Nicht nur die Privatwirtschaft sieht sich zunehmend unter Druck, die Möglichkeiten der digitalen Transformation auszuschöpfen, auch der Bund, die Kantone und die Gemeinden stehen vor dieser Herausforderung. Obwohl der Schweizer Verwaltungsapparat bereits Initiativen anstiess, gibt es nach wie vor grossen Handlungsbedarf.

Im letzten Jahr untersuchte die EU in insgesamt 36 Staaten, wie es dort um elektronische Behördendienstleistungen steht. Im E-Government-Benchmark- Bericht schaffte es die Schweiz lediglich auf Rang 29. Ausschlaggebend für die Bewertung waren beispielsweise Kriterien wie die Festlegung von Standards bei der Bearbeitung von Daten, die Durchgängigkeit von Prozessen oder auch die Bereitstellung von Basisdiensten – insbesondere der Einsatz der elektronischen Identität.

Der Bericht der EU machte mitunter deutlich, dass die öffentliche Hand bei der digitalen Transformation mindestens einen Gang hochschalten muss. Im März reagierte der Bund und gab gemeinsam mit den Kantonen den Aufbau der Organisation «Digitale Verwaltung Schweiz» bekannt – in Vorbereitung war diese bereits seit dem Frühjahr 2020.

Laut dem Eidgenössischen Finanzdepartement und der Konferenz der Kantonsregierungen soll sie den Grundstein dafür legen, die Modernisierung der Verwaltungen in der Schweiz voranzutreiben. Dazu will man die Zusammenarbeit über alle drei Staatsebenen hinweg fördern. Gesteuert und koordiniert wird dies eben durch die neue Organisation.

Im Grundlagenbericht nennt der Bund eine Reihe von Zielen, die er damit erreichen will. Die Rede ist dabei von kundenfreundlicheren Lösungen für Bevölkerung und Wirtschaft, effizienteren und harmonisierten Prozessen innerhalb der Verwaltung oder auch dem gezielten Einsatz von Ressourcen durch Standards, die gemeinsame Beschaffung oder den Einsatz von behördenübergreifenden Lösungen.

Zwei Bausteine sind aus Sicht des Bundes match­entscheidend, damit diese Ziele erreicht werden können: Einerseits soll die Organisation E-Government Schweiz – sie verantwortet die Umsetzung der E-Government-Strategie Schweiz – mit der Schweizerischen Informatikkonferenz zusammengelegt werden. Andererseits sei es nötig, den Aufbau nationaler Infrastrukturen und Basisdienste für die digitale Verwaltung zu intensivieren.

Hierzu legte man bereits eine Agenda mit den Ambitionen von Bund und Kantonen fest. Sie wollen einen digitalen Kanal zwischen Bevölkerung und Verwaltung sowie eine behördenübergreifende digitale Identifikation etablieren, das Potenzial zur Automatisierung und Vereinfachung für die Wirtschaft ausschöpfen, ein föderales Datenmanagement aufbauen und institutionelle Grundlagen für Cloud-Dienste in der Verwaltung schaffen. Los gehts ab Anfang des nächsten Jahres, dann nimmt die Organisation «Digitale Verwaltung Schweiz» ihre Arbeit auf.

Vorarbeit wurde vom Informatiksteuerungsorgan des Bundes bereits zum Thema Cloud Computing geleistet. So konnte der Bundesrat im Dezember 2020 seine neue Cloud-Strategie verabschieden, die Anfang des neuen Jahres in Kraft trat. Davon verspricht man sich in Bern viel – unter anderem sollen die digitale Transformation unterstützt und neue IT-Sourcing-Optionen geschaffen, die Agilität und Geschwindigkeit verbessert oder die Kosten für einzelne IT-Dienste reduziert werden. Auch will man Dienste insgesamt schneller, innovativer und qualitativ besser für bundesinterne sowie externe Kunden bereitstellen.

Dabei ist ein vielfältiger Cloud-Ansatz vorgesehen mit den Modellen Private, Public, Multi und Hybrid. Zusätzlich sollen Community-Clouds eingesetzt werden, die aus einer mit anderen Organisationen geteilten Infrastruktur bezogen werden. Als Ergänzung kommen auch noch Managed Services hinzu, welche die Verwaltungsstellen entweder aus den Data Centern des eigenen RZ-Verbunds oder auch von Externen beziehen können.

