusche bestellt. Möchte ein Kunde der automatischen Bestellung nicht blindlings vertrauen, kann er eine Bestellfreigabe per E-Mail oder SMS einrichten. Dann werden die Verbrauchsmaterialien erst nach Zustimmung geordert.

Die Abrechnung des MPS-Vertrags erfolgt bei Printer4­-­you nicht nach gedruckten Seiten, sondern mittels Lieferscheinen für Verbrauchsmaterialien. Das erleichtert der Buchhaltung und der IT die Berechnung der Kosten. Auffallend gut ist die durch das Portal gebotene Transparenz. Printer4you hat die zehn wichtigsten Hersteller zur Auswahl, deshalb muss es keinen in einem besonderen Licht erscheinen lassen.

Aktuell ist bei Printer4you nur der Kauf der Geräte samt MPS-Vertrag möglich. Eventuell mögliche Leasing-Lösungen bietet das Portal nicht an. Printer4you-Gründer Heino Deubner erklärt dazu, dass das Portal erst vor Kurzem gestartet sei und man die Zahl und die Form der MPS-Angebote mit Sicherheit weiter ausbauen werde.

Fast alle Key-Player am Markt bieten ein Modell für Managed Print Services an. Der Umfang und die einzelnen Leis­tungen sind jedoch unterschiedlich, weil man sich von der Konkurrenz abheben möchte. Nachfolgend einige Einblicke in die MPS-Modelle der Hersteller.

Mit PrintSmart und b-Guard bietet Brother eine breite MPS-Palette. Werden die Drucker im Leasing bezogen, so erfolgt die Abrechnung seitengenau nach Verbrauch ohne Mindestdruckvolumen. In der Leasing-Rate enthalten sind der Materialversand sowie die Wartung.

Werden die Drucker gekauft, ist zusätzlich per MPS-Vertrag (Easy Print Pro) ein Druckvolumen inkludiert, ebenfalls mit automatischem Versand der Verbrauchsmaterialien. Für die Abwicklung sorgen eine intelligente Netzwerk-Software und das PrintSmart-Portal von Brother. Wartungsarbeiten sind in den Leistungen ebenfalls enthalten und erfolgen bei vielen Modellen ohne Aufpreis durch den Brother Print AirBag. Dieser deckt bis zu drei Jahre alle Kosten für Wartungen und Verschleissteile.

Im MPS-Modell b-Guard bietet Brother neben dem Management der Druckkosten eine komplette Verwaltung aller Drucker für Abteilungen. So lassen sich Budgets definieren und Zugänge zu Druckern regeln. Für Sicherheitsanforderungen wie Pull Printing mit Authentifizierung, ScanDirect oder Mail2Print wird gleich das passende Gerät geliefert.

Canon geht in seinem MPS-Modell in fünf Schritten vor. Als Erstes erfolgt ein Audit, um festzustellen, was im Unternehmen tatsächlich an Druckaufgaben anfällt. Mit diesen Daten umreisst Canon dann die für den Kunden passende Lösung und plant in Abstimmung mit dem Unternehmen die Schritte zur Umsetzung. In der dritten Phase steht die Implementierung der Business-Lösung an. Wenn alles wie gewünscht funktioniert, erfolgt eine weitere Prüfung, ob die gewählte Gestaltung denn auch tatsächlich sämtliche Bedürfnisse abdeckt. Canon gibt an, dass im Unterschied zu Konkurrenz­angeboten als fünfter Schritt noch eine Review-Phase absolviert wird. Damit soll gewährleistet werden, dass die Lösung so optimiert arbeitet, wie sie geplant wurde.

Das Verwalten der Drucker, das Erfassen und Melden von Zählerständen und das Nachbestellen von Verbrauchsmaterialien wird über eine Netzwerk-Software gemanagt. Tauchen Probleme auf, kann man sich an eine Hotline wenden.

Das MPS-System von Epson umfasst die Services Print365, Print&Save oder Print Performance. Ein Epson Print365-Paket umfasst einen oder mehrere Drucker für KMUs aus der Workforce-Pro-Serie. Die Abrechnung erfolgt pauschal monatlich auf Basis eines fixen Druckaufkommens inklusive Service und Support.

