Allianzen als Lösung für KMU?

Bei Ricoh Schweiz sei man ebenfalls stark im Grosskundengeschäft engagiert, erklärt Rolf Kaelin, Director Marketing & Communications. Für die Beantwortung von Ausschreibungen der öffentlichen Hand wie auch von Privaten unterhält die Firma einen eigenen «Tender Desk». «Die Bedeutung ist also hoch» und der Bereich «sehr wichtig», betont Kaelin – ebenfalls ohne konkrete Zahlen zu nennen. Man sei sich bezüglich der Kosten des Ausschreibungsprozesses bewusst, «dass wir das Wissen, die Menschen und die Infrastruktur haben müssen, wenn wir bei öffentlichen Ausschreibungen konkurrenz­fähig mitmachen wollen».

Für ihn ist denn auch klar, dass es für ein KMU schwierig werde, wenn es um mehr als nur Hardware und Copy-Services gehe. Hier könnten allenfalls strategische Allianzen fehlende Leistungen ergänzen, aber diese «virtuos auf Prozessebene mit den Bedürfnissen der anspruchsvollen Kundschaft abzustimmen, ist in der Regel eine Herkulesaufgabe», fügt er an. Ausserdem sei unbestritten, «dass die öffentlichen Ausschreibungen sehr aufwendig, ressourcen- und zeitintensiv sind».

Es verwundert also nicht, wenn sich kleinere Betriebe zurückhaltender äussern. Auch für sie sind Beschaffungen zwar bedeutsam, kommen aber über 30 Prozent des Gesamtgeschäfts kaum hinaus. Daneben gibt es auch namhafte Firmen, bei denen Ausschreibungen derzeit keine nennenswerte Rolle spielen. So sagt der Opacc-CEO Beat Bussmann: «Die Verfahren sind uns zu kompliziert und zielen meist mehr auf formale als auf inhaltliche Aspekte.» Zu viele öffentliche Ausschreibungen werden «intensiver von der juristischen als von der fachlichen Abteilung be­arbeitet», was nicht das Metier von KMU sei, schiebt er nach.

Anders sehen es Nischenplayer wie Xtendx. CEO Charles Fraefel sagt zur Bedeutung von Ausschreibungen, dass bei seinen Kundenkategorien «Requests for Proposal» die Grundlage seien, um überhaupt Angebote machen zu können. Für Xtendx beziffert er den Anteil an öffentlichen Aufträgen auf etwa 10 Prozent – aber mit steigender Tendenz. War bisher dieser Anteil konstant, «hat er im Zuge der Covid-19-Pandemie zugenommen», erklärt Fraefel. KMU wie Xtendx als Spezialist im Online-Video-Bereich können mit Swissness, dem persönlichen Kontakt sowie Schweizer Datenhaltung gerade auch bei öffentlichen Aufträgen punkten, fügt er an. Zwar sei der Beschaffungsprozess oft mühsam und zeitaufwendig und teils würden Anbieter «tatsächlich durch ihre Grösse, bestehende Projekte oder gar einen Vendor Lock-in bevorzugt», doch sei das im öffentlichen wie auch im privaten Sektor der Fall. Es könne auch durchaus vorkommen, dass «gewisse Anbieter bereits positioniert sind», gleichwohl aber eine Ausschreibung vorgeschrieben ist. Das verlängere zwar den Beschaffungsprozess, stelle aber sicher, dass die Auswahl breit abgestützt ist, lauten die Erfahrungen von Fraefel.