Die Tabulatoren in Word dienen dazu, Listen und Tabellen ansprechend zu gestalten. Sie lassen sich via Layout/Absatz/Absatzeinstellungen nach einem Klick auf Tabstopps definieren oder über die Werkzeuge im Zeilenlineal. Der Effekt ist derselbe.

Zeilenlineal einblenden: Damit Word Ihnen das Zeilenlineal anzeigt, wechseln Sie im Reiter Ansicht zu Drucklayout (in früheren Word-Versionen: Seitenlayout). Stellen Sie hier via Anzeigen sicher, dass Lineal aktiv ist.

Links des Zeilenlineals befindet sich ein quadratisches Kästchen, über das sich die Art des Tabulators umschalten lässt. Klicken Sie ein paarmal drauf, ändert sich das Symbol. Wenn es wie ein grosses L aussieht, setzen Sie einen linksbündigen Tabulator. Sieht es wie ein kopfstehendes T aus, erhalten Sie einen zentrierten Tabulator, und so weiter. Die Umschaltung gilt für den nächsten Tabstopp, den Sie setzen.

Fun Fact: Bei den Einzügen sehen die Vorschauen im Auswahlkästchen anders aus, als wenn sie dann im Lineal platziert sind. Der Erstzeileneinzug wird im Kästchen als nach oben weisender Keil dargestellt, sobald im Lineal platziert, ist es ein nach unten weisender Keil. Beim hängenden Einzug ists genau umgekehrt. Mehr zu den Einzügen aber später.

Setzen/Entfernen: Sie setzen den gewählten Tabulator, indem Sie einfach im Zeilenlineal an die gewünschte Stelle klicken, zum Beispiel bei «5 cm». Sie können ihn entfernen, indem Sie ihn per Maus packen und nach oben aus dem Zeilenlineal ziehen.

Wichtig: Wenn Sie einen Tabulator setzen oder entfernen, gilt dieser nur für den aktuellen Absatz. Soll die Änderung für mehrere Absätze gelten, müssen Sie diese vorher per Maus markieren.

Tabulator ändern: Markieren Sie den Absatz, in dem ein Tabulator geändert werden soll. Jetzt können Sie im Zeilenlineal das Tabulatorzeichen per Maus verschieben. Sie können auf diese Weise aber nur die Position des Tabulators ändern, nicht dessen Typ! Wollen Sie aus einem rechtsbündigen einen Dezimaltabulator machen, müssen Sie den Absatz markieren, den rechtsbündigen Tabulator rauswerfen, danach links im Kästchen bis zum Dezimaltabulator durchklicken, nun den Dezimaltabulator an der gewünschten Stelle setzen. Alternativ öffnen Sie via Start/Absatz die Absatzeinstellungen, gehen zu Tabstopps, klicken den zu ändernden Tab in der Liste an und schalten dort auf einen anderen Typ um.

Im folgenden Bild sind die Tabstopps immer am gleichen Ort gesetzt, nämlich bei 7, 10, 12.5 und 15 Zentimetern, siehe auch die dünnen senkrechten rot-gestrichelten Linien, die wir zur Verdeutlichung angebracht haben. Je nach Typ des Tabulators erscheint der Text nach Einfügen eines Tabsprungs mal links, mal rechts oder in der Mitte des Tabstopps. Die folgenden Tabulatortypen stehen zur Verfügung.

Links- und rechtsbündig: Standardmässig ist der linksbündige Tabulator gesetzt, Bild oben (A). Die untereinander stehenden Einträge bilden zusammen einen geraden senkrechten linken Rand. Er wird meistens für Listen mit Namen oder sonstigen Texten verwendet.

Analog dazu gibts auch den rechtsbündigen Tabulator, Bild oben (C). Wer keinen Dezimaltabulator verwendet, greift häufig zu diesem, weil so die Zahlen und zugehörigen Spaltenüberschriften rechtsbündig erscheinen.

Zentriert: Im Bild oben bei (B) ist bei unseren als Beispiel gewählten Tabstopp-Positionen je ein zentrierter Tabulator gesetzt. Die gedachte Tabstopp-Linie bildet die Mitte der darauf angeordneten Texte.

