Pimp your Intranet - Hier die Tipps

Die meisten Firmen verschwenden das Potenzial ihres Intranet, meint das Beratungsunternehmen Phaydon und liefert 8 Tipps zum Bessermachen. Telefonbuch, aktuelle Mitteilungen der Geschäftsleitung und der Speiseplan für die Kantine; das Intranet ist in den meisten Firmen zu einem unverzichtbaren Informationskanal geworden. Wegen schlechter Ausgestaltung und mangelnder Akzeptanz wird jedoch oft nicht das volle Potenzial zur Mitarbeiterbindung und Effizienzsteigerung ausgeschöpft, meint das Beratungsunternehmen Phaydon. Die Consultants aus Köln haben Intranet-Auftritte von Unternehmen analysiert - und liefern acht Tipps für ein besseres Intranet.

1. Design für den User
Bei der Entwicklung eines neuen Intranet-Auftritts sollten die Bedürfnisse und Wünsche der Nutzer möglichst früh abgefragt werden. Ideal ist es, mit Prototypen zu arbeiten, die unter Einbeziehung des Feedbacks immer wieder angepasst und erneut getestet werden.

2. Beachtung von Design-Guidelines
Was für die Website gilt, stimmt auf in Sachen Intranet: Ein zentraler Aspekt für ein gelungenes Intranet ist die Konsistenz des Designs. Navigation und eine klare Verschlagwortung des Contents ist Pflicht, raus mit kryptischen Abkürzungen und unübersichtlichen Textwüsten.

3. Einfacher ist besser
Das Intranet sollte regelmässig auf den Umfang innerhalb der einzelnen Teilbereiche hin überprüft werden. Eine Auswertung der Zugriffsstatistiken zeigt oft sehr deutlich, welche Bereiche und Applikationen wirklich benötigt werden und worauf verzichtet werden kann.

4. Mehrfachverwendung von Daten
Das Intranet soll wichtige Daten an einer zentralen Stelle für alle User bereithalten. Dies ermöglicht die einfache Aktualisierung und Konsistenz der Daten und gibt den Nutzern die Sicherheit, stets die aktuellste Version abgerufen zu haben.

5. Einbeziehen der Workflows
Bei der Entwicklung von Intranet-Seiten sollten diese nicht als isoliertes Tool, sondern als Teil von Workflows betrachtet werden und bestehende Angebote sollten entsprechend des Nutzer-Workflows optimiert werden. Ist beispielsweise der Prozess zum Bestellen von Waren und Dienstleistungen im Intranet angesiedelt, sollten dort auch gleich die Details und Konditionen von empfohlenen Lieferanten aufrufbar sein.

6. Nicht in Strukturen, sondern in Themen denken
Einer der Hauptfehler bei der Gestaltung des Intranets ist laut Phaydon ein rein auf organisatorischen Strukturen basierenden Aufbau. Die Inhalte werden meist nach Abteilungen oder Geschäftsbereichen aufbereitet und es wird nicht an übergreifende Informationsbedürfnisse gedacht. Hier müssen sich die Intranet-Verantwortlichen genau überlegen, wie die Informationen entsprechend der gedanklichen Struktur der Nutzer und deren Bedürfnisse im Arbeitsablauf themenorientiert strukturiert werden können.

7. Personalisierung und Vernetzung
Zeitgemässe Intranets bieten den Mitarbeitern die Möglichkeit zur Personalisierung und erhöhen so die Relevanz und Nutzung. Ebenfalls sehr hilfreich sind Komponenten, die man aus sozialen Netzen wie Xing oder Facebook kennt: die Mitarbeiter besitzen eigene Profile und können dort berufliche wie private Schwerpunkte und Interessen mittels sog. Tagging hinterlegen. Dies erleichtert das Auffinden relevanter Ansprechpartner und erhöht die soziale Interaktion innerhalb des Unternehmens.

8. Beobachtung aktueller Internet-Trends
Anregungen für neue Features und Möglichkeiten kommen aus der Internet-Welt. Die neuen Technologien sollten aber genau geprüft werden, ob sie auch tatsächlich die Angebote verbessern oder attraktive Komponenten für die Nutzer im Unternehmen darstellen. Je nach Unternehmensgrösse und Struktur machen neue Internettrends wie beispielsweise Social Bookmarks und RSS-Feeds mehr oder weniger Sinn. (ph