Das digitale Migrationsamt in Zürich

Noch vor wenigen Jahren war das Migrationsamt Zürich ein klassischer Bestandteil einer kantonalen Verwaltung. Die Verantwortlichen sprachen zwar häufig und gerne von Digitalisierung, die Umsetzung ging allerdings nur sehr langsam voran. Mit einer Durchlaufzeit von im Schnitt fünf Tagen für ein typisches Geschäft war auch das Migrationsamt weit weg von dem, was die Kunden heute von einer modernen Verwaltung erwarten. Wie in vielen Unternehmen auch gab es beim Migrationsamt ein umfangreiches Bestandsarchiv. Obwohl dieses vergleichsweise gut geführt war, ist Papier nun mal leider ein schlecht handhabbares und serielles Medium.

Auch beim regelmässigen Datenaustausch mit der Bundesverwaltung war die Zeit ein wenig stehen geblieben. Aufgrund fehlender oder viel zu seltener und manueller Synchronisationsläufe waren die Datenbestände in vielen Fällen nicht mehr aktuell. Diese Defizite bremsten auch die Entscheidungsprozesse innerhalb des Zürcher Migrationsamts aus. Da hier das Personal bereits an der Grenze seiner Leistungsfähigkeit arbeitete, sahen sich die Verantwortlichen für die sich abzeichnenden zusätzlichen Heraus­forderungen nicht wirklich gut gerüstet.

Ganz ähnlich war die Situation bei den Gemeinden im Kanton Zürich. Ein Grossteil des Informationsaustauschs mit dem kantonalen Migrationsamt erfolgte in Papierform. Dabei mussten allein schon für den Transport der Dokumente via Post im Normalfall zwei Tage veranschlagt werden. Ein ebenfalls unbefriedigender Zustand.

Mit dieser Situation konnten und wollten sich die Verantwortlichen des Migrationsamts Zürich nicht abfinden. Ausgehend vom bereits vorhandenen Dokumentenmanagement-System wurde zunächst die Erfassung der verschiedenen Belege intensiviert. In einem nächsten Schritt wurde gemeinsam mit dem Winterthurer IT-Unternehmen Cross-Works die Plattform «MiGEK» entwickelt. Sie sollte einerseits die Zusammenarbeit mit den Gemeinden verein­fachen und andererseits den Datenaustausch mit dem Zentralen Migrationsinformationssystem (Zemis) des Bundes automatisieren. MiGEK wurde sukzessive erweitert, zum Beispiel mit einer Terminplanfunktionalität, über welche die kantonalen Gemeinden den Termin für die Erfassung biometrischer Daten selbst bestimmen können.

Darauf aufbauend, wurde in Zusammenarbeit mit der Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaft (ZHAW) eine Ausschreibung für eine Workflow-Plattform lanciert. Aus dieser Ausschreibung ging der IT-Dienstleister Sopra Steria mit der Prozessunterstützungs- und Monitoring­plattform «Inubit» als Sieger hervor. Heute, rund vier Jahre später, ist die intern «PuM» genannte Plattform eingeführt und praktisch alle vorhandenen Informationen sind digitalisiert. Der Zugriff auf die Lösungen geschieht weitestgehend via Browser, die Datenhaltung erfolgt in SQL-Datenbanken.

Die Anwendung ist heute für alle Mitarbeiter im Migrationsamt das zentrale Werkzeug für die tägliche Arbeit. Kein Geschäft, kein Arbeitsschritt, der an PuM vorbeigeht. Aus dem System heraus werden – wo immer möglich automatisiert – Aufträge generiert und an Umsysteme übertragen. Im Gegenzug liefern die zahlreichen Umsysteme ihre Ergebnisse direkt und weitestgehend automatisiert in PuM ein, weshalb ein typisches Geschäft das Migrationsamt heute im Schnitt in einem einzigen Tag durchläuft. Diese umfassende Prozessoptimierung ist ein wesentlicher Grund dafür, dass das Migrationsamt heute deutlich mehr Geschäfte bearbeiten kann, ohne dass dafür der Personal­bestand aufgestockt werden musste.

Die PuM-Plattform bildet allerdings nicht nur Prozesse ab, sondern sie erlaubt auch die Überwachung derselben. So sieht das Management des Migrationsamts heute zu jedem beliebigen Zeitpunkt, wo es in der internen Prozesslandschaft allenfalls einen Stau gibt. Bei Bedarf können die Verantwortlichen umgehend entsprechende Gegenmassnahmen einleiten. Ausserdem werden Verbesserungs­potenziale im Bereich der verschiedenen Prozesse erst durch PuM sicht- und auch belegbar.