Datenschutz und Sicherheit

Man könnte der Meinung sein, Datenschutz und Sicherheit seien bei digitalen Dokumenten schwieriger zu gewährleisten als bei Papier. Das Gegenteil ist der Fall, ist Jörg Prinzhorn überzeugt. «Papierdokumente können im Nachhinein relativ einfach manipuliert oder geändert werden. Es gab vor ein paar Jahren einen Fall, bei dem Vertriebsmitarbeiter bei von Kunden unterschriebenen Dokumenten nachträglich Häkchen für Zusatzleistungen gesetzt hatten. Das ist bei digitalen Dokumenten nicht möglich. Die Technologie von Wacom zum Beispiel enthält eine Verschlüsselung im Dokument, um dieses gegen nachträgliche Manipulation zu schützen. Jede Änderung, die nach der Unterschriftenabgabe vorgenommen wird, ist dadurch klar dokumentiert und nachvollziehbar. Auch die Unterschriftenfälschung selbst ist analog oft einfacher als digital. Unsere Technologie erfasst beispielsweise den Druck, mit dem der Stift aufgesetzt wird, wie schnell er in welche Richtung bewegt wird, sogar die Strichfolge. Das alles glaubhaft nachzuahmen, ist nahezu unmöglich.»

Allein Microsoft investiert jährlich über 1 Milliarde Euro in Sicherheit, Tendenz steigend, berichtet Roderik Bojanowski. «Digitale Dokumente können unter Sicherheitsaspekten klassifiziert werden, sodass sie Regeln unterliegen. Selbst wenn jemand an ein Dokument gelangt, was nicht für ihn oder sie bestimmt ist, kann diese Person nicht darauf zugreifen. Vertrauliche Daten liegen zudem verschlüsselt in den Rechenzentren. Auch Aufbewahrungsfristen und Löschvorschriften im Sinne der DSGVO lassen sich digital mit deutlich weniger Aufwand verwalten, dokumentieren und korrekt handhaben.»

Das papierlose Büro bleibt eine Zukunftsvision. Realistischer ist das papierarme Büro. Das sieht auch Jörg Prinzhorn so: «Schon seit ungefähr 20 Jahren prophezeien manche das komplett papierlose Büro, doch davon sind wir weit entfernt.» Ob sich die Umstellung auf ein papierloses System lohne, hänge am Ende stark vom Dokumententyp ab. «Wird ein Formular alle drei Monate von Einzelpersonen verwendet, lohnt sich der Aufwand kaum. Arbeiten dagegen regelmässig viele Mitarbeiter damit - vielleicht sogar gemeinsam -, erscheint ein digitalisiertes System sehr attraktiv.» Letztendlich gehe es nicht darum, möglichst viele Dokumente zu digitalisieren, sondern an sinnvollen Stellen durchgängige digitale Workflows zu schaffen. «Mit dem nötigen Aufwand ist ein komplett papierloses Büro zwar absolut möglich, aber nicht unbedingt sinnvoll. Solange das so ist, wird ein hybrider Ansatz der Standard bleiben.»“

Roderik Bojanowski ruft dazu auf, dass Unternehmen das papierlose Büro auf lange Sicht forcieren sollten. «Das papierarme oder das papierlose Büro ist eine Voraussetzung für die umfassende Digitalisierung und Automatisierung im Unternehmen. Wenn die Unternehmen es schaffen, mehr Zeit ihrer Mitarbeiter für wertschöpfende Aufgaben freizusetzen, dann werden diese Unternehmen einen zählbaren Marktvorteil gegenüber ihrer Konkurrenz haben.»

«Der überzeugendste Vorteil des papierlosen Arbeitens ist sicherlich die Produktivität, denn elektronische Dokumente stehen sofort und im gleichen Augenblick zur Verfügung», fasst Klaus Schulz von Konica Minolta zusammen. «Weitere Punkte sind Kosteneinsparungen durch die Reduktion des Papierverbrauchs und die Schonung der Umwelt. Aber auch in Zukunft wird der intelligent vernetzte Arbeitsplatz nicht gänzlich papierlos sein. Vielmehr werden papierbasierte und digitale Prozesse nahtlos in einen einheitlichen Prozess integriert.»

Die Umstellung von analogen auf digitale Prozesse passiert nicht über Nacht - digitale Arbeitsweisen müssen Teil der Unternehmenskultur werden. Dies braucht Zeit und der Weg dorthin ist für jedes Unternehmen anders. Es lohnt sich jedoch, diesen Weg zu gehen. Investitionen in ein Dokumentenmanagement sind ein guter Anfang. Die Covid-19-Pandemie hat dafür gesorgt, dass die Reise in eine nachhaltige und papierlose Zukunft deutlich an Fahrt aufgenommen hat. Dieses Momentum gilt es zu auszunutzen.

Treffend formuliert hat es Philipp Konietzny, Product Manager Software bei Ricoh Schweiz: «Menschliche, nicht technische Hürden sind der Grund, warum wir immer noch mit Papier arbeiten.»