Digitalisierung ist mehr als E-Mail

Über das MiGEK-System erhielten in einem weiteren Schritt auch die Gemeinden des Kantons Zürich einen direkten Zugriff auf Informationen, die sie für die Bearbeitung eines Geschäfts zwingend benötigen. So wurde auch die Zusammenarbeit mit den Gemeinden digitalisiert.

Ist mancherorts schon von «Digitalisierung» die Rede, wenn Dokumente nicht mehr in Papierform, sondern eingescannt via E-Mail übertragen werden, war dies für das Migrationsamt keine Option. Vielmehr war von Beginn an klar, dass ein E-Mail-Service nicht die Basis für die Abbildung von Prozessen sein kann. Aus diesem Grund wurde für den Austausch von Dokumenten ein Pilotprojekt zum Meldungsaustausch realisiert. Damit ist eben nicht E-Mail gemeint, sondern eine auf eCH-Standards basierende Kommunikation zwischen PuM respektive MiGEK und den unterschiedlichen Lösungen der Gemeinden. Diese direkte und wo immer möglich auf beiden Seiten automatisierte Kommunikation ermöglicht, dass ein Geschäft von einer Gemeinde heute in aller Regel noch am gleichen, spätestens jedoch am folgenden Tag abgeschlossen werden kann. «In enger Kooperation haben wir eine aussergewöhnlich gute und mächtige Lösung für die Zusammenarbeit mit
unseren Gemeinden realisiert», sagt Walter Peter, Leiter Informatik des Migrationsamts Kanton Zürich.

Dass es insbesondere bei den Gemeinden ein grosses Bedürfnis an mehr und transparenter Information gab, zeigt das aktuell laufende Pilotprojekt, für das sich spontan 20 Gemeinden freiwillig gemeldet haben. Das Projekt verläuft sehr vielversprechend und soll nach Abschluss der Pilotphase zügig ausgebaut werden. Das Engagement hat sich auch für die Gemeinden gelohnt, sagt Gaby Egger von der Gemeindeverwaltung Wangen-Brüttisellen: «Für uns ist die neue Lösung super, da der ganze Prozess dadurch viel schneller geht. Die Kunden erhalten die Bewilligungen rascher, im MiGEK haben wir diverse Informationen zur Verfügung. So können wir Ressourcen einsparen und die wertvolle Zeit für unsere Kunden einsetzen.»