Dezimal: Dieser – siehe (D) – ist fürs Auflisten von Zahlen gedacht. In den Sprach- und Regionseinstellungen unter Windows ist je nach Land entweder der Punkt oder das Komma als Dezimaltrennzeichen definiert. Ein Dezimaltabulator geht damit etwas speziell um: Er tut erst mal so, als sei er ein rechtsbündiger Tabulator, siehe (D), bei Spalte 3. Er ordnet den Text also direkt links der gedachten Tabstopp-Linie an. Sobald er aber das Dezimalzeichen entdeckt, wird dieses auf die Tabstopp-Linie gelegt, sodass bei Beträgen z. B. die Franken oder Euros direkt links der Linie stehen und die Rappen oder Cents direkt rechts davon. So stehen die Beträge oder sonstigen Zahlen ordentlich untereinander.

Vertikale Linien: Ein weiterer Spezialfall sind die vertikalen Linien-Tabstopps (ehem. Listenzeichen). Es ist im Prinzip kein Tabulator, denn er rückt keine Texte ein. Er malt einfach an den Stellen, die Sie in Word festlegen, senkrechte Linien ins Dokument. Der Linien-Tabstopp ist als Ergänzung gedacht, also als zusätzliche Gestaltungshilfe, wenn Sie bereits Tabulatoren verwenden und zwischen diesen Spalten noch eine Trennlinie anzeigen wollen.

Im nachfolgenden Bild haben wir bei 7 und 10 Zentimetern einen linksbündigen Tabstopp gesetzt, bei 14,25 einen rechtsbündigen und bei 16,25 einen Dezimal-Tabstopp.

Zusätzlich haben wir bei 6,5 cm, 9,5 cm, 12,25 und 14,5 cm einen vertikalen Linien-Tabstopp angebracht. Dieser sorgt für die senkrechten schwarzen Linien zwischen den Spalten. Die schwarze dünne Linie wird dann beim Druck auch sichtbar bleiben. Die Farbe oder Dicke lässt sich darin allerdings nicht festlegen, es sei denn, Sie greifen stattdessen zu einem Zeichenelement.

Wenn Sie mit Tabulatoren hantieren, werden Sie auch auf die Einzüge stossen. Word bietet im Kästchen links neben dem Zeilenlineal auch den hängenden Einzug und den Erstzeileneinzug an. Ausserdem lassen sich über das etwas verwirrende dreigeteilte Symbol direkt im Lineal auch verschiedene Einzüge ändern. Markieren Sie einen Absatz und ziehen Sie am oberen Teil (ein nach unten weisender Keil). Sie stellen fest, dass sich damit nur der Einzug der ersten Zeile ändert (der Erstzeileneinzug). Der zweite Teil des Symbols bestimmt den hängenden Einzug. Ziehen Sie ihn nach rechts, bleibt die erste Zeile am Rand, während der Rest des Absatzes eingerückt wird. Und der unterste Teil (ein kleines Rechteck) verändert den gesamten Einzug, wenn Sie ihn nach rechts oder links ziehen.

Linker Einzug: Ein linker Einzug ist ein künstlich vergrösserter, nur im aktuellen Absatz gültiger Abstand zum linken Seitenrand. Er wird oft benutzt, um zum Beispiel Zitate hervorzuheben. In der Praxis verpasst man diesen natürlich auch eine andere Schriftart und einen etwas grösseren Abstand zum oberen und unteren Absatz. Es gibt übrigens auch einen rechten Einzug.

Erstzeileneinzug: Dieser dient dazu, nur der jeweils ersten Zeile eines Absatzes einen anderen Einzug zu verpassen. Das ist meist nur bei längeren Texten üblich, wie Sie das aus Büchern und Zeitschriften kennen.

Hängender Einzug: Der «hängende Einzug» rückt den gesamten Absatz ein, mit Ausnahme der ersten Zeile. Das lässt sich mit einem Tabulator kombinieren: Rücken Sie zum Beispiel einen Absatz um 4 cm ein und setzen Sie auf Position 4 cm auch gleich einen linksbündigen Tabstopp. Ziehen Sie den Erstzeileneinzug wieder auf Null zurück. Schon können Sie links eine Art Aufzählungstitel machen, per Tab zum Tabstopp bzw. Einzug springen und dann den Absatz weiterschreiben.

