Das Automatisieren von Geschäftsprozessen ist essentieller Bestandteil der Digitalisierung. Dabei setzen viele Unternehmen im deutschsprachigen Raum als Backend die Microsoft-Lösung SharePoint ein. Einige davon, rund 150, haben an einer Umfrage zu Workflow-Lösungen teilgenommen. Die Studie wurde initiiert von dem IT-Dienstleister Group Business Software, der Hochschule der Medien Stuttgart und dem Fachportal SharePoint360. Die wichtigsten Ergebnisse: Workflows werden nicht durchgängig genutzt, Bordmittel genügen meist nicht und die Anwender sind wenig zufrieden.

Nur knapp über die Hälfte der Befragten (56 Prozent) gab an, SharePoint für das Workflow-Management zu nutzen. Weitere 26 Prozent planen es. Dabei sind die Anwendungsgebiete vielfältig: "Die aus der SharePoint-Historie getriebenen IT-lastigen Einsatzbereiche verschwinden zunehmend", sagt Wolfgang Miedl von SharePoint360. Immerhin noch 38 Prozent der IT-Abteilungen verwenden die Anwendung für das Bearbeiten von Support-Tickets. Jedoch setzen auch die Abteilungen Einkauf (36 Prozent), Vertrieb (36 Prozent) und Personalwesen (34 Prozent) die Microsoft-Lösung ein.

Für die Geschäftsprozessautomatisierung lassen sich Workflows direkt in SharePoint realisieren. Das grundlegende Rüstzeug liefert Microsoft mit. Die Möglichkeiten dieser Werkzeuge sind jedoch begrenzt. Deshalb programmieren die Unternehmen entweder eigene Erweiterungen oder setzen Workflow-Tools von Drittanbietern wie K2 und Nintex ein.

In der Praxis kommt laut der Studie kaum jemand mit den Bordmitteln zurecht: Lediglich 12 Prozent verwenden ausschliesslich SharePoint-Funktionen. Auf selbst programmierte Workflows setzt die Hälfte der Befragten, 40 Prozent lassen sich Workflows von einem Dienstleister entwickeln. Die fertigen Erweiterungen von K2, Nitex & Co. kommen bei zusammengenommen 60 Prozent zum Einsatz.

Jedoch sind sowohl die Eigenentwicklungen als auch die kommerziellen Erweiterungen offenbar unzureichend. Denn nur sechs Prozent sind "sehr zufrieden" mit den Workflow-Lösungen. Über die Hälfte (52 Prozent) ist zwischen "mässig zufrieden" und "unzufrieden". Andreas Richter, Executive Vice President Marketing & Product Management bei GBS, verortet hier einen "erheblichen Optimierungsbedarf".

Die Unzufriedenheit mit den Workflow-Lösungen erhöht offenbar den Leidensdruck bei den Unternehmen. Denn laut Studie wollen sie in den nächsten zwölf Monaten massiv investieren. Die grosse Mehrheit, 75 Prozent, will bis zu 50.000 Euro in die Hand nehmen, 20 Prozent sogar noch mehr. Die anderen 5 Prozent haben keine Auskunft gegeben.