Der mühsame Weg zum papierlosen Büro
Aller Anfang ist schwer
Beginnen sollte man prinzipiell dort, wo die Hürden für einen papierlosen Ablauf niedrig sind - etwa beim Urlaubsantrag oder der Spesenabrechnung. In vielen Unternehmen gibt es dafür bereits komplett digitale Lösungen. «Darauf kann man aufbauen und sich nach und nach zu komplexeren Dokumentenformen und Abläufen vorarbeiten», empfiehlt Jörg Prinzhorn von Wacom. In der aktuellen Situation könne die Antwort allerdings auch lauten: dort, wo es am dringendsten nötig ist. «Die Folgen der Corona-Pandemie zwingen viele Unternehmen dazu, Workflows zu ändern oder zu digitalisieren. Da kann es auch mal notwendig sein, den ein oder anderen Schritt zu überspringen, um beispielsweise die Kundenkommunikation aus dem Homeoffice zu gewährleisten.»
«Der HR-Bereich ist sicher ein Bereich, der von Digitalisierung und elektronischer Archivierung sehr profitiert, da es gerade hier viel reine Administrationstätigkeiten gibt», glaubt Klaus Schulz. «Mit modernen Systemen für die digitale Personalakte steigt die Sicherheit - physisch wie rechtlich. So können elektronisch gesicherte Personaldaten weder Bränden noch Hochwasser zum Opfer fallen und sie sind zu 100 Prozent datenschutzkonform. Aber auch im verwaltungsintensiven Rechnungswesen profitieren Kunden von digitalen Lösungen für die elektronische Erfassung der Eingangsrechnungen und deren revisionssicherer Archivierung.»
“Unternehmen müssen ihre Mitarbeiter davon überzeugen, dass es möglich und vor allem sinnvoll ist, papierlos zu arbeiten.„
Jörg Prinzhorn, Director Sales EMEA bei Wacom for Business
Bleibt die Frage, was die Firmen mit den bereits vorhandenen Papierbergen anfangen sollen. Ein Archiv ist ein toter Raum, der viel Geld kostet. Diese Räume könnten für etwas Sinnvolleres genutzt werden oder das Unternehmen kann sich die Mietkosten komplett sparen. BTC-Manager Bojanowski empfiehlt: «Misten Sie anständig aus und lassen Sie dann die wichtigen Unterlagen ebenfalls digitalisieren. Dafür gibt es spezialisierte Unternehmen. Im Idealfall sollte dieses Vorhaben jedoch ans Ende der Digitalisierung des Unternehmens gestellt werden. Der erste Schritt der Digitalisierung sollte es Mitarbeitern ermöglichen, effizienter und produktiver zu arbeiten, dann werden sie die Papierakten gar nicht mehr vermissen.»
Praxis
Das papierlose Büro - ein Szenario
Roderik Bojanowski von BTC hat ein anschauliches Szenario zu den Vorzügen eines papierlosen Büros verfasst. Es geht dabei um den typischen Prozess einer Urlaubsgenehmigung.
Eine Kollegin organisiert sich das passende Formular aus der Personalabteilung oder sucht es aus dem Intranet, druckt es aus und füllt das Formular aus. Dann stimmt sie sich in Einzelgesprächen über den Urlaubsplan mit den Kollegen und Kolleginnen ab. Plant sonst niemand Urlaub, scannt oder kopiert sie das Papier für die eigenen Unterlagen und gibt das Original an den Vorgesetzten weiter. Sollte dieser gerade bei einem Kunden und daher außer Haus sein, liegt der Antrag erst einmal einige Tage in der Ablage des Vorgesetzten. Auf eine kurzfristig geplante Auszeit müsste die Kollegin in diesem Fall vermutlich verzichten.
Nach seiner Rückkehr fällt dem Vorgesetzten womöglich auf, dass das Formular nicht korrekt ausgefüllt ist, also gibt er es der Kollegin zurück. Diese druckt das Formular erneut aus, korrigiert die Angaben, kopiert es ein zweites Mal für die eigene Dokumentation und legt es erneut dem Vorgesetzten vor.
Jetzt wird der Urlaub auf dem Papier genehmigt. Der Vorgesetzte zieht sich ebenfalls eine Kopie, während die Kollegin die wohlverdiente Auszeit im Outlook-Kalender vermerkt, die anderen via E-Mail informiert und schließlich das Formular an die Personalabteilung weiterreicht, wo der Urlaub ebenfalls vermerkt wird und der Antrag nach dem Abstreichen von Urlaubskontingenten auf Karteikärtchen zum Archivieren in die Personalakte wandert. Der Ablauf kann beliebig erweitert oder verändert werden - und kommt uns doch allen erschreckend bekannt vor.
Nun zum Kontrast ein gut eingesteuerter digitaler Prozess: Die Kollegin klickt im System auf «Urlaub beantragen» und kann direkt einsehen, welche Kollegen und Kolleginnen bereits Urlaub eingetragen haben und ob eine Abstimmung überhaupt notwendig ist. Dazu ist klar dokumentiert, wie viele Urlaubstage noch zur Verfügung stehen. Fragen zu Überstundenregelungen und Feiertagen sind in den FAQs dokumentiert oder können über das System an die HR-Kollegen gestellt werden. Das digitale Formular ist so einfach gehalten, dass es in wenigen Augenblicken ausgefüllt ist. Es wird direkt an den Vorgesetzten gesendet. Dieser genehmigt den Urlaub mit nur einem Klick in der Pause beim Kunden über sein Smartphone. Anschließend wird der Urlaub automatisch im Kalender der Kollegin eingetragen, eine Abwesenheitsnotiz für diese Zeit voreingestellt, Termine werden abgesagt und auch in den Teamkalender wird der Urlaub automatisiert eingetragen. Der Antrag wird nun im System automatisch archiviert und sorgt für eine saubere Dokumentation in der Personalabteilung. Alles absolut papierlos. Ein papierloses Unternehmen arbeitet effizienter, flexibler, transparenter und trägt einen positiven Aspekt zum Umweltschutz und zur Mitarbeiterzufriedenheit bei.