Die neue Strategie eröffnet der Bundesverwaltung insbesondere die Möglichkeit, in Zukunft Public-Cloud-Dienste einzusetzen – nicht nur von lokalen Anbietern, sondern auch von Hyperscalern. Sofern es die Anwendungen und Daten zulassen, sollen die Verwaltungsstellen auf diese Weise neuste Technologien nutzen können. Möglich sein soll das gemäss dem dazugehörigen «Fahrplan» ab 2022. Komplett umsetzen will der Bundesrat die Strategie bis spätestens 2025.

Der Bundesrat befasste sich übrigens auch mit der Schaffung einer «Swiss Cloud». Im April 2020 gab er beim Finanzdepartement eine entsprechende Studie zum Bedarf und zur Machbarkeit in Auftrag. Dabei sollte mit den Kantonen, der Wirtschaft und der Wissenschaft auch der Handlungsbedarf im Hinblick auf eine erhöhte Datensouveränität sowie eine verminderte Abhängigkeit von internationalen Cloud-Anbietern untersucht werden. Dabei kam man jedoch zum Fazit, dass «der Bedarf an einer ‹Swiss Cloud› in Gestalt einer eigenständigen öffentlich-rechtlichen technischen Infrastruktur und als Erfolgsfaktor für den Standort Schweiz» nicht ausgewiesen ist (Computerworld berichtete). Befürwortet wurde dagegen ein Label für eine sichere Nutzung von Cloud-Leistungen, die besonderen Anforderungen der Datensouveränität entsprechen.

Der Kanton Freiburg befasste sich im vergangenen Jahr ebenfalls mit der Cloud. Der Staatsrat beantragte dort dem Parlament Gesetzesänderungen, um Pilotprojekte im Bereich des Cloud Computings in die Produktionsphase überführen und Daten in die Cloud auslagern zu können. Dabei ging es insbesondere um Microsoft 365 sowie zwei Anwendungen aus dem Unterrichtsbereich, die nach Schuljahresbeginn 2020 nicht mehr zur Verfügung standen, berichteten die «Freiburger Nachrichten».

Microsoft 365 sei auch kurzfristig beim Fernunterricht während der Corona-Krise zum Einsatz gekommen, weshalb für den Staatsrat dies­bezüglich «eine gewisse Dringlichkeit» geherrscht habe. Obwohl der Grosse Rat die Änderungen am Ende absegnete, gab die Auslagerung der Daten zu reden. Das Parlament einigte sich darauf, dass sich der Datenbearbeitungsort jederzeit entweder auf Schweizer Gebiet oder auf jenem eines Staates befinden muss, der ein gleichwertiges Datenschutzniveau garantiert.

Dass Cloud-Dienste und IT-Sourcing nicht nur auf nationaler und kantonaler, sondern auch auf Gemeindeebene ein Thema sind, zeigt sich in Ebikon. Die Gemeinde entschied sich im letzten Jahr dazu, ihre IT in die «achermann govcloud» von Achermann ICT-Services zu migrieren. Seither laufen die rund 110 virtuellen Clients und Server im Data Center Fluhgrund des Dienstleisters in Luzern.

Laut Yves Brönnimann, Leiter Informatik und Finanz- & Rechnungswesen der Gemeinde Ebikon, lohnte sich das Projekt finanziell sowie aufwands- und insbesondere auch sicherheitstechnisch. Das Data Center von Achermann verfügt den Angaben zufolge über einen direkten Anschluss an das kantonale Kommunikationsnetz LUnet. Dies ermögliche allen Gemeinden im Kanton Luzern eine einfache Glasfaseranbindung ohne Kosten für eine zusätzliche Verlegung von Verbindungen.

«Die Migration verlief reibungslos», berichtet Brönnimann. Zudem seien die Daten der Gemeinde in guten Händen: «Mit dem zusätzlichen Backup im Zürcher Data Center Equinix machen wir uns keine Sorgen um einen Datenverlust.»

