Smartes ERP – das müssen Sie wissen

Dass mobile Anwendungen für den Einsatz im Unternehmen einen immens hohen Stellenwert besitzen, kommt nicht von ungefähr: Während die Verkaufszahlen von Desktops und Notebooks eher stagnieren oder sogar rückläufig sind, eilen die der Smartphones von Rekord zu Rekord. Ein Unternehmen, das Mitarbeiter im Vertrieb, Aussendienst oder Support beschäftigt, muss sicherstellen, dass diese jederzeit und überall Zugriff auf wichtige Geschäftsprozesse haben. Genau für einen solchen reibungslosen Ablauf ist ein ERP-System massgebend, das diese Prozesse auch für den mobilen Einsatz anbietet. Dieses hilft, Abläufe zu optimieren und zu kontrollieren, indem es die Firmenressourcen in einer aufs Unternehmen zugeschnittenen Software abbildet.

Der Erfolg einer mobilen ERP-Lösung fällt oder steigt allerdings mit dem schnellen Zugriff auf die Kernfunktionen. Der PCtipp klärt die wichtigsten Fragen rund um mobile ERP-Systeme für KMU.

Die einfache Mitnahme von Dokumenten an verschiedene Orte war in der Vergangenheit der grosse Pluspunkt von Papier. Durch die Einführung eines mobilen Zugriffs (via Smartphone, Tablet oder Notebook) auf relevante Daten gewinnt ein mobiles ERP stark an Bedeutung. Dokumente in Papierform werden elektronisch erfasst, bereitgestellt und abschliessend in die ERP-Software respektive deren Datenbank integriert.

Der Vorteil: Die relevanten Informationen stehen in Echtzeit ortsunabhängig zur Verfügung. Sie können überall und jederzeit verändert und angepasst werden. Durch eine flüssige Synchronisation lassen sich so sofort beim Kunden verfasste Aufträge ad hoc in die Firmenzentrale übertragen und entsprechende Ressourcen direkt einplanen.

Vor der Einführung steht immer die Analyse bestehender Geschäftsprozesse, bevor «stationäre» ERP-Funktionen in mobile Applikationen verschoben werden. Abläufe müssen im Vorfeld genau definiert werden, damit ein mobiles ERP einen Mehrwert ergibt. Allerdings müssen gerade beim KMU auch eingespielte Abläufe neu überdacht werden, was wiederum Konfliktpotenzial bedeutet.

Mobile ERPs zeigen sämtliche Daten auf, die der Mitarbeiter unterwegs benötigt. Dabei steht zwar dieselbe Nutzeroberfläche wie in der Zentrale zur Verfügung, allerdings sollte sie personalisierbar sein, also direkt auf das Arbeitsgebiet des Aussendienstmitarbeiters optimiert sein. Dazu müssen die aktualisierten Daten seiner Kunden, Belege und Angebote, aber auch benötigte Kennzahlen mobil abrufbar sein. So kann der Mitarbeiter auf Kundenwünsche besser eingehen.

Ein weiterer Vorteil: Lagerarbeiter können per ERP-App Bestandsbewegungen erfassen, die vom Scanner, Smartphone oder Tablet direkt ins ERP-System übertragen werden.

Zum Einsatz kommen native, hybride und Web-Apps. Native Apps werden speziell für das jeweilige Betriebssystem geschrieben, laufen also auf Android- oder iOS-Endgeräten wie Tablets oder  Smartphones. Dadurch wird gewährleistet, dass sämtliche zur Verfügung stehenden Schnittstellen, die das Endgerät anbietet, wie etwa die Kamera, fehlerfrei zusammenarbeiten und auf die Funktionen der ERP-App abgestimmt sind. Der weitere grosse Vorteil nativer Apps: Sie sind leistungsfähig und können meist intuitiv bedient werden. Zudem sind sie speziell für das jeweilige Betriebssystem entwickelt. Allerdings decken solche Mini-Programme meist nur einen überschaubaren Funktionsumfang ab. Es hakt an ihrer Flexibilität, da sie nur einen Teil der Bedürfnisse eines spezifischen Unternehmensprozesses abbilden.

Nutzt ein Unternehmen im Backend mehrere ERP-Systeme, die zur optimalen Abwicklung eines Geschäftsprozesses herangezogen werden, kann dieser Prozess mit einer nativen App nicht abgedeckt werden, weil die App lediglich an das eine System des entsprechenden ERP-Anbieters angebunden ist. Und zweitens: Programmier- und Wartungsaufwand sind bei nativen Apps hoch. Die App muss nicht nur für Android und iOS separat entwickelt werden. Bei jedem neuen Betriebssystem-Release muss sie neu angepasst werden.

Webbasierte Apps erkennen, von welchem Gerät sie gerade aufgerufen werden, und passen ihr Aussehen an. Das ist ein signifikanter Vorteil, da die Werkzeuge damit in der Lage sind, den zur Verfügung stehenden Platz des Bildschirms optimal auszunutzen. Diese Strategie ist entwicklungsseitig mit dem geringsten Aufwand verbunden und für ERP-Zugriffe optimal, wenn alle Geräteklassen unterstützt werden müssen. Prinzipiell brauchen mobile Web-Apps einen Webbrowser und Internetzugang, wenngleich es auch möglich ist, einige Funktionen offline zu nutzen. Hybride Apps sollen die Vorteile von nativen und Web-Apps vereinen. Sie bieten bezüglich der Entwicklungskosten bis zur Fertigstellung Vorteile: Der Entwickler programmiert nur ein Tool, mit dem sich alle mobilen Plattformen abdecken lassen, aufwendige Parallelentwicklungen entfallen. Die App, die an den Browser gebunden ist, läuft in einer Art «Container», der als Bindeglied zwischen der Software und dem Betriebssystem agiert. Der Schwachpunkt: Hybride Apps können plattformspezifische Interaktionen nicht nutzen.

Von der Konzeption bis hin zur Realisierung einer mobilen ERP-Lösung rechnet man ein halbes bis zu einem Jahr. Wichtig dabei ist, dass das System fortgeführt und einer ständigen Optimierung unterworfen wird und nicht mit dem Tag des ersten Release beendet ist.

Die Datensicherheit spielt beim Einsatz und Zugriff auf das mobile ERP eine wichtige Rolle. Neben dem Zugriffs- und Passwortschutz muss auch die Verschlüsselung der Daten sichergestellt sein. Zudem muss geklärt werden, was passiert, wenn das Mobilgerät abhandenkommt – vor allem, wenn offline gearbeitet wird und die Daten lokal auf dem Mobilgerät gespeichert werden. Die Hersteller schützen Geräte per PIN-Codes. Mitarbeiter müssen bei jedem Aufruf der ERP-App diesen eingeben, um die Applikation auch nutzen zu können. Wird das Endgerät gestohlen, lassen sich die Daten per Fernzugriff löschen.