Digitaler Briefkasten

Die Digitalisierung macht auch vor der Briefpost nicht halt. In Deutschland bieten bereits einige Unternehmen den Service eines digitalen Briefkastens an. So funktioniert er: Man richtet eine Postweiterleitung an das Scan-Zentrum des Anbieters ein oder teilt die digitale Postbox-Adresse allen mit, von denen man Post digital erhalten möchte. Der Anbieter digitalisiert die Post in einem standardisierten, automatisierten und datenschutzkonformen Verfahren. Per E-Mail oder Push-Nachricht ruft man dann seine Post auf dem Smartphone oder PC ab. Bei Nutzung eines digitalen Briefkastens wird die Post in der Regel zudem automatisch archiviert.

Digitale Briefkästen bieten etwa E-Post, Caya, Dropscan und Clevver.io an. Bei Caya lassen sich Dokumente mit Tags klassifizieren, um eine smarte Volltextsuche zu erleichtern und das Auffinden bestimmter Inhalte zu ermöglichen. Die Kosten für diesen Service beginnen bei sechs bis 25 Euro monatlich. Bei einem hohen Postaufkommen können sie sich aber auch schnell auf mehrere Hundert Euro pro Monat belaufen.

Den Willen zur Digitalisierung und dem damit verbundenen Abschmelzen der Papierberge mag man den IT-Entscheidern gar nicht absprechen. Aber der Weg ist holprig und alles andere als geradlinig. Roderik Bojanowski von BTC ist der Ansicht, die Einführung des papierlosen Büros müsse top-down stattfinden. „Das Management muss die neue Art des Arbeitens vorleben und die Mitarbeiter sukzessive einbinden, schulen und Mehrwerte begreifbar machen.» Nur wenn die neuen Prozesse und Tools verstanden seien und durch konsequente Nutzung ihre volle Effizienz entwickeln könnten, änderten Mitarbeiter ihre gewohnten Arbeitsweisen. In der Regel sei das papierlose Büro kein alleinstehendes Projekt, sondern gliedere sich sinnvoll in eine komplexe Projektlandschaft und eine Digitalisierungsstrategie ein.

Der richtige Weg hängt dabei von den Dokumententypen und dem Workflow ab. «Gibt es ein Formular, das ausgefüllt werden muss? Dann ist eine entsprechende Software nötig. Gibt es eine Interaktion mit dem Kunden vor Ort; möchte er vielleicht genau sehen, was und wo er unterschreibt? Dann wäre es sinnvoll, ein Signatur-Display anzuschaffen», berichtet Wacom-Manager Jörg Prinzhorn. Der entscheidendere Prozess finde aber auf einer ganz anderen Ebene statt: «Unternehmen müssen ihre Mitarbeiter davon überzeugen, dass es möglich und vor allem sinnvoll ist, papierlos zu arbeiten.» Dazu sei es wichtig, dass die Technologie einfach und sofort einsetzbar ist. «Der Mensch ist nun mal ein Gewohnheitstier; sich neue Routinen anzugewöhnen, ist mühsam.» Es helfe enorm, auf vertraute Geräte oder Arbeitsabläufe zurückgreifen zu können. «Wenn Mitarbeiter dann noch das Gefühl haben, dass der Prozess ihnen einen Mehrwert bringt - Zeit spart, unkompliziert ist, den Gang zum Postfach ablöst -, dann ist die Basis für eine flächendeckende Implementierung geschaffen.»

Ralph Onasch von NTT findet Papier in der reinen Kommunikation überflüssig. Auch für interne Genehmigungsprozesse und Abläufe, die früher auf Papier abgestempelt und unterzeichnet wurden, gebe es heute digitale Lösungen. «Gerade in der aktuellen Situation mit vielen Mitarbeitern im Homeoffice sind solche Verfahrensweisen sogar notwendig, allerdings müssen Unternehmen ihre Verfahrensregeln anpassen und ihre Mitarbeiter im Umgang mit den digitalen Prozessen schulen.» Hier gehe es nicht nur um die richtige Anwendung, sondern auch darum, ein Bewusstsein für die Unterschiede zu den früheren, analogen Prozessen zu schaffen - zum Beispiel dafür, dass Mitarbeiter Entscheidungen nicht mehr so einfach revidieren können. «Statt einen Vorgang aus der Akte oder der Post zu nehmen und mit Tipp-Ex zu korrigieren, sind nun andere Schritte notwendig. Diese werden gut dokumentiert, sodass nachvollziehbar ist, wer welche Änderungen vorgenommen hat - auch das ist ein Vorteil der Digitalisierung von Papierprozessen.

Klaus Schulz, Manager Product Marketing & Market Development bei Konica Minolta Business Solutions Deutschland, sagt: «Ein modernes Multifunktionssystem bietet heute schon einiges und gehört mittlerweile zur IT- Grundausstattung. Man kann Dokumente sicher verarbeiten und in der Cloud speichern, Daten austauschen, drucken, kopieren oder scannen. Zum Beispiel ist ein digitaler Posteingang durch die Nutzung von Workflow-Lösungen und Enterprise-Content-Management-Systemen möglich. Eine Dokumentenmanagement-Software identifiziert den Inhalt, dann werden die relevanten Informationen ausgelesen und an die entsprechende Person weitergeleitet. So gehen Rechnungen direkt an die Buchhaltung und alle Informationen lassen sich anhand von Kundennummer, Auftragsnummer oder Postleitzahl steuern.»