Der Dienstleister Dropbox ist weiterhin der Platzhirsch unter den Cloud-Storage-Anbietern. Von den derzeit annähernd 600 Millionen Kunden haben sehr viele kostenlose Konten. Allerdings sind unter ihnen auch einige Hunderttausend aus dem Unternehmensbereich, mit denen Dropbox aktuell die Umsatzgrenze von eine Milliarde US-Dollar geknackt hat. Insgesamt sollen die Marktanteile gegenüber Konkurrenten wie Google Drive oder Box immer noch bei weit über 50 Prozent liegen.

Seit Mitte 2016 werden die Daten deutscher Geschäfts­kunden in Deutschland gespeichert. Damit entsprechen die Angebote den deutschen Datenschutzvorschriften, die Unternehmen beachten müssen. Dropbox betreibt dafür jedoch keine eigenen Rechenzentren, sondern nutzt dafür die Dienste von Amazon Web Services.

Zu Jahresbeginn hat Dropbox Business seine Cloud-Angebote überarbeitet und teilweise umbenannt. Das ehemalige Dropbox-Pro-Abo heisst nun Dropbox Plus. Es richtet sich mit 1 TByte Cloud-Speicher weiterhin an Smalloffice- und Homeoffice-Anwender. Die Teamangebote für grössere Unternehmen sind in drei Stufen unterteilt: Standard, Ad­vanced und Enterprise. Nur beim Standard-Modell ist der Speicherplatz auf magere 2 TByte begrenzt. Die anderen Abos haben kein Speicherplatzlimit. Während sich viele Leistungen in den Paketen gleichen, liegen die wichtigsten Unterschiede in den Team- und Steuerungsfunktionen für Administratoren. So sind zum Beispiel die Nutzung einer Unternehmens-Domain und die Netzwerksteuerung dem Enter­prise-Modell vorbehalten.

Dropbox Business bietet eine sehr einfach gestaltete Verwaltungskonsole: Der Administrator versendet einen Installa­tions-Link, der bereits die passende Verlinkung in die Unternehmens-Dropbox beinhaltet. Die Lizenzen lassen sich bei Bedarf einzeln hinzubuchen und kündigen. Ansonsten ist für die Verwaltung alles strukturiert wie bei einer klassischen Server-Verwaltung. Selbst die Verwendung eines Active Directory ist per Zusatz-App umsetzbar. Nutzer lassen sich in Gruppen verwalten und Teams zuordnen.

Auch die Sicherheit kommt nicht zu kurz: So lassen sich die Geräte festlegen, mit denen auf die Daten zugegriffen werden darf. Dabei ist es etwa auch möglich, dass nur das firmeneigene Mobilgerät und ein PC Zugriff haben. Alle Versuche, sich auf einem anderen Gerät einzuloggen, schlagen dann fehl. Auch die Zugriffsverwaltung mit einer zwangsweisen Anmeldung per zweistufiger Überprüfung lässt sich für alle oder einzelne Nutzer festlegen.

Ebenfalls neu bei der Nutzung eines Dropbox-Clients ist die Verwaltung einer privaten und einer geschäftlichen Dropbox. So können Mitarbeiter den Service völlig getrennt nutzen und speichern keine privaten Daten in der geschäftlichen Box ab. Damit ist auch das Risiko gering, dass Unternehmensdaten per Link freigegeben werden. Mit Hilfe eines Aktivitäten-Protokolls kann zudem ein Administrator immer auf Freigabe-Links reagieren und sie deaktivieren.

Weiterhin kann jeder Anwender recht sicher Daten versenden und auch empfangen. Zum Versenden lässt sich einfach ein Freigabe-Link auf eine Datei oder einen Ordner per E-Mail übermitteln. Ebenso einfach ist der Empfang. Dabei schickt man einem Kunden einen Link, der ihn zu einem für ihn bestimmten Ablageplatz für Daten in der Dropbox führt. Der Kunde braucht dafür keinen Dropbox-Account zu besitzen. Ein Unternehmen hat auch jederzeit die Hoheit über seine Daten. Scheidet ein Mitarbeiter aus, dann lässt sich sofort der Zugriff auf das Konto sperren. Das gilt selbst für Daten, die zum Offline-Lesen auf einem Gerät abgelegt wurden.

Damit das noch sicherer zu bewerkstelligen ist, lässt sich bei Dropbox Business ab der Enterprise-Version die Dropbox-App für Enterprise Mobility Management (EMM) nutzen. Das Unternehmen hat dabei die Möglichkeit, den EMM-Anbieter seiner Wahl mit der App zu kombinieren. Auf diese Weise sind die Steuerung und die Verwaltung der Unternehmensdaten auf mobilen Geräten noch besser unter Kontrolle.

Mit dem integrierten Produktivwerkzeug Paper will Dropbox Google Docs Konkurrenz machen. So können Teams die Paper-Funktionen für die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten oder Präsentationen nutzen. Das Dropbox-eigene Format reicht für einfache Dokumente samt Bildern und Kommentaren. Selbst kompliziert aufgebaute Word-Dokumente lassen sich anzeigen, allerdings nicht bearbeiten. Derlei Dokumente mit vielen Extras kann man aus der Box heraus mit Hilfe eines Office-365-Abonnement bearbeiten. Ein solches Abo ist im Dropbox-Abo nicht enthalten.

Teams können auf der Paper-Plattform eine Art Blog innerhalb eines Dokuments betreiben. Das heisst, für die gesamte Kommunikation innerhalb des Dokuments können Bilder, Texte, Videos oder andere Inhalte aus sozialen Medien genutzt werden. Damit lassen sich etwa Erläuterungen oder Inhouse-Kurse einfach gestalten und sind für jeden Mitarbeiter verfügbar.

Auch die Bearbeitung einzelner Einträge verläuft komplett anders als zum Beispiel in einem Programm wie Word, das menügesteuert arbeitet. In Paper lassen sich Einträge oder Medien-Elemente direkt bearbeiten, verlinken oder beschreiben.

In Sachen Terminabstimmung soll die Kalendersynchronisation von Google Kalender helfen. Dafür müssen die Mitarbeiter aber einen Google-Account nutzen. Für die Account-Anmeldung in Dropbox ist also ein Google-Konto Voraus­setzung.

Die Clients von Dropbox sind für alle Windows-Desktops und mobilen Versionen zu haben. Dazu kommen Clients für Apples Mac OS X und iOS. Aber auch für Linux, Blackberry und natürlich für Android sind entsprechende Dropbox-Clients vorhanden. Mit Hilfe seiner Millionen Nutzer hat Dropbox ohnehin bereits seit Jahren Zugang zu vielen weiteren Apps und Programmen. Somit lassen sich auch andere Programme im Zusammenspiel mit Dropbox nutzen, Daten tauschen, versenden und vieles mehr.

Passen ein Client und ein System nicht zusammen, steht Dropbox da­rüber hinaus über sämtliche aktuellen Browser zur Verfügung.