Effektives Projektmanagement im Homeoffice

Viele Büros sind derzeit bis auf wenige Ausnahmen verwaist. Weltweit müssen sich Unternehmen auf eine neue Art der Zusammenarbeit einstellen. Während es für viele bereits recht üblich ist, für einen Teil der Arbeitszeit regelmässig ausserhalb des Büros zu arbeiten, ist das Ausmass dessen, wozu die Unternehmen deutschland- und branchenweit aufgefordert sind, beispiellos. Projektleiter, die ihre Aufgaben weiterhin pünktlich und im Rahmen des Budgets erfüllen müssen, stehen vor besonderen Herausforderungen. Denn sie müssen auch in dieser schwer überschaubaren Zeit ihr Team engagiert und produktiv halten. Damit dies gelingen kann, ist der effektive Einsatz digitaler Arbeitsplatztechnologie wettbewerbsentscheidend. Zwar kann Technologie das echte Teaming-Gefühl nicht vollständig auffangen, aber richtig eingesetzt ermöglicht sie dem Team, effektiv auf seine Ziele hinzuarbeiten, ohne sich dabei aus den Augen zu verlieren:

Arbeitet das gesamte Team im Homeoffice, ist es wichtig, häufige, wenn auch nur kurze, persönliche Meetings einzuberufen. Videokonferenz-Tools ermöglichen es jedem, an einem täglichen Update teilzunehmen. Dies sollte gleich morgens erfolgen, wenn sich alle in der gleichen Zeitzone befinden, oder wenn nicht, zu einer für das Team günstigen Zeit. Damit die Meetings möglichst effizient bleiben, sollte vorher die Erwartung an die virtuellen Treffen festgelegt werden - so geht der Fokus nicht verloren.

Die täglichen Standups unterstützen das Team, Aufgaben entsprechend so zu priorisieren, damit auch andere Teammitglieder davon profitieren, und sich die gesamte Gruppe auf die Ergebnisse konzentrieren kann, die sie zu erreichen versucht.

Die Vereinbarung, dass jeder seine Kamera zum Meeting einschaltet, hilft, den Ton anzugeben. Nachweislich bleiben Menschen dadurch wesentlich mehr bei der Sache, wenn sie sich gegenseitig in die Augen schauen können und ein Lächeln und Blicke austauschen. Ist die Kamera nämlich ausgeschaltet und sogar das Mikrofon stumm, steigt die Gefahr, sich durch das Drumherum oder Surfen im Internet ablenken zu lassen. Wohingegen eine eingeschaltete Kamera dazu motiviert, sich gut anzuziehen und sicherzustellen, in einem ruhigen Teil der eigenen vier Wände zu arbeiten und eben nicht an der Frühstücksbar, wo das Familienleben tobt.

Mit welchen Tools arbeitet das Team normalerweise zusammen? Bei genauem Hinschauen kommen hier oftmals einige Anwendungen wie Skype, Slack oder auch Teams zum Vorschein. Gibt es Projektwerkzeuge, Messaging-Anwendungen und Chatgruppen, die von verschiedenen Personen für unterschiedliche Aspekte der Arbeit verwendet werden? Entstehen dadurch eventuelle Kommunikationslücken? Gibt es Gründe, zu einem stärker vernetzten Ansatz überzugehen? Eine offene Diskussion innerhalb des Team, welche Tools warum und wofür verwendet werden, schafft eine gute Grundlage, um zu entscheiden, an welchen Aufgaben das Team aus der Ferne zusammenarbeiten will und auf welche Informationen die Mitarbeiter Zugriff haben müssen. Wird dafür sogar eine neue Software benötigt, sollte das Team in den Auswahlprozess einbezogen werden. Bei der Entscheidung für oder gegen eine Anwendung sollte dabei stets das Ergebnis im Vordergrund stehen und nicht die Art und Weise, wie die Dinge in der Vergangenheit erledigt wurden. Vielleicht schafft die neue Technologie noch unausgeschöpfte Möglichkeiten, um die Ziele auf effektivere Weise zu erreichen.

Remote Work bedeutet vor allem für Projektleiter die Herausforderung, jederzeit Zugriff auf die genauen Echtzeitinformationen zu haben. Nur so können sie ihre Projekte auch zu einem erfolgreichen Abschluss führen bzw. rechtzeitig auf Veränderungen reagieren. Neben der Kenntnis des Umfangs, der Ergebnisse und der Meilensteine ist es hilfreich, Zugang zu den kommerziellen Informationen zu haben, zum Beispiel zu welcher Marge sie verkauft wurde. Das gesamte Team muss auch in der Lage sein, Informationen zu sehen, wie zum Beispiel wie viele Stunden für dieses Projekt aufgewendet wurden und wie viel übrig geblieben ist. Ist frühzeitig ersichtlich, dass die Realität vom Plan abweicht, sind die Mitarbeiter in der Lage, rechtzeitig auf dieses Problem aufmerksam zu machen.

Wenn Mitarbeiter über die Geschehnisse stets auf dem Laufenden sind, können sie unabhängig von ihrer Rolle gute Entscheidungen über das weitere Vorgehen treffen. Dies trägt entscheidend dazu bei, dass keine Entscheidungsengpässe entstehen und es möglicherweise zum Stillstand im Projekt kommt. Wenn der Projektleiter sowie das Team ortsunabhängig voneinander arbeiten, ist dies eine echte Chance, einige der Möglichkeiten zu erkunden, die innovative Technologien und der digitale Arbeitsplatz bieten.

On remote zu arbeiten kann ebenfalls dazu führen, dass der Teamgeist und das Gefühl der Verbundenheit leidet durch die räumliche Trennung. Mitarbeiter fühlen sich schnell vom Team und dem Unternehmen entkoppelt und tendieren dazu nur noch Berufliches zu kommunizieren. Persönliche Bindungen entstehen meist durch Austausch unter den einzelnen Teammitgliedern beim Kaffee zubereiten, vor Meetings oder auch beim Lunch. Deshalb kann man sich innerhalb des Unternehmen auf Working Agreements im Home Office einigen. Bewusste Ice Breaker am Anfang von Video Calls schaffen eine stärkere Verbindung untereinander. Darüber hinaus stärken auch regelmässige Einzelgespräche über Video Calls das Gefühl und sollten auch für soziale Events genutzt werden. Das bedeutet man tauscht sich bei einem Kaffee, Tee oder Snack online zu Themen ausserhalb der Arbeit aus. Zusätzlich können sich Kollegen am Abend virtuell treffen beim Kochen, Filme schauen.