Im Gespräch mit Wieland Volkert von UKG

Wieland Volkert, Country Manager DACH und Niederlande bei UKG, Anbieter von HR- und Workforce-Management-Lösungen, erklärt im Interview, was das papierlose Büro bewirkt und wie sich Unternehmen dem annähern.

Wieland Volkert: Es gibt unterschiedliche Lösungen zur digitalen Aufbewahrung und Nutzung von Dokumenten, die sich an die Anforderungen verschiedener Abteilungen wenden. Eine One-fits-all-Lösung findet sich oft nur sehr schwer. Eine alternative Strategie dazu ist die Verwendung einzelner Angebote, die speziell für bestimmte Bereiche konzipiert wurden, aber durch eine breite Palette an Schnittstellen und hohe Inter­operabilität unter­einander und mit einem bestehenden System nahtlos zusammenarbeiten. Die Integration ist so ohne System­brüche machbar. Dadurch kann etwa eine im Payroll-System erstellte Gehaltsabrechnung nahtlos und automatisch an die Mitarbeiter, die Personalakte und alle relevanten Abteilungen verteilt werden.

Volkert: Menschen verändern oft nur ungern gewohnte Prozesse. Daher kann es helfen, nach einer gegebenen Transferperiode hin zu papierlosen Prozessen die Infrastrukturen für die alten papierbasierten Prozessen zu einem bestimmten Zeitpunkt, den die Mitarbeiter kennen, endgültig abzuschaffen. Das vermeidet, dass aus Gewohnheit weiterhin veraltete Verfahren genutzt werden. Im Personalbereich kann das zum Beispiel heissen, dass Dokumente, etwa der Führerschein zur Verlängerung der Dienstwagennutzung oder der Antrag für die Bürobrille, nur noch als digitales Dokument zulässig sind. Wenn allerdings ein Schlupfloch mit Papierformularen bestehen bleibt, ist die Gefahr gross, dass analoge Verfahren - wenn auch aufwendiger - weiterhin genutzt werden.

Volkert: Angesichts des enormen Bestands an Papierdokumenten in Unternehmen lohnt es sich oft, einen Dienstleister zu engagieren. So gibt es spezialisierte Anbieter, die sich um das Scannen und Einpflegen der Informationen in ein digitales System kümmern. Hier muss man abwägen, wie die Kosten dem sonst nötigen internen Aufwand an Zeit gegenüberstehen. Wichtig ist, vorab gesetzliche Vorschriften etwa zur Aufbewahrung bestimmter Dokumente im Papierformat zu prüfen, bevor man die Digitalisierung der Dokumente in Auftrag gibt. Liegen die benötigten Dokumente dann digital vor, können die papierbasierten Kopien vernichtet werden, entweder inhouse oder wiederum durch einen spezialisierten Anbieter.

Volkert: Die moderne Technik bietet heute zuverlässige Mittel, um unerwünschte Besucher von den eigenen Daten und Dokumenten fernzuhalten und nur den berechtigten Personen den Zugang zu erlauben - etwa über ISO-zertifizierte Sicherheitsvorkehrungen wie Single Sign-on und Zwei-Faktor-Authentifizierung. Auch wer seine Dokumente über eine Cloud-Lösung verwaltet, muss in der Regel, wenn er einen zertifizierten Anbieter wählt, keine Angst um seine Informationen haben. Seriöse Anbieter sind davon abhängig, dass ihre Kunden sich auf die Verfügbarkeit und Sicherheit der bereitgestellten Infrastrukturen verlassen können. Daher stecken sie eine Menge Zeit, Aufwand und Geld in Personal und Technik, um das wertvolle Gut zu schützen. Dagegen bilden im schlimmsten Fall nur ein Tür- und ein Aktenschrankschloss den Schutzwall zwischen Papierdokumenten im Büro und einem motivierten Kriminellen.

Volkert: Manche, vor allem ältere Mitarbeiter haben unter Umständen Schwierigkeiten, sich vom Papier zu lösen und sind skeptisch gegenüber rein elektronischen Lösungen. Hier gilt es, Überzeugungsarbeit zu leisten, aber auch Kompromisse einzugehen - wenn ein Mitarbeiter ein Dokument zum Lesen lieber ausdrucken möchte, sollte das weiterhin möglich sein. Zudem erfordert die Digitalisierung von Dokumenten sicherlich eine anfängliche Investition - die sich allerdings auch schnell auszahlt.

Volkert: Das hängt ganz von den individuellen Gegebenheiten im Unternehmen ab. Wenn - aus welchen Gründen auch immer - eine umfassende Digitalisierung für den Moment nicht möglich ist, kann man auch klein anfangen, etwa indem man eine neue Sammel-E-Mailadresse einrichtet, an die alle Anfragen an die HR geschickt werden sollen, anstatt sie in Papierform in die Ablage des Personalers zu legen. Jeder kleine Schritt ist eine Vorwärtsbewegung auf dem Weg zum papierlosen Büro und jede Reduktion von Papier hilft.