Angetrieben von der Corona-Pandemie, waren Kantone und Gemeinden im vergangenen Jahr auch damit beschäftigt, Bürgerinnen und Bürgern neue elektronische Behördendienste zur Verfügung zu stellen. Nicht wenige von ihnen arbeiteten zum Beispiel an der Online-Steuererklärung. Die Stadt Zürich ergänzte ihren zentralen Zugang zu den städtischen Online-Services namens «Mein Konto» mit dem neuen Dienst «Steuern verwalten».

Rund 200'000 telefonische und schriftliche Anfragen gelangen laut der Stadt Zürich jährlich an das Steueramt. Dabei gehe es um Bestellungen von Kontoauszügen, Vereinbarungen von einfachen Zahlungsabkommen oder auch Anfragen zur aktuellen Steuerschuld. «Mit dem neuen Online-Service bieten wir den Steuerpflichtigen die Möglichkeit, diese Informationen rund um die Uhr selbst abzurufen», sagt der Finanzvorstand Daniel Leupi. Er geht davon aus, dass sich die Zahl der aktuellen Anfragen dank des Online-Services stark reduzieren wird.

Indem sie einen einfachen Überblick über die persönliche Steuersituation liefert, soll die neue Lösung vor allem auch junge Steuerpflichtige unterstützen. «Ebenso erhoffen wir uns einen positiven, schuldenpräventiven Effekt», erklärt Leupi.

Das neue Steuerportal des Kantons Basel-Stadt nennt sich «eSteuern.BS». Dank dessen lässt sich die Steuer­erklärung nun auch dort rein digital einreichen. Zudem steht ein Steuerkonto zur Verfügung, über das Steuerzahlungen nachvollzogen und Umbuchungen vorgenommen werden können. Dem Finanzdepartement zufolge wurde das Projekt mit dem Ziel lanciert, die bestehende Steuerdeklarations-Software BalTax durch eine webbasierte Lösung zu ergänzen sowie weitere Online-Angebote einzuführen. Eine handschriftliche Unterschrift ist mit der neuen Lösung nicht mehr nötig. Alle elektronischen Belege lassen sich direkt hochladen, solche in Papierform können mit der dazugehörigen Foto-App «oBeam» digitalisiert werden.

Noch in der Pipeline steckt das Projekt «DigiTax Uri». Damit will auch der Urner Regierungsrat die Papier- und Excel-Steuererklärung durch eine Online-Version ersetzen. Wie dieser kürzlich mitteilte, laufen die entsprechenden Projektarbeiten auf Hochtouren. Im Sommer 2020 wurde «ein erfahrenes Schweizer Informatik-Unternehmen» mit der Entwicklung und Umsetzung des Systems beauftragt. In verschiedenen Kantonen werde dieses bereits ein­gesetzt. Man sei punkto Kosten und Umsetzung auf Kurs, nächstes Jahr solle den Urnerinnen und Urnern dann erstmals die neue Online-Steuererklärung zur Verfügung stehen. Gemäss dem Regierungsrat ist es aus finanzieller Perspektive derzeit das grösste Digitalisierungsvorhaben der kantonalen Verwaltung.

Erfolgreich durchgeführte Digitalisierungsprojekte in der Verwaltung ­machen jedoch nicht nur Privatpersonen das Leben leichter. Auch für Unternehmen werden sie zunehmend wichtiger, um Prozesse zu vereinfachen und zu optimieren. Gemeinsam mit der Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften befragte das Beratungshaus KPMG die Firmen IBM Schweiz, Migros, Nestlé, Novartis, SBB, Swisscom, Swiss Life und Zurich Insurance Group nach ihren Anforderungen an die digitale Verwaltung.

Die im Oktober 2020 veröffentlichte Umfrage zeigte, dass die Firmen einen neuartigen und zeitsparenden Zugang zur Verwaltung brauchen statt einer einfachen «Über­setzung» analoger in digitale Prozesse. Insbesondere äusserten sie auch den Wunsch nach einer E-ID und einer E-Signatur. Dem E-ID-Gesetz, das der Bundesrat ausgearbeitet und das Parlament verabschiedet hatte, erteilte das Schweizer Stimmvolk Anfang März bekanntlich eine deutliche Abfuhr. Dass die Schweiz eine E-ID braucht, ist nach wie vor unumstritten. Eine Lösung, die von privaten Anbietern heraus­gegeben und lediglich vom Staat kontrolliert wird, passte den Schweizerinnen und Schweizern jedoch nicht.