Flexibler ist das Modell Print&Save, das sich an grössere Unternehmen oder KMUs mit hohem Druckaufkommen wendet. Der Vertragsrahmen erstreckt sich über drei Jahre und legt zum Teil bei den Farbdruckern einen Mindestverbrauch an Tinte in Litern fest. Abgerechnet wird über eine All-inclusive-Monatsgebühr, die alle Materialien, deren Verwaltung sowie eine Vor-Ort-Garantie abdeckt. Die Materialien werden in Logistikzentren von Epson gelagert und kostenlos ausgeliefert. Die Drucker lassen sich kaufen oder leasen. 

Das dritte Modell, Epson Print Performance, basiert auf einer Netzwerk-Software, die alle Drucker überwacht und Verbrauchsmaterialien automatisch ordert. Der Preis pro Monat errechnet sich über alle einzeln gedruckten Seiten oder die verbrauchte Tinte. In dem Drei- oder Fünfjahres-Vertrag steckt eine Vor-Ort-Garantie. Die Drucksysteme kann der Kunde kaufen oder mieten. Vorhandene Epson-Geräte lassen sich in den Vertrag einbeziehen.

Das MPS-Paket von HP ist auf grössere Unternehmen zugeschnitten. Es verknüpft alle Aspekte von mobilem Drucken über Datenschutz durch Analyse-Software bis hin zu Digitalisierung von Dokumenten und Druckerflotten-Kontrolle. Neben der Kosteneinsparung hat sich HP mit einem Recycling-Programm auch die Schonung der Umwelt auf die Fahne geschrieben.

Als wesentliches Steuerungselement fungiert wie bei der Konkurrenz eine Software. HP JetAdvantage analysiert Geräte im Netzwerk. Praktisch: Sie sucht auch nach Schwachstellen für Datendiebstähle. Ausserdem kann HP Jet­Advantage zur Digitalisierung von Dokumenten genutzt werden. Bereits auf der HP-Webseite können Interessenten eine Analyse ihres Bedarfs an Geräten und Druckaufkommen starten. Je nach Aufwand empfiehlt HP dann die passenden Geräte und Verträge.

Das Thema MPS durchzieht bei Kyocera das gesamte Produkt-und Dienstleistungsportfolio. Sein MPS-Konzept zielt gleichermassen auf Mittelständler wie Grosskonzerne. Unter dem Motto „alles aus einer Hand“ entwirft Kyocera für Kunden eine Lösung für alle Dokumenten- und Print-Management-Prozesse. Darin ist vom Gerätepark über die Versorgung mit Verbrauchsmaterialien bis zum Support alles geregelt. Hat der Kunde später einen Wunsch oder taucht ein Problem auf, so hat er es nur mit Kyocera zu tun und nicht mit diversen Dienstleistern. Laut Kyocera ist das der durch interne Marktforschungsstudien belegte Anspruch der meisten Kunden.

Lexmark war mit einer der ersten MPS-Anbieter überhaupt und wirbt mit einer Verlängerungsquote bei Bestandskunden von 95 Prozent. Der erste Schritt zum MPS-Vertrag besteht bei Lexmark in einem branchenspezifischen Assessment, das den Bedarf eines Unternehmens an intelligenten Multifunktionsprodukten (MFPs) feststellen soll. Selbst die richtige Platzierung der Geräte wird dabei untersucht. Danach richtet Lexmark seine Geräte-Empfehlungen an den unternehmerischen Zielen aus und kümmert sich mit einem proaktiven Service um die Sicherstellung der optimalen Verfügbarkeit und die routinemässige Geräteverwaltung.

Nach der Einrichtung dient die Managementumgebung dazu, die in gedruckter und digitaler Form verfügbaren Informationen zusammenzuführen und Workflows zu optimieren. Der Benefit für den Kunden: Er soll auf diese Weise von weniger Geräten, weniger Seiten, geringeren Kosten und einer höheren Produktivität profitieren.

OKI splittet sein MPS-Angebot in drei Varianten auf: Smart Managed Page Services, Smart Managed Print Services und Smart Managed Document Services. Allen gemeinsam ist, dass zuerst in einem Prozess aus Konsultation und Analyse die Geschäftsanforderungen herausgefunden werden.