Nächste Seite: Standardabstände, Füllzeichen, Tausenderstrich

Bei den erwähnten Gestaltungswerkzeugen könnte noch die eine oder andere Frage auftauchen. Zum Beispiel zu diesen Themen.

Standardabstände ändern: Wenn Sie keinen Tabstopp setzen und in einem Text trotzdem einen Tabsprung einfügen, springt der Cursor meist dennoch ein Stückchen weit. Hier verwendet Word einfach einen Standardtabstopp, der zum Einsatz kommt, sofern kein anderer gesetzt ist. In der Grundinstallation liegen diese Abstände bei 1.25 cm. Sie können die aber ändern. Im Reiter Start klicken Sie im Bereich Absatz aufs unscheinbare Steuerelement Absatzeinstellungen, siehe nachfolgendes Bild. Im neuen Dialog klicken Sie im Reiter Einzüge und Abstände unten auf die Schaltfläche Tabstopps. Ändern Sie hier die «Standardtabstopps» auf den gewünschten Wert, zum Beispiel 3 cm. Aufgepasst: Das gilt nur fürs aktuelle Dokument. Falls Sie den Standardtabstopp generell ändern wollen, versuchen Sie, die Einstellung in der Standardvorlage «Normal.dotx» anzupassen und die Datei wieder zu speichern.

Profi-Tipp: Verzichten Sie aufs Verwenden der Standardabstände und verlassen Sie sich nie darauf. Wenn Sie einen Tabsprung machen, setzen Sie genau dort, wo Sie ihn haben wollen, einen Tabstopp.

Füllzeichen: Im vorherigen Tipp (inkl. Bild) zeigen wir den Weg zu den Absatzeinstellungen. Hier haben Sie eine weitere interessante Option. Sie mögen vielleicht Ihr Inhaltsverzeichnis selbst gestalten. Nun wollen Sie eine gepunktete oder gestrichelte Linie haben zwischen Stichwort und zugehöriger Seitenzahl. 

Wie Sie den Tabstopp für die Seitenzahl setzen, haben Sie bereits erfahren. Markieren Sie nun das Stichwortverzeichnis und rufen Sie via Start/Absatz die Absatzeinstellungen auf. Klicken Sie auf Tabstopps. Greifen Sie hier bei Füllzeichen zum Beispiel zum zweiten mit der gepunkteten Linie. Sofort wird der Leerraum in der Zeile zwischen Stichwort und Seitenzahl mit Punkten aufgefüllt.

Problem mit Tausenderstrich: Bei Einsatz des Dezimaltabulators kann es passieren, dass Word den Tausenderstrich für ein Dezimalzeichen hält. Prüfen Sie die Windows-Einstellungen: Öffnen Sie die Systemsteuerung. Tippen Sie oben rechts ins Suchfeld region ein und öffnen Sie Datums-, Uhrzeit- oder Zahlenformat ändern. Klicken Sie auf Weitere Einstellungen. Schauen Sie genau, ob Sie das richtige Zeichen fürs Dezimaltrennzeichen und als Symbol für Zifferngruppierung (d. h. Tausenderstrich) eingetragen haben. Word wandelt ein eingetipptes Hochkomma ' standardmässig in ein typografisches Zeichen um. Ab dann ist es kein Tausenderstrich mehr – und es kommt beim Dezimaltabulator zu Interpretationsproblemen.

Ihre Möglichkeiten: Schalten Sie schlimmstenfalls die automatische Umwandlung in typografische Zeichen aus. Gehen Sie hierfür zu Datei/Optionen/Dokumentprüfung. Klicken Sie auf AutoKorrektur-Optionen. Sie finden hier unter anderem die zwei Reiter AutoFormat während der Eingabe und AutoFormat. Schalten Sie in beiden Reitern die Option zum Ersetzen von «Gerade Anführungszeichen durch typographische» aus – und klicken Sie auf OK.

Sollte dies keine Option sein, weil Sie etwa Anführungs- und Schlusszeichen weiterhin umgewandelt haben wollen, empfiehlt sich anstelle des Dezimaltabulators einen rechtsbündigen zu benutzen. Achten Sie hierbei aber darauf, dass Sie die Kommastellen mit eingeben, um ein einheitliches Erscheinungsbild zu erhalten.