Das Rezept des Appenzeller Alpenbitters ist seit mehr als hundert Jahren geheim. Natürlich wird beim Appenzeller Produzenten Tradition grossgeschrieben. In der Informatik ist das logischerweise anders. Deshalb hat sich die Firma nach gründlicher Evaluation entschieden, auf den Software-Lieferanten Abacus aus Wittenbach zu setzen.

Appenzeller Alpenbitter arbeitet schon seit 2012 mit dem Ostschweizer Dienstleister zusammen. Während der vergangenen Jahre wurde genau das umgesetzt, was im Bereich Business-Software jeweils sinnvoll und möglich war, insbesondere das ERP mit Buchhaltung, PPS und eine Auftragsbearbeitung. Auch wurde das System seitdem laufend erweitert und angepasst, wo es notwendig war.

Beim implementierten Webshop zeigte sich mit der Zeit weiterer Handlungsbedarf: Händler, Gastronomen und Privatkunden konnten die Spirituosen aus dem Appenzell zwar via Internet bestellen, aber die online einsehbare Seite bestand lediglich aus einer Eingabemaske. Aus dieser Maske mussten alle Bestellungen mühsam und fehleranfällig von Hand abgetippt werden, damit sie in der Logistik verarbeitet werden konnten. Hinzu kam, dass der Appenzeller Produk­tionsbetrieb am gleichen Ort angesiedelt ist wie seine zwei Schwesterfirmen: die Teefabrikation Crowning’s und die Weinhandlung Zafferana. Die Bestellungen aus dem gemeinsamen Warenkorb mussten noch umständlich dem jeweiligen Betrieb zugeteilt werden.

Ziel der Verantwortlichen von Appenzeller war es, dass die Kunden wie bisher aus den Sortimenten der drei Schwesterfirmen frei auswählen konnten. Anschliessend sollte es aber nur noch einen Warenkorb beziehungsweise eine Kasse geben.

Weiterhin sollte die Software-Lösung in der Lage sein, die einzelnen Produkte im Hintergrund jeweils dem korrekten Tochter­unternehmen zuzuteilen. In den Betrieben war die Vorgabe, dass der Webshop direkt mit dem ERP und somit mit dem Einkauf, der Logistik und der Finanz­abteilung vernetzt ist.

Da Abacus über Lösungen in allen Bereichen verfügt und die Logistik beim Kunden bereits auf der Software aus Wittenbach lief, stand dem Shop nicht viel im Weg. Allerdings war die Lösung eines gemeinsamen Warenkorbs noch nicht einsatzbereit vorhanden. Sie musste von den Abacus-Spezialisten zunächst programmiert werden. Die Entwicklung geschah in enger Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern von Appen­zeller sowie den Fach­leuten des Implementierungspartners Advice.

Die Einführung des Webshops verlief nach einer eingehenden Testphase letztendlich problemlos. Neu ist der Shop direkt mit dem Abacus-ERP verknüpft, über das Appenzeller Alpenbitter sämtliche Aufträge bearbeitet, seine Produktionen plant und die Finanzen organisiert. Die Kundschaft kann in einer einzigen Bestellung sowohl Produkte der Appenzeller Alpenbitter als auch beliebige Getränke der Schwester­firmen ordern.

Beispielsweise kann eine Flasche Alpen­bitter zusammen mit Tee von Crowning’s und Wein von Zafferana eingekauft werden. "Früher brauchte es für eine solche Bestellung drei separate Aufträge", erklärt Emanuel Steiner, Finanzchef der Appenzeller Alpenbitter. "Heute - das war auch für Abacus eine Premiere - funktioniert der gemischte Warenkorb. Im Hintergrund wird die Bestellung auf die drei Firmen auf­geteilt."

Urs Räss, Leiter Verkaufsinnendienst von Appenzeller Alpenbitter, pflichtet seinem Kollegen bei: "Im Gegensatz zu früher müssen wir die Produktdaten wie Artikelbeschreibungen sowie Preise nur noch einmal eingeben, danach können wir auch alles jederzeit schnell selbst anpassen, sodass es uns sehr wenig kostet."

Hier zeige sich ein Vorteil der Software aus einem Guss. "Wir wollen weder unterschiedliche Systeme und Schnittstellen noch Daten doppelt eingeben. Auch der direkte Datenaustausch mit Kunden oder unseren Spediteuren wird immer wichtiger. Wenn wir dabei nicht mitziehen, werden wir rasch ins Hintertreffen geraten", so Emanuel Steiner.

Dass sowohl Abacus als auch Advice in der Ostschweiz ansässig seien, passe zur Strategie von Appenzeller Alpenbitter und mache vieles einfacher, resümiert Urs Räss, zum Beispiel wenn einmal schnelle Hilfe nötig sei. Der Appenzeller Familienbetrieb erhalte praktischerweise sogar Service an Wochenenden. Auch erinnert sich der Manager noch an einen Sondereinsatz an einem Silvestertag, als es ihm und seinem Team nicht gelang, die Alkoholbuch­haltung ab­zuschliessen. Die Advice-Spezialisten wussten Rat und alle Beteiligten konnten noch rechtzeitig vor dem Jahreswechsel in den Feier­abend gehen.

Mittlerweile bewährt sich der Webshop sowohl intern als auch bei den Kunden und wird rege genutzt. Die heute schlanken Bestell- und Logistikabläufe führen zu weniger Fehllieferungen und damit auch kaum zu Retouren. Entsprechend sind die Appenzeller mit den Lieferanten Abacus und Advice zufrieden. "Der Vertriebspartner ist schliesslich mindestens so wichtig wie die Software", so Finanzchef Emanuel Steiner.

Nächstens plant Appenzeller, die Zeiterfassung ins bestehende System zu integrieren. Zudem ist eine weitere Neuerung für die Aussendienstmitarbeiter geplant: Sie können bald unterwegs nicht nur Bestellungen aufgeben, sondern auch ihre Spesen erfassen.

Zu einem späteren Zeitpunkt soll auch noch die Adminis­tration für die Betriebsbesichtigungen ins Abacus-System eingebaut werden. Alljährlich kommen rund 900 Besuchergruppen nach Appenzell, um vor Ort mehr über den bekannten Likör und seine 42 Kräuter zu erfahren. Die Führungen und Verköstigungen wollen gut organisiert sein. Und auch wenn sich in der Firma administrativ vieles ändert: Das Rezept des Alpenbitters wird auch in den nächsten hundert Jahren gleich bleiben.