Das Modell Smart Managed Page Services wendet sich an kleine Unternehmen mit bis zu 20 Mitarbeitern und etwa fünf Druckern. Über eine monatliche Abrechnung und Full Service lässt sich auch bei geringeren Druckvolumen Geld sparen. Im Modell Smart Managed Print Services steckt neben den klassischen MPS-Diensten eine erweiterte Analyse, die praktische Umsetzung, die Fernüberwachung von Störungen und Verbrauchsmaterialien sowie eine Überprüfung der Prozesse. Bei Smart Managed Document Services kommen die Optimierung und Verwaltung eines vorhandenen Dokumenten-Workflows noch dazu.

Ricoh bietet seine MPS als Bestandteil seines Portfolios an Managed Document Services an. Ausgangspunkt ist die Analyse der tatsächlichen druckbezogenen Kosten und der Druck- und Kopierkapazität eines Unternehmens. Daraus leitet Ricoh ein Konzept ab, das die Dru­ckerflotte optimieren und kontinuierliche Kosteneinsparungen durch ein zentrales, fortwährendes Monitoring und Flottenmanagement ermöglichen soll.

Zusätzlich zu Ricoh-eigenen Systemen können Systeme eines anderen Herstellers mit einem MPS-Vertrag verwaltet werden, sogar die Verbrauchsmaterialien.

Mit MPS plus Beyond geht Ricoh einen Schritt weiter: Managed Document Services (MDS) sollen hier sicherstellen, dass Kosten, Flottengrösse, Wartungs- und Nutzungszeiten regelmässig optimiert werden.

Das übergreifende MPS-Modell nennt sich bei Triumph-Adler Total-Output-Management, kurz TOM. Zu Beginn steht auch bei TA zunächst eine kostenlose Verbrauchs- und Kostenanalyse beim Kunden an. Mit Hilfe der Ergebnisse wird dann ein individuelles Konzept für einen reibungslosen und kostengünstigen Ablauf des Print-Dokument-Managements entwickelt. Während der MPS-Prozess anfangs ungefähr gleich ist, sind die diversen Modelle später durchaus variabel handhabbar.

Bei TOM wird auch die vorhandene Hardware analysiert und wenn Bedarf besteht, werden alte Geräte durch eine einheitliche Systemlandschaft mit verbrauchsoptimierten Geräten ersetzt. Für Service, Support, Wartung und die Belieferung mit Verbrauchsmaterialien bietet TA die Service-Management-System-Plattform James an.  

Xerox gilt als einer der Pioniere in Sachen Managed Print Services. In den letzten Jahren hat Xerox ein grosses Partnernetzwerk aufgebaut, das interessierte Kunden mit MPS betreut. Der Ablauf ist auch hier immer relativ gleich. Mit der Software Xerox Device Management analysiert der Kunde selbst via Netzwerk seine Druckerlandschaft. In einer weiteren Analyse der Druckumgebung im Büro werden alle Kosten berechnet und Vorschläge gemacht, wie der Kunde schnell zu messbaren Verbesserungen kommen kann. Ziel ist es, durch die Bündelung zentraler Abläufe innerhalb der gesamten Druckerlandschaft einschliesslich der Geräte anderer Hersteller einfach und schnell Kosten zu sparen.

Die Abrechnung für Kauf oder Leasing der Geräte inklusive Verbrauchsmaterialien, Support und Wartung erfolgt wahlweise monatlich oder pro Quartal.

Über das Global Delivery Centre von Xerox steht dem Kunden zudem immer einen persönlicher Ansprechpartner zur Verfügung.

Heino Deubner hat mit Printer4you die erste Website gegründet, die Drucker, Services, Verbrauchsmaterialien und Software-Lösungen in Form von Managed-Service-Provider-Verträgen online anbietet. Im Gespräch mit com! professional skizziert er, wie das den Prozess verändert, mit dem Unternehmen Drucker und Verbrauchsmaterialien kaufen.

com! professional: In welchen Unternehmen wird heute am meisten gedruckt?

