Am Anfang steht das Audit

Viele MPS-Anbieter offerieren Kunden zu Beginn ein Audit. Der Service-Anbieter kommt dafür meist sogar ins Unternehmen und erfasst dort alle Drucker und Multifunk­tionssysteme. Zusätzlich wird versucht, auch gleich das monatliche Druckvolumen zu ermitteln. Auf Basis der erhobenen Daten lässt sich der Druckbedarf realistisch errechnen.

Danach bleibt dem Kunden des MPS-Anbieters noch, die Laufzeit des Vertrags zu bestimmen. Bei Service-Verträgen über mehrere Jahre profitieren die Unternehmen teils von Preisen für Materialien, die für einen langen Zeitraum festgeschrieben sind.

Managed Print Services werden wie erwähnt nicht nur von den Herstellern direkt angeboten. Oft mischen in Zusammenarbeit mit ihnen Händler oder Systemhäuser mit. Der Nachteil dabei ist meist die Fokussierung auf einzelne Hersteller. Mehrere gleichzeitig hat ein Händler oder Systemhaus nur selten im Angebot.

Es gibt ein paar rare Ausnahmen mit vielen Herstellern im Programm. In dieser Hinsicht punktet beispielsweise der Service-Anbieter Printer4you. Auf diesem deutschsprachigen MPS-Portal suchen vorwiegend KMUs mit Hilfe eines digitalen Druckerberaters das oder die passenden Geräte aus und geben den ungefähr geplanten Verbrauch an Materialien in Form gedruckter Seiten an. Die Laufzeit des MPS-Vertrags – zwischen ein und fünf Jahren – kann anschliessend festgelegt werden.

Sagt dem Kunden das Angebot zu, kann er seinen Vertrag direkt über die Webseite abschliessen. Er kauft damit die angebotenen Geräte und bekommt die Verbrauchsmaterialien mit einer Preisgarantie, selbst wenn die Marktpreise steigen.

Printer4you stellt allen Kunden und denen, die es werden möchten eine kostenlose Netzwerk-Software zur Verfügung. Sie identifiziert die über den MPS-Vertrag gekauften Geräte sowie optional die Drucker anderer Hersteller und bietet für alle das automatisierte Bestellen von Verbrauchsmaterialien an. Da die Software die Gerätekennungen zu Hilfe nimmt, wird immer die richtige Tonerkartusche bestellt. Möchte ein Kunde der automatischen Bestellung nicht blindlings vertrauen, kann er eine Bestellfreigabe per E-Mail oder SMS einrichten. Dann werden die Verbrauchsmaterialien erst nach Zustimmung geordert.

Die Abrechnung des MPS-Vertrags erfolgt bei Printer4­-­you nicht nach gedruckten Seiten, sondern mittels Lieferscheinen für Verbrauchsmaterialien. Das erleichtert der Buchhaltung und der IT die Berechnung der Kosten. Auffallend gut ist die durch das Portal gebotene Transparenz. Printer4you hat die zehn wichtigsten Hersteller zur Auswahl, deshalb muss es keinen in einem besonderen Licht erscheinen lassen.

Aktuell ist bei Printer4you nur der Kauf der Geräte samt MPS-Vertrag möglich. Eventuell mögliche Leasing-Lösungen bietet das Portal nicht an. Printer4you-Gründer Heino Deubner erklärt dazu, dass das Portal erst vor Kurzem gestartet sei und man die Zahl und die Form der MPS-Angebote mit Sicherheit weiter ausbauen werde.