Der Mittelstand hat ein sehr hohes Druckvolumen

Heino Deubner hat mit Printer4you die erste Website gegründet, die Drucker, Services, Verbrauchsmaterialien und Software-Lösungen in Form von Managed-Service-Provider-Verträgen online anbietet. Im Gespräch mit com! professional skizziert er, wie das den Prozess verändert, mit dem Unternehmen Drucker und Verbrauchsmaterialien kaufen.

com! professional: In welchen Unternehmen wird heute am meisten gedruckt?

Heino Deubner: Im Grosskundenbereich sind das Banken und Versicherungen, was in den Vorschriften und Regularien für diese Branchen begründet liegt. Man sollte aber den Bedarf der kleinen und mittleren Unternehmen in Deutschland nicht unterschätzen. In KMUs wie etwa dem Handwerk wird relativ viel gedruckt und kopiert. Durch die hohe Zahl an Betrieben hat der Mittelstand insgesamt ein sehr hohes Druckvolumen.

com! professional: Können die KMUs ihre Druckkosten beziffern?

Deubner: Meistens nicht. Im klassischen Mittelstand werden anfallende Kosten sehr grob gebucht. Daher sind exakte Kostenauswertungen kaum möglich. An dieser Stelle setzt Printer4you an mit seinem kostenlosen Online-Management. Jeder Mittelständler kann sich von unserer Website eine Client-Software he­runterladen und im Firmennetzwerk installieren. Von da an werden die Kosten der vorhandenen Drucker transparent gemacht.

com! professional: Welchen Vorteil haben KMUs von Managed Print Services (MPS)?

Printer4you: Mit der kostenlosen Software Drucker Supplies Management hat man für alle Netzwerkdrucker die benötigten Verbrauchsmaterialien im Blick.

Deubner: Managed Print Services sorgen dafür, dass automatisch zum passenden Zeitpunkt an den richtigen Ort das benötigte Verbrauchsmaterial (etwa Tinte, Toner, Trommel) geliefert wird. So ist ein Stillstand durch fehlende Verbrauchsmaterialien fast unmöglich. Zudem gibt es kein totes Kapital in Form gelagerter Materialien mehr. In MPS-Verträgen sind die Preise für Verbrauchsmaterialien meist stark rabattiert, sodass der Kunde bereits an dieser Stelle Kosten einspart. Mit MPS hat der Kunde zudem das zu ihm passende Druckermodell im Einsatz, was ebenso Kosten spart.

com! professional: Wissen KMUs schon, was hinter MPS steckt?

Deubner: Nur zum Teil. Meist hängt es davon ab, ob der aktuelle Service-Dienstleister, Händler oder die interne IT-Abteilung in das Thema involviert ist. Ist das nicht der Fall, werden einfach nur Verbrauchsmaterialien für Geräte besorgt. Oft passen die eingesetzten Drucker gar nicht zum Unternehmen. Hier liegt die Stärke von Printer4you. Auch wenn die Beteiligten sich nicht tiefer mit dem Thema MPS befasst haben, zeigt ihnen etwa unser digitaler Druckerberater, welches Gerät zu ihnen passt. Die Transparenz der dargestellten Kosten und der erklärte Ablauf der Versorgung mit Verbrauchsmaterialien machen MPS für jeden sofort verständlich.

com! professional: Wie gut nehmen die Mitarbeiter MPS an?

Deubner: Oft kennen sie den Hintergrund von MPS nicht und lehnen es daher ab, dass alles verändert wird. Man ist der Meinung, dass doch alles funktioniert hat, der Laserdrucker eigentlich in Ordnung war und das mit dem Toner doch auch recht einfach geklappt hat. Dass in Wirklichkeit jeder Ausdruck viel zu teuer war und man keine aktuelle Technologie einsetzt, ist den meisten nicht klar. Daher ist es wichtig, nach der MPS-Einführung den Mitarbeitern die Vorzüge zu erklären und bei neuen, grösseren Geräten auch die wichtigsten Handgriffe in einer kurzen Schulung zu erläutern. Das spart nicht nur Druckkosten, sondern erhöht auch die Effizienz.

com! professional: Worauf sollte ein KMU bei der Wahl eines MPS-Anbieters achten?

Deubner: Günstigerweise sollte der MPS-Anbieter nicht nur einen Hersteller im Portfolio haben und auch schon Erfahrung mit Managed Print Services für den Mittelstand haben. Der Anbieter muss ausserdem in der Lage sein, die natürliche Transparenz von MPS dem Kunden auch zu vermitteln. Und auch der persönliche Kontakt gehört zu einem seriösen Angebot dazu; das schätzen Mittelstandskunden sehr.