Webservices statt E-Mail

Das angebotene IBM Connections wurde von den Beteiligten allerdings nicht durchgängig verwendet. Für ein verteiltes Projekt mit dutzenden Beteiligten wäre die konsequente Nutzung der Plattform allerdings dringend zu empfehlen, sagt Pallasch. Nur so liessen sich die Projektdaten und -Dokumente vollständig bereitstellen und jederzeit ein guter Überblick behalten – auch über das, was die Anderen tun.

Seit Anfang Jahr hat die Bibliothek nun einen Grossteil ihrer Medienauswahl, die Aufbereitung der Katalogdaten und der Ausrüstung neu beschaffter Medien ausgelagert. Dabei gewährleistet die neue IT-Infrastruktur den Transfer der Katalog- und Administrativdaten zwischen den Partnern. Als Grundlage wurde ein XML-Datenformat vereinbart, das nun für sämtliche Datentransfers (Up- und Downloads) im Einsatz ist. Alle Medieneingänge können mittlerweile vom Bibliothekssystem in den Katalog übernommen werden. Auch das Verbuchen auf die korrekten Kostenstellen erfolgt automatisch. Heute sind vier Prozessvarianten für die Medienbeschaffung in Betrieb, weitere folgen.

Noch nicht abgeschlossen ist die Integration eines letzten Outsourcing-Partners. Hier erfolgt der Datenaustausch weiterhin über E-Mail. Der Grund ist, dass die Systemarchitektur bei dem Dienstleister nichts anderes zulässt. Die Schnittstelle soll nun möglichst rasch durch einen Webservice ersetzt werden, auch damit Fehler bei der Datenübernahme vermieden werden können.

Schon jetzt ist aber Bibliotheksdirektor Klaus Egli mit dem Erreichten vollauf zufrieden. «Der Projektaufwand wurde bereits im ersten Jahr durch die erzielten Kostenreduktionen kompensiert», sagt er.