Beethovens Klavier-Ohrwurm „Für Elise“ zählt immer noch zu den beliebtesten Musikstücken in den Telefon-Warteschleifen von Unternehmen, dicht gefolgt von „Eine kleine Nachtmusik“ oder ähnlichen Klassikern. Stücke wie die eben genannten haben eigentlich nur einen Vorteil – sie sind relativ günstig und Gema-frei zu beziehen. Der Nachteil: Anstatt die Kunden zum Warten zu motivieren, nerven sie den Anrufer und so mancher ist nach kurzer Zeit versucht, den Hörer schnell wieder aufzulegen.

Und genau dies ist eine Chance für Systemhäuser, mit zusätzlichen Services wie professionellen Telefonansagen bei ihren Kunden zu punkten. Stefan Meyer beispielsweise nutzt diese Chance regelmässig. Er ist verantwortlich für den ITK-Vertrieb beim Systemhaus Osmo-Anlagenbau in Georgsmarienhütte – und bietet sowohl neuen Kunden als auch Bestandskunden sogenannte Audio-Visitenkarten an. Die Akzeptanz ist laut Meyer sehr gut: „Immer mehr Kunden legen Wert auf ihre Audio-Visitenkarte, denn der erste Eindruck zählt“, betont er.

Und er zählt die Vorteile dieses Zusatzservices für sein Unternehmen auf: Es sei zwar in erster Linie ein Add-on-Geschäft, gleichzeitig erhöhe es aber auch die Kundenbindung und schliesslich bringe es natürlich auch Zusatzeinnahmen.

Verkäufer wie Meyer produzieren dabei Musik und Texte für Warteschleifen, Anrufbeantworter oder Voice-Mailboxen nicht selbst, sie arbeiten in diesem Bereich mit professionellen Tonstudios zusammen. Die Kontakte kommen entweder über Distributoren oder Kooperationen zustande – Herweck etwa kooperiert hier mit Beyertone oder Corporate Music, die ComTeam-Systemhaus-Gruppe wiederum mit Music Message, um nur zwei Beispiele zu nennen.

Das Prozedere ist für Systemhäuser recht einfach: Sie schliessen den Vertrag über die professionelle Telefonansage mit dem Kunden und leiten diesen dem Tonstudio weiter. Dieses übernimmt dann die Beratung, beispielsweise bei der Wahl des Textes, des Sprechers und auch der Musik, und produziert die gewünschten Text- und Musikansagen. Anschliessend werden diese dem Partner im für die Telefonanlage passenden Format übermittelt, damit dieser sie in die Anlage implementieren kann. Systemhäuser erhalten dafür eine Provision, die zwischen 15 und 30 Prozent des Auftragswerts liegt – je nach Anbieter und Vertrag.

Karsten Usinger, Geschäftsführer bei Corporate Music, nennt hierzu ein Beispiel. Bei ihm kostet ein Basispaket mit drei Ansagen für Begrüssung/Besetzt, Music on Hold sowie Anrufbeantworter zwischen 400 und 500 Euro. Ähnlich sind die Konditionen beim Wettbewerber Music Message, hier gibt es etwa eine Ansage vor Melden für 119 Euro, die Telefonwarteschleife für 199 Euro oder eine Ansage für die Handy-Mailbox für 59 Euro.

Zwar gilt auch hier: Im Internet sind deutlich günstigere Angebote zu bekommen, teilweise stehen im Web sogar Gratisansagen zum Download für Unternehmen bereit – doch Anbieter wie Music Message oder Corporate Music fürchten diesen Wettbewerb nicht. „Bei diesen Anbietern gibt es in der Regel keine Beratung“, erklärt Claudia Grebe, Vorstand bei der Music Message AG. Professionelle Dienstleister hingegen geben Tipps für die Auswahl der Musik sowie die Formulierung der Textbausteine, die in der Ansage enthalten sein sollen.

„Hier gibt es eine ganze Reihe von Fallstricken, im schlimmsten Fall ist eine Formulierung, die eigentlich ein frisches Image erzeugen soll, am Ende nur peinlich und deshalb sogar destruktiv für das Unternehmen“, betont sie im Gespräch mit Telecom Handel.

Und Karsten Usinger von Corporate Music fügt noch hinzu: „Häufig haben Kunden auch Probleme, diese ‚Billigansagen‘ zu installieren, denn nicht jedes System unterstützt alle Dateiformate.“ In vielen Fällen würden diese Kunden sich dann letztendlich doch an Dienstleister wenden, die zwar teurer seien, aber dafür mehr Service bieten.

Darüber hinaus gibt es natürlich auch noch die Möglichkeit, ein einheitliches Klangkonzept für Unternehmen zu entwickeln – ein individuelles Audio-Branding. „Allerdings sind in der Regel nur grosse Konzerne bereit, diese Services zu bezahlen, mittelständischen Unternehmen sind diese Dienste, bei denen Kosten im vierstelligen Bereich anfallen, meist zu teuer“, erklärt Usinger. Und dieses Geschäft wickeln die Tonstudios in der Regel nicht über Partner ab, sondern schliessen den Auftrag direkt mit den Kunden. Hauptzielgruppe für den Partnervertrieb von Tonstudios sind deshalb mittelständische Unternehmen ab 50 Mitarbeitern, die klassische Zielgruppe der meisten Systemhäuser.