Heino Deubner: Im Grosskundenbereich sind das Banken und Versicherungen, was in den Vorschriften und Regularien für diese Branchen begründet liegt. Man sollte aber den Bedarf der kleinen und mittleren Unternehmen in Deutschland nicht unterschätzen. In KMUs wie etwa dem Handwerk wird relativ viel gedruckt und kopiert. Durch die hohe Zahl an Betrieben hat der Mittelstand insgesamt ein sehr hohes Druckvolumen.

com! professional: Können die KMUs ihre Druckkosten beziffern?

Deubner: Meistens nicht. Im klassischen Mittelstand werden anfallende Kosten sehr grob gebucht. Daher sind exakte Kostenauswertungen kaum möglich. An dieser Stelle setzt Printer4you an mit seinem kostenlosen Online-Management. Jeder Mittelständler kann sich von unserer Website eine Client-Software he­runterladen und im Firmennetzwerk installieren. Von da an werden die Kosten der vorhandenen Drucker transparent gemacht.

com! professional: Welchen Vorteil haben KMUs von Managed Print Services (MPS)?

Printer4you: Mit der kostenlosen Software Drucker Supplies Management hat man für alle Netzwerkdrucker die benötigten Verbrauchsmaterialien im Blick.

Deubner: Managed Print Services sorgen dafür, dass automatisch zum passenden Zeitpunkt an den richtigen Ort das benötigte Verbrauchsmaterial (etwa Tinte, Toner, Trommel) geliefert wird. So ist ein Stillstand durch fehlende Verbrauchsmaterialien fast unmöglich. Zudem gibt es kein totes Kapital in Form gelagerter Materialien mehr. In MPS-Verträgen sind die Preise für Verbrauchsmaterialien meist stark rabattiert, sodass der Kunde bereits an dieser Stelle Kosten einspart. Mit MPS hat der Kunde zudem das zu ihm passende Druckermodell im Einsatz, was ebenso Kosten spart.

com! professional: Wissen KMUs schon, was hinter MPS steckt?

Deubner: Nur zum Teil. Meist hängt es davon ab, ob der aktuelle Service-Dienstleister, Händler oder die interne IT-Abteilung in das Thema involviert ist. Ist das nicht der Fall, werden einfach nur Verbrauchsmaterialien für Geräte besorgt. Oft passen die eingesetzten Drucker gar nicht zum Unternehmen. Hier liegt die Stärke von Printer4you. Auch wenn die Beteiligten sich nicht tiefer mit dem Thema MPS befasst haben, zeigt ihnen etwa unser digitaler Druckerberater, welches Gerät zu ihnen passt. Die Transparenz der dargestellten Kosten und der erklärte Ablauf der Versorgung mit Verbrauchsmaterialien machen MPS für jeden sofort verständlich.

com! professional: Wie gut nehmen die Mitarbeiter MPS an?

Deubner: Oft kennen sie den Hintergrund von MPS nicht und lehnen es daher ab, dass alles verändert wird. Man ist der Meinung, dass doch alles funktioniert hat, der Laserdrucker eigentlich in Ordnung war und das mit dem Toner doch auch recht einfach geklappt hat. Dass in Wirklichkeit jeder Ausdruck viel zu teuer war und man keine aktuelle Technologie einsetzt, ist den meisten nicht klar. Daher ist es wichtig, nach der MPS-Einführung den Mitarbeitern die Vorzüge zu erklären und bei neuen, grösseren Geräten auch die wichtigsten Handgriffe in einer kurzen Schulung zu erläutern. Das spart nicht nur Druckkosten, sondern erhöht auch die Effizienz.

com! professional: Worauf sollte ein KMU bei der Wahl eines MPS-Anbieters achten?

Deubner: Günstigerweise sollte der MPS-Anbieter nicht nur einen Hersteller im Portfolio haben und auch schon Erfahrung mit Managed Print Services für den Mittelstand haben. Der Anbieter muss ausserdem in der Lage sein, die natürliche Transparenz von MPS dem Kunden auch zu vermitteln. Und auch der persönliche Kontakt gehört zu einem seriösen Angebot dazu; das schätzen Mittelstandskunden sehr.