Digitale Datenräume

Falls einem kleineren Unternehmen Remote-Zugriffe oder VPN zu heikel oder technisch zu aufwendig sind, kann es auf digitale Datenräume ausweichen. Grosse und mittelgrosse Anbieter sind hier etwa Brainloop, IDeals, ID Guard oder Netfiles. Im Prinzip sind diese Angebote Cloud-Speicher, auf denen sich Arbeitsdaten sicher bearbeiten lassen. Was klassische Cloud-Speicher in der Regel nicht bieten: In den Datenräumen lässt sich auch eine Zugriffsstruktur für die vorhandenen Daten und die Mitarbeiter durchsetzen, so wie das üblicherweise auf einem Firmen-Server geregelt ist.

Alle Anbieter haben Konzepte für einen sicheren Zugang. So gibt es etwa Sicherheitsrichtlinien für die Kennwort­stärke und die Dauer von Benutzersitzungen. Auch lässt sich der Zugriff auf festgelegte IP-Adressen beschränken. Zudem setzen so gut wie alle Anbieter eine Zweifaktor-Authentifizierung voraus. Dabei können Kunden aus diversen Optionen wählen. Fast immer gibt es als zweiten Faktor einen Mail- oder SMS-Code an zuvor registrierte mobile Geräte.

In den Datenräumen wird jede Bearbeitung einer Datei sehr akribisch protokolliert. Denn eigentlich sind die Räume für Verhandlungspartner gedacht, die eine sichere Datenplattform benötigen. Zusätzlich finden sich bei den meisten Anbietern neben einer Versionierung von Dateien auch Komplett-Backups. Das schützt vor Verlust bei einzelnen Vorgängen und aller anderen Daten.

Vorteil: Eine hohe Sicherheit für die Daten vor dem Zugriff von aussen trotz externer Nutzung. Da die Datenräume auch für Due Diligence oder M&A zertifiziert sind, ist der verstärkte Zugangsschutz vorgegeben und lässt keine schwachen Passwörter zu. Weiterhin sind Datenräume schnell einzurichten, leicht zu verwalten und auch immer erreichbar.

Nachteil: Die Daten lassen sich zwar per E-Mail oder Up- und Download aus dem Datenraum versenden und empfangen. Unterlagen können aber auch auf dem privaten PC eines Mitarbeiters landen.