Der Wechsel in die Cloud funktioniert leider nicht auf Knopfdruck und ist auch kein reines Infrastrukturthema. Zwar lassen sich einzelne isolierte Anwendungen innerhalb von Stunden in die Cloud überführen, doch in den Unternehmen bauen die Systeme aufeinander auf und entfalten ihren vollen Nutzen erst durch den Datenaustausch. Also kommt nur ein integrierter Ansatz infrage, der auch die Geschäftsabhängigkeiten berücksichtigt.

SAP S/4Hana bietet sich als Cloud-Projekt an, weil der Support der bisherigen Business Suite ohnehin ausläuft und die Unternehmen bis zur Umstellung die notwendigen Schritte planen können. Der Umstieg auf das neue SAP Hana zeigt exemplarisch, wie Unternehmen optimal Altlasten zurücklassen und ihre Anwendungslandschaft für ein zukunftsfähiges digitales Geschäftsmodell fit machen können.

Die Business Suite SAP S/4Hana bedingt einen Technologie- und Plattformwechsel, bei dem am besten auch Geschäftsprozesse neu aufgesetzt werden. Denn mit dem Einbezug von IoT-Anwendungen und Echtzeitdatenverarbeitung werden die smarten Geräte und Big-Data-Analysen möglich, die neue Geschäftsfelder und Services erschliessen. Doch jedes Unternehmen steht im Transformationsprozess an einem anderen Ort. Wenn sich ein Unternehmen vor allem für die intuitivere Bedienoberfläche der Fiori-Apps in SAP S/4Hana interessiert, weil es in Stosszeiten immer wieder viele Hilfskräfte in die Systeme neu einarbeiten muss, ist eine 1:1-Übertragung eines bereits vorhandenen SAP-Systems sinnvoll.

Ist die IT-Landschaft in einem Unternehmen hingegen über Jahrzehnte gewachsen und weist wegen zahlreicher Eigenentwicklungen gravierende Performance-Probleme auf, wäre dieses Vorgehen kontraproduktiv. In diesem Fall sollten möglichst viele Eigenentwicklungen durch Fiori-Apps ersetzt werden, damit zum Beispiel auch Vertriebsmitarbeiter mit ihren Smartphones auf die Funktionen der neuen Apps und auf Echtzeitdaten zugreifen können.

Es hat sich bewährt, vor der Migration ein Testsystem auf Basis von SAP S/4Hana aufzubauen – mit den echten Daten und Prozessen des jeweiligen Kunden. Beim sogenannten "Jump Start"-Konzept kann der Kunde während maximal sechs Wochen auf dem Probesystem experimentieren. Die Anforderungen dafür sind tief: Das bestehende SAP-System muss mindestens Service Package 7.0 aufweisen, "Unicode-enabled" sein und die Business-Partner- und "New General Ledger"-Konzepte sollten implementiert sein.

Im Vorfeld steht ein erstes Reinemachen an. Welche Daten sollen migriert werden? Auf der sicheren Seite sind Unternehmen in der Regel, wenn sie einfach die Daten der vergangenen zwei Jahre in das Probesystem mitnehmen. Weitere Vorbereitungen betreffen die wichtigsten Geschäfts- und IT-Prozesse. SAP hat dazu Migrations-Guidelines veröffentlicht, unter anderem eine Auflistung, welche Prozesse sich in S/4Hana wie geändert haben und wie sie sich so konvertieren lassen, dass sie mit Hana kompatibel sind.

Die erste Konvertierung übernehmen hauptsächlich SAP-Werkzeuge wie der Software Upgrade Manager (SUM). Für den anschliessenden Test des konvertierten Systems stellt SAP ebenfalls einen Katalog mit vordefinierten Anwenderszenarien (Use Cases) zur Verfügung – von der Logistik über den Einkauf bis hin zu Finanzen und Controlling. Mit ein wenig abschliessendem Feintuning der neuen Benutzeroberfläche, der Fiori-Apps sowie der Zugriffsberechtigungen steht dem Unternehmen ein Proof of Concept zur Verfügung. Dieses kann es vier Wochen lang betreiben und mit echten Daten testen. Daraus resultiert ein Report, den die Beteiligten im Rahmen eines Review-Workshops analysieren sowie in der Regel einen Business Case für die Fachabteilungen und die Geschäftsführung definieren. Wenn dieser überzeugt, steht der tatsächlichen Migration auf SAP S/4Hana nichts mehr im Wege.

Erfahrungsgemäss lassen sich derzeit mehr als zwei Drittel aller Unternehmensanwendungen direkt in einer Cloud installieren. Der Rest wird modernisiert oder neu entwickelt. In jedem Fall aber verursacht der Technologiewechsel schwer vorhersehbare Kosten. Deloitte hat errechnet, dass mehr als die Hälfte aller Cloud-Transformationsprojekte die geplanten Kosten übersteigt und fast ein Drittel aller Cloud-Verträge wegen erfolgloser Transformation gekündigt wird.

Hier kann eine Art Transformationsfabrik weiterhelfen. Die Idee: Mit hoch standardisierten Verfahren werden den Projekten in Abhängigkeit von Menge und Komplexität fix definierte Leistungspakete zugeordnet, analog zu den T-Shirt-Grössen S, M und L. Diese Pakete haben Fixpreise. Applikationen werden nach Alter, CPU- und Datenverbrauch, nach den Schnittstellen zu anderen Anwendungen und den IT-Services bis hin zu Entwicklungs- und Testumgebungen bewertet. Für den Übergang in die Cloud können derzeit drei standardisierte Transformation-Services abgewickelt werden: für SAP, für Applikationen und für Communication & Collaboration. Die Services sorgen dafür, dass alle Anwendungsdaten sicher in der Cloud ankommen.