Das Whiteboard ist ein etabliertes Instrument, um Pläne zu präsentieren, Gedanken festzuhalten, Diskussionen zu strukturieren und Ideen zu finden. Dazu muss man allerdings alle Beteiligten in einem Raum versammeln. Die Collaboration-Plattform Conceptboard löst das Raumproblem, indem sie virtuelle Whiteboards in der Cloud zur Verfügung stellt.

Die Anmeldung bei Conceptboard ist durch Eingabe von Name, E-Mail-Adresse und Passwort sekundenschnell erledigt. Danach lädt man über den Button „Nutzer einladen“ zunächst sein Team ein oder eröffnet ein neues Board, für das man mit dem „Teilen“-Button ebenfalls Teilnehmer einladen kann.

Die Eingeladenen erhalten eine E-Mail von Conceptboard, die sie über einen Link direkt mit dem Service verbindet. Anmeldung und Zugang sind wiederum eine Sache von Sekunden. Jeder Neuangemeldete erhält zunächst einen „Pro“-Account, der ihn 30 Tage kostenlos alle Funktionen des Dienstes ausprobieren lässt. Gästen lässt sich die Board-URL entweder über die Einladungsfunktion oder direkt mitteilen. Sie bleiben dem Dienst gegenüber auf Wunsch anonym. 

Mehrere Boards lassen sich zu einem Projekt zusammenfassen. Auch kann man ein Board in einzelne Abschnitte unterteilen, indem man schlicht Überschriften setzt. Inhalte wie Bilder oder Textabschnitte fügt man per Drag and Drop, Datei-Upload oder über die Zwischenablage ein. Zum Bearbeiten, Ergänzen und Strukturieren stehen Werkzeuge wie Klebezettel, Textboxen sowie Zeichen- und Kommentarfunktion bereit.

Neben einem Text-Chat verfügt jedes Board über einen Videokonferenz-Kanal, sodass sich Teilnehmer optional auch sehen und hören können.

Clever ist die Möglichkeit, sich in unterschiedlichen Farben anzeigen zu lassen, wo die anderen Teilnehmer sich gerade mit ihrem Cursor befinden und welchen Ausschnitt des Boards sie auf dem Bildschirm haben.

Conceptboard bietet neben der Zusammenarbeit an beliebig vielen Boards auch Grundfunktionen zur Teamsteuerung. So lassen sich über sogenannte @mentions Nutzer einzeln oder in Gruppen ansprechen und mit Aufgaben betrauen. Soll der Stand eines Projekts von einem Verantwortlichen abgesegnet werden, lässt sich ein Freigabeprozess starten.

Conceptboard kann in der Cloud genutzt oder On-Premise installiert werden. Während der Preis für die SaaS-Variante bei 8 Euro pro Nutzer und Monat beginnt, kostet das selbst gehostete Conceptboard ab 6000 Euro (für zehn Nutzer).