Die Nachbarn in Liechtenstein sind da schon einen Schritt weiter. Der damalige Regierungschef Adrian Hasler präsentierte dort die E-ID, mit der die vorherigen Systeme «lilog» und «lisign» ersetzt wurden, schon am 29. April 2020. Nutzen lässt sich diese über die App «eID.li» für Android und iOS.

Wie die Regierung des Fürstentums damals mitteilte, stellte die Verwaltung schon zuvor viele Formulare und Dienste elektronisch bereit. Gefehlt habe aber eine einfache und praktikable Lösung für die eindeutige Identifizierung. «Durch die Verfügbarkeit einer eindeutigen Identifikation im virtuellen Raum wird eine Vielzahl von Dienstleistungen auf ein vorbildliches Sicherheitsniveau gehoben und damit überhaupt erst möglich», sagte Hasler anlässlich der Präsentation der E-ID. Die physische Unterschrift sei im elektronischen Behördenverkehr nicht mehr notwendig und werde durch eine Bestätigung der Nutzer beim Abschluss eines Prozesses ersetzt. Das Ausdrucken und Unterschreiben von Anträgen, die online erstellt wurden, fällt somit weg.

Entwickelt wurde die E-ID für das «Ländle» von einer Tochterfirma der Österreichischen Staatsdruckerei. Diese hatte für die App laut eigenen Aussagen schon eine passende Plattform parat, die für offizielle Ausweisdokumente auf dem Smartphone konzipiert und bereits für den digitalen Führerschein der Republik Kosovo verwendet wurde. Ausgehend davon habe man die Lösung «mit nur wenigen Monaten Entwicklungszeit» an die liechtensteinischen Anforderungen anpassen können.

Trotz Rückschlägen wie bei der E-ID scheint langsam etwas Bewegung in die digitale Transformation der Verwaltung zu kommen. Denn nebst den vorgestellten Projekten wurden bei Bund, Kantonen und Gemeinden noch wesentlich mehr Vorhaben angestossen und umgesetzt. Ein sprunghafter Anstieg bei öffentlichen Ausschreibungen, wie man ihn aufgrund der Corona-Pandemie hätte erwarten dürfen, blieb allerdings grösstenteils aus. Das verrät ein Blick auf die IT-Zuschläge, die in der Online-Datenbank IntelliProcure vermerkt sind.

Die Plattform wurde von der Forschungsstelle Digitale Nachhaltigkeit der Universität Bern entwickelt und ist für Unternehmen und Behörden im öffentlichen Beschaffungsumfeld konzipiert. Sie vereint Daten sowie indexierte Dokumente der Beschaffungs­plattform simap.ch.

Einzig der Bund vergab laut Intelli­Procure 2020 mehr IT-Projekte als im Vorjahr. Sowohl bei den Kantonen als auch bei den Gemeinden und Städten lag der Wert sogar leicht unter dem Vorjahr.

Umso mehr: Damit die Schweiz im E-Government- Bereich zu den digitalen Vorreitern aufschliessen kann, sind noch grosse Schritte nötig. Denn die Corona-Pandemie zeigte einige Defizite schonungslos auf. Etwa bei den Contact-Tracing-Teams, die für ihre Arbeit unterschiedliche Programme einsetzten – mitunter sogar Excel –, wie eine Comparis-Umfrage bei den Gesundheitsdirektionen ergab. «Statt auf eine standardisierte Realtime-Lösung zu setzen, herrscht ein Software-Dschungel», urteilte das Online-Vergleichsportal. Und das habe Folgen für den Informationsfluss und die Datenlage. Oder auch bei der Impfplattform des BAG, wo im Januar mehrere Kantone wegen Problemen die Impfregistrierung vorübergehend unterbrechen mussten.

Inwiefern es der öffentlichen Hand mit der neuen Organisation «Digitale Verwaltung Schweiz» gelingen wird, die nötigen Impulse zu setzen, muss sich erst noch zeigen.