Bahn oder Flugzeug? Taxi, Miet- oder eigener Wagen? Günstige Pension oder Fünf-Sterne-Hotel? Antwort auf diese Fragen gibt eine Reisekostenrichtlinie, die in 80 Prozent der Firmen vorhanden ist.

Nur: Viele Angestellte halten sich nicht daran. Zu diesem Ergebnis kommen der "Business Traveller Report 2015" und die Studie "Geschäftsreiseprozesse" von Techconsult und Concur. Befragt wurden 1.520 Geschäftsreisende aus Unternehmen aller Grössen, die mindestens einmal pro Monat für die Firma reisen.

Klare Richtlinien für Geschäftsreisen sind noch keine Garantie dafür, dass diese auch eingehalten werden. Besonders gern wird der finanzielle Rahmen gesprengt, 29 Prozent der Befragten überschreiten das Limit regelmässig. Denn Geschäftsreisende legen beim Buchen einer Reise den Fokus auf die schnellste Verbindung und gern auch auf den Komfort. Kosten werden dabei leicht zur Nebensache.

Streiks, Flug- und Zugausfälle und damit verbundene Stornierungsgebühren, zusätzliche Übernachtungskosten oder Kosten für Taxifahrten etc. schrauben die Kosten weiter nach oben. Kein Wunder also, dass 18 Prozent der Unternehmen letztes Jahr ihr Reisebudget im Schnitt um 15 Prozent überschritten haben.

Auch der vorgegebene Buchungsweg wird gern umgangen. Buchungen ausserhalb der vorgegebenen Kanäle haben aber Konsequenzen. Fehlen dem Unternehmen bis zur Kostenabrechnung die nötigen Informationen zu diesen Trips, ist das schlecht für die Budget-Transparenz. Reisende lassen sich zudem bei Notfällen nicht lokalisieren und das Unternehmen kann seiner gesetzlich vorgeschriebenen Fürsorgepflicht nicht nachkommen.

Allerdings müssen auch die Unternehmen umdenken. Noch müssen 68 Prozent ihre Auslagen während der Reise mit der privaten Kreditkarte vorfinanzieren. Selbstredend wird die Abrechnung sofort nach einer Reise abgewickelt.

Die Rückerstattung dauert allerdings: Im Schnitt 2 Wochen, in Härtefällen bis zu 7 Wochen. Unübersichtlichkeit, fehlende Transparenz, komplizierte, umständliche Abrechnungsprozesse sowie die späte Rückzahlung führen dazu, dass Geschäftsreisende die Abrechnung gern zu ihren Gunsten anpassen: 16 Prozent gaben zu, schon mal eine private Quittung in die Abrechnung geschmuggelt oder die Kilometeranzahl zu ihren Gunsten aufgerundet zu haben.

Reisetätigkeiten und damit verbundene administrative Prozesse verursachen im Durchschnitt 16 Prozent der Gesamtausgaben eines Unternehmens.

Umso wichtiger ist es, auch diese Prozesse zu automatisieren. Auch zum Wohle genervter Mitarbeitender, die dann vielleicht die Richtlinien auch besser